IT unter­stützt Compliance

Compliance-Anforderungen und Compliance Management Systeme sind in aller Munde. Spätestens der Anwendungserlass zu § 153 AO durch das Bundesfinanzministerium hat die Diskussion über Bedeutung beziehungsweise Indizienwirkung regelkonformen Verhaltens auch im steuerlichen Bereich weiter angeregt. Die Bundessteuerberaterkammer begleitet mit ihren Hinweisen für ein steuerliches innerbetriebliches Kontrollsystem die Diskussion ebenso wie das Institut der Wirtschaftsprüfer mit dem Praxishinweis „Ausgestaltung und Prüfung eines Tax Compliance Management Systems“.

Compliance wird allgemein verstanden als Bereitschaft zur Achtung der geltenden Gesetze und zur Erfüllung der rechtlichen Pflichten. Das schließt auch die (dokumentierte bzw. nachgewiesene) Einhaltung der geltenden Ordnungsmäßigkeitsanforderungen ein. Tax-Compliance als Teilgebiet umfasst die Bereitschaft zur Achtung der geltenden Steuergesetze und zur Erfüllung der steuerrechtlichen Pflichten (Ordnungsmäßigkeitsanforderungen). Gesetze und rechtliche Pflichten, aus denen Compliance-Anforderungen für den Mandanten beziehungsweise dessen Steuerberater abgeleitet werden, sind vielfältig – Steuergesetze, Abgabenordnung, Handelsgesetzbuch, Geldwäschegesetz, Datenschutz-Grundverordnung …

Der Konten­zweck in der Fi­nanz­buch­führung

Basis für viele Dienstleistungen in der Steuerberatung ist die Finanzbuchführung. Losgelöst von den bekannten Ordnungsmäßigkeitsanforderungen wie Zeitnähe oder Verständlichkeit birgt die Finanzbuchführung aus fachlich-inhaltlicher Sicht Compliance-Risiken. So besteht im Rahmen einer elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) im Sozialversicherungsrecht die Möglichkeit, die Prüfungs-relevanten Daten aus der Entgeltabrechnung und der Finanzbuchführung elektronisch an den Prüfungsträger zu übermitteln. Dabei müssen für ausgewählte Konten alle Einzelbuchungssätze bereitgestellt werden – verbunden mit einer ausdrücklichen Festlegung durch den Arbeitgeber bzw. dessen Steuerberater, ob die Finanzbuchführung nach handels- oder nach steuerrechtlichen Vorgaben erstellt worden ist. (Die Festlegung, welchen rechtlichen Vorgaben eine Buchführung folgt, ist auch für eine steuerliche ­Betriebsprüfung relevant und beim sog. Z3-Zugriff Gegenstand des Exports steuerlicher Außenprüfung.) Um bei der internen Analyse des übermittelten Buchungsstoffs im Prüfdienst der Rentenversicherung keine Unplausibilitäten auszulösen, ist es hilfreich, wenn das verwendete Buchführungssystem schon auf Kontenebene fachlich-inhaltlich nach Handels- und Steuerrecht differenziert und bereits bei der Buchung eine konsistente Kontenauswahl sicherstellt.

Im DATEV-System übernimmt die Kontenzweckprüfung eine solche begleitende Compliance-Unterstützung. Hinter jedem Konto steht ein Kontozweck, der sachverhaltsbezogen mit relevanten fachlichen Eigenschaften versehen ist. So wird beispielsweise bei den Konten für latente Steuern sichergestellt, dass diese ausschließlich in einer handelsrechtlichen Vorgaben folgenden ­Finanzbuchführung verwendet werden – sie können damit weder in einer Einheits- noch in einer Steuerbilanz gebucht werden. Ein anderes Beispiel: Der zum Konto „Kapitalertragsteuer 25 %“ gehörende Kontenzweck ist systemintern unter Beachtung der berufsständischen Vorgaben mit der Eigenschaft „nur für Kapitalgesellschaften zulässig“ ausgezeichnet und kann ­daher weder bei einem Einzelunternehmen noch bei einer Personen­gesellschaft abschließend gebucht werden. Damit gibt es kein Problem mit der Plausibilitätsprüfung der Finanzverwaltung. Die verweigert die Annahme einer E-Bilanz bei Einzelunternehmen beziehungsweise Personengesellschaften, wenn in deren Gewinn-und-Verlust-Rechnung die Position Kapital­ertragsteuer werthaltig ist.

