Die Digitalisierung im Rechnungswesen hört mit dem Einsatz von DATEV Unternehmen online nicht auf. Alle, die bereits jetzt mit ihren Mandantinnen und Mandanten digital in der Finanzbuchführung zusammenarbeiten, sollten den nächsten Schritt gehen und einen durchgängig digitalen Prozess im Rechnungswesen etablieren: vom Dateneingang bis zur Jahresabschlusserstellung.
Die Genossenschaft bietet hierfür eine ganze Reihe an Angeboten. Wenn Kanzleien zusammen mit ihren Mandanten und Mandantinnen ihre digitale Zusammenarbeit ausbauen, erhöhen sie die Qualität der Finanzbuchführung, beschleunigen Abläufe innerhalb der Kanzlei und können stets mit aktuellen Auswertungen aufwarten.
Vom Angebot bis zum Rechnungsbeleg
Mandaten, die in DATEV Auftragswesen next Verkaufsbelege erstellen, bietet sich dadurch auch die Möglichkeit, E-Rechnungen zu generieren und elektronisch an den jeweiligen Rechnungsempfänger zu übermitteln. Elektronische Rechnungen sind ein einfacher Einstieg in die Digitalisierung für alle, die die Rechnungsschreibung an Geschäftspartner professionalisieren möchten. Bei Rechnungsstellungen an öffentliche Auftraggeber ist die E-Rechnung in vielen Bundesländern bereits heute verpflichtend. Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnungspflicht für inländische Rechnungen im B2B-Bereich zusätzlich kommen. Weitere Vorteile wie beispielsweise Kosteneinsparungen bei Papier, Druck und Versand machen sich direkt bemerkbar. Einige Kanzleien vertreten Mandate, die für die Rechnungsschreibung die Lösung eines DATEV-Marktplatz Partners nutzen. Diese Lösungen, die auf dem DATEV-Marktplatz gelistet sind, enthalten eine Schnittstelle zu DATEV. Zahlreiche Marktplatz Partner integrierten einen DATEV-Datenservice, beispielsweise den DATEV Rechnungsdatenservice 1.0. Alle rechnungsschreibenden Programmen von DATEV können E-Rechnungen in den Standardformaten XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0 erstellen, automatisiert im geforderten elektronischen Format aufbereiten und über den korrekten Zustellweg versenden. Die Belege können in jedem Fall in DATEV Unternehmen online weiterverarbeitet werden. Es ist dabei irrelevant, ob die Rechnung mit DATEV Auftragswesen next oder einer Lösung aus dem DATEV-Marktplatz geschrieben wurde.
Belege und Daten digitalisieren
Die ideale Ausgangslage besteht dann, wenn sämtliche Belege wie Ein- und Ausgangsrechnungen und Kassenbons digital vorliegen. So werden beispielsweise digitale Rechnungen, die per E-Mail empfangen wurden, direkt per DATEV Upload Mail nach DATEV Unternehmen online übertragen. Die RZ-Bankinfo oder der DATEV Bankdatenservice können elektronische Kontoumsätze von der Bank holen und in die DATEV-Rechnungswesen-Programme übernehmen und verarbeiten. Zudem besteht die Möglichkeit, in DATEV Unternehmen online (Bank online) Zahlungsaufträge an die jeweilige Bank zu übermitteln und in der DATEV-Cloud zu archivieren. Darüber hinaus gibt es verschiedene Möglichkeiten, Daten und Belegsätze aus Vorsystemen zu übernehmen. Optional können mit dem Zusatzmodul DATEV Belegfreigabe online digitale Belege in DATEV Unternehmen online einen Freigabeprozess durchlaufen.
Die Datenservices Rechnungswesen automatisieren die Finanzbuchführung und tragen so wesentlich zu einer engen, digitalen Zusammenarbeit mit Mandantinnen und Mandanten bei. Das spart Zeit, da wenige Klicks ausreichen, um automatische Buchungsvorschläge zu erzeugen oder zu fertigen Buchungssätzen zu kommen.
Die passenden DATEV-Datenservice Rechnungswesen, wie DATEV Buchungsdatenservice und DATEV Rechnungsdatenservice 1.0, übertragen Daten und Belegbilder aus den Softwarelösungen Ihrer Mandanten an die DATEV-Cloud und nach DATEV Unternehmen online. Von dort werden sie von DATEV Kanzlei-Rechnungswesen abgerufen und verarbeitet. Belegbilder und Buchungssätze sind dabei direkt miteinander verknüpft. Die DATEV Zahlungsdatenservices können außerdem Umsätze von PayPal und Amazon schnell und einfach übernehmen und Buchungsvorschläge analog zum elektronischen Bankbuchen über den Bankdatenservice erzeugen. Darüber hinaus unterstützt DATEV mit individuellen Software-Lösungen und Beratungen zu einem reibungslosen Datenaustausch mit den DATEV-Programmen. Mit der individuellen Software-Lösung ISWL Beleg2Buchung beispielsweise, lassen sich Buchungssätze mit einem Beleg verknüpfen und automatisiert an DATEV Kanzlei-Rechnungswesen übermitteln.
„Wir versuchen, alles digital von unseren Mandanten zu bekommen. Wir arbeiten mit vielen Schnittstellen, sei es Kassensysteme oder Rechnungsschreibungsprogramme. Dabei nutzen wir auch beispielsweise den Buchungsdatenservice und Zahlungsdatenservice PayPal und automatisieren so unsere Arbeitsprozesse.“
Pierre Neuse, Steuerfachangestellter bei Müller & Partner Steuerberatungsgesellschaft
Digitale Qualitätsbuchführung
Der DATEV Automatisierungsservice Rechnungen optimiert das digitale Belegbuchen von Rechnungseingängen und Rechnungsausgängen in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen. Die mit künstlicher Intelligenz (KI) erzeugten Buchungsvorschläge werden direkt an Kanzlei-Rechnungswesen übergeben und dort weiterbearbeitet. Da die KI aus den historischen Daten in der DATEV-Cloud lernt, verbessert sich die Qualität der Buchungsvorschläge stetig. Bei 37.000 Mandantenbestände ist der Automatisierungsservice bereits im Einsatz. Dahinter stehen über 3,5 Millionen Buchungsvorschläge, die der Cloud-Service durchschnittlich automatisiert im Monat generiert – bei stark steigender Tendenz.
Die Nutzung des Automatisierungsservice Rechnungen ist vor allem dann sinnvoll, wenn das Unternehmen Belege in DATEV Unternehmen online hochlädt oder über eine Schnittstelle nur digitale Belege überträgt (z. B. DATEV Belegbilderservice Rechnungswesen) und diese in Ihrer Kanzlei über digitales Belegbuchen gebucht werden. Beim Einsatz von Schnittstellen, die strukturierte Daten oder Buchungen aus Vorsystemen bereitstellen (z. B. DATEV Buchungsdatenservice), ist der Automatisierungsservice Rechnungen nicht geeignet.
„Als Digitale DATEV-Kanzlei nutzen wir regelmäßig das Digitalisierungs-Cockpit. Es zeigt uns an, dass beispielsweise die Anzahl der Buchungssätze pro Stunde in unserer Kanzlei stetig steigt. Wir sind beeindruckt vom Automatisierungsservice Rechnungswesen. Es ist ein selbstlernendes System und wird immer zuverlässiger.“
Pierre Neuse, Steuerfachangestellter bei Müller & Partner Steuerberatungsgesellschaft
Für die Steuerung eines Unternehmens ist eine zeitnahe und vollständige Finanzbuchführung wichtig. Eine digitale Qualitätsbuchführung legt das Fundament für eine individuelle betriebswirtschaftliche Beratung und erfüllt die wachsenden Anforderungen hinsichtlich aktueller Auswertungen.
Daten analysieren und auswerten
Eine zeitnahe Finanzbuchführung ermöglicht es, Auswertungen zügig zu erstellen und bei betriebswirtschaftlichen Fragen unterjährig zu beraten. Die neue BWA auf Basis von Kontenzwecken erstellt schnell eine kurzfristige Erfolgsrechnung als Ausgangsbasis. Die BWA-Planwerten können schnell und einfach die für einen Soll-Ist-Vergleich notwendigen Plandaten erstellen. Die DATEV Branchenauswertungen können das Unternehmen mit der Branche vergleichen. Neben der BWA bietet der DATEV Controllingreport mit Kennzahlen, Trends und Grafiken eine tiefergehende Analyse der laufenden unternehmerischen Ist-Situation. Kanzleien können Unternehmern diese Auswertungen schnell und einfach über DATEV Unternehmen online zur Verfügung stellen.
Eine digitale Qualitätsbuchführung ist mit einer hohen Datenkomplexität verbunden. Digitale Daten sind Grundlage für unternehmerische Entscheidungen. In der richtigen Struktur werden sie zu Informationen und diese werden zu zukunftsweisenden Fakten. Deshalb ist es sinnvoll in Vorsystemen zielgerechte und fundierte Datenanalysen durchzuführen, um Fehler und Auffälligkeiten zu minimieren und zu dokumentieren, bevor sie zum Problem werden.
Jahresabschluss aufbereiten
Mit der Jahresabschlusspräsentation können die wesentlichen Entwicklungen aus den Bereichen Erfolg, Bilanz und Liquidität grafisch aufbereitet dargestellt werden. Der Jahresabschluss auf Basis von Kontenzwecken enthält außerdem eine Standard-Planung, die eine Erfolgsplanung für bis zu drei Jahre erstellen kann. Die Programmfunktion „Jahresabschluss entwickeln“ ist der Mittelpunkt für die Erstellung des Jahresabschlusses.