Schnittstellen im Fokus der Betriebsprüfung

Im Rahmen der digitalen Transformation werden manuelle Schnittstellen zwischen Datenverarbeitungssystemen (DV-Systemen) weiter automatisiert. Hierzu trägt auch die Finanzverwaltung bei, indem sie standardisierte Schnittstellen (bspw. für Kassensysteme) bereitstellt. Für steuerlich relevante DV-Systeme erwartet die Finanzverwaltung regelmäßig eine Verfahrensbeschreibung, die Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse der Datenverarbeitungsverfahren abbildet (vgl. GoBD). Dabei ist zu beachten, dass sich die GoBD-relevanten DV-Systeme nicht nur auf das Buchführungssystem beschränken. Von Bedeutung sind auch Vor- und Nebensysteme wie bspw. die Fakturierung, Zeiterfassungssysteme oder Dokumentenmanagementsysteme. Daher wird sich eine Betriebsprüfung künftig noch intensiver mit den Schnittstellen der DV-Systeme beschäftigen, um mögliche Fehler in den digitalen Prozessen ausschließen bzw. aufdecken und eingrenzen zu können.

Der Steuerberater ist für jeden Unternehmer der geborene Partner, um solche Compliance-relevante Fragen zu besprechen und bei Bedarf geeignete Verfahrensbeschreibungen zu erstellen. Nicht selten sind solche Abstimmungen dann eine gute ­Gelegenheit, um Systeme und Verfahrensabläufe zu optimieren. Dabei gilt: Je stärker die Prozesse standardisiert, automatisiert und dokumentiert sind (durch Einsatz von Standard-Software), desto geringer ist die Fehleranfälligkeit und damit das Beanstandungs­risiko im Falle einer Betriebsprüfung. Indem DATEV standardisierte Schnittstellen zwischen den DATEV-Anwendungen bzw. zu Fremdsystemen (vgl. zuletzt den Zahlungsdatenservice in Verbindung mit Paypal) bereitstellt, werden Prozesse standardisiert, Verarbeitungen automatisiert und manuelle Datenerfassungen vermieden. Dies ermöglicht eine einfache Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit bei einer ­Betriebsprüfung – eine willkommene Compliance-Unterstützung! Außerdem hält die Anwendung Abschlussprüfung Verfahrensdokumentation eigene Vorlagen für Verfahrensdokumentationen zur Belegablage, zum ersetzenden Scannen und zur ordnungsmäßigen Kassenführung bereit. Eine vom Mandanten ausgefüllte Excel-Vorerfassung kann der Steuerberater in die Anwendung Abschlussprüfung Verfahrensdokumentation ohne Doppelerfassung einspielen. Dadurch wird ein Großteil des durch die GoBD geforderten Umfangs erreicht. Die übrigen Inhalte werden im Beratungsgespräch mit dem Mandanten ­erörtert und komplettieren die Verfahrensbeschreibung.

Compliance ist Voraussetzung und Ziel

National wie international werden vermehrt alternative zeitgemäße Formen der Betriebsprüfung diskutiert. Über die Frage hinaus, wie Betriebsprüfungen weiter automatisiert werden können, werden auch kooperative Ansätze wie zuletzt in Österreich aufgegriffen. Dort ist die sogenannte begleitende Kontrolle eine Alternative zur vergangenheitsorientierten Außenprüfung, in der die Finanzverwaltung den Steuerpflichtigen nicht mehr nachträglich kontrolliert, sondern laufend begleitet. Compliance des Steuerpflichtigen ist dabei gleichermaßen Voraussetzung wie Ziel der Finanzverwaltung.