Fünf gute Gründe für DATEV Unternehmen online

Das Interview führte Daniel Niemann

Daniel Niemann: Hallo Veronika, vielen Dank, dass du dir die Zeit nimmst. Wir fangen einmal ganz am Anfang an. Was ist DATEV Unternehmen online eigentlich?

VERONIKA REUSS: DATEV Unternehmen online ist eine tolle Möglichkeit, um auf den Pendelordner zu verzichten und digital mit der Steuerkanzlei zusammenzuarbeiten. Genau genommen, ist es eine webbasierte Anwendung, die es Unternehmen ermöglicht, ihre die Vorbereitungen für Fibu & Lohn, Rechnungsstellung, Zahlungsverkehr und weitere Geschäftsprozesse online zu verwalten.

1. Papierloser Belegaustausch

Ein Punkt bei DATEV Unternehmen online ist der papierlose Belegaustausch. Auch im Jahr 2024 ist der Pendelordner in vielen Kanzleien noch Normalität. Wie sieht der papierlose Belegaustausch aus und welche Vorteile hat das für die Mandanten?

Du sagst es, die Briefkästen in Deutschland empfangen noch viele Papierrechnungen. Ich teile den papierlosen Belegaustausch gerne in zwei Bereiche auf. Einerseits der Weg zwischen Lieferanten und Unternehmen, sowie andererseits der Weg zwischen Unternehmen und Kanzleien. Der Vorteil die beiden Wege zu digitalisieren, ist für mich eindeutig. Wir sparen dadurch Zeit, Geld und Nerven. Ich muss nicht täglich zum Briefkasten laufen, Rechnungen holen, sortieren, kopieren und abheften. Auch die Wegstrecke mit Übergabe an Kanzlei oder zur Post entfällt. Ich konzentriere mich auf die wichtigen Dinge im Tagesgeschäft. Im Schnitt wiegt ein Pendelordner 3,5 Kilo und das kostet ca. 15 Euro Porto, um es an die Kanzlei zu senden. Nicht zu vergessen der Rückversand von weiteren 15 Euro. Und mal ehrlich – häufig bekommt die Kanzlei ja keine Originale, sondern Kopien, also sparen wir auch Papier inkl. Toner. Wir geben dem Postdienstleister erst gar nicht die Chance den Ordner mit den Originalbelegen zu verlieren. Auch im Unternehmen wird weniger gesucht, weil einfach das Stichwort in die Suchzeile von DATEV Unternehmen online eingetragen wird und voila hier ist die gesuchte Rechnung. Das Beste ist, dass viele Wege in die Digitalisierung führen und ich ganz individuell wählen kann. Rechnungen scannen & hochladen, per Smartphone fotografieren, E-Mails direkt weitergeleiten oder über eine Schnittstelle den Datensatz importieren.

2. Zusammenarbeit

In meiner Wahrnehmung steigen die Anforderungen der Mandanten in Bezug auf die Zusammenarbeit. Welche Beobachtung hast Du gemacht und wie hilft DATEV Unternehmen online den Mandanten und Kanzleien dabei die Anforderungen zu erfüllen?

Kanzleien und Mandanten wollen flexibler sein und weiterhin Hand in Hand zusammenarbeiten. Die Digitalisierung ermöglicht es beiden im Homeoffice zu arbeiten und die gewohnte qualitative Vorerfassung durch Mandantin sowie die Buchhaltung durch die Kanzlei beizubehalten. Während früher den Kanzlei-Abgabeterminen und Post-Öffnungszeiten hinterhergerannt wurde und jeder vor Ort sein musste, wird jetzt regelmäßig ausgetauscht, gebucht und die Auswertungen zeitnah bereitgestellt.

3. Banking

Das Banking ist in Unternehmen häufig eine müßige Arbeit. Wie können Mandanten den Zahlungsverkehr in den Ablauf im Unternehmen per DATEV Unternehmen online einbauen?

Jeder der schon Rechnungen und Kontoauszüge zusammensortieren musste, wird sich freuen, denn die Bank kann in Unternehmen online direkt verknüpft werden. Das DATEV-Rechenzentrum ruft die Daten direkt bei der Bank ab und zeigt diese digital an. Aber das ist nicht alles, denn das System ordnet auch die Rechnungen den Zahlungen zu, sogar den Skontoabzug erkennt es automatisch. Also fast kein manuelles Klicken mehr. Die Eingangsrechnungen können ebenfalls aus dem Programm überwiesen werden.

4. Belegfreigabe

Wenn Belege freigegeben werden, läuft diese Arbeit häufig noch manuell. Belege wandern in Papier durch verschiedene Abteilungen und durch die Hände der Freigebenden. Das kostet Zeit und Geld. Wie kann das schneller und in digitaler Form ablaufen?

Die klassisch Freigabemappe brauchen wir in Zeiten von Homeoffice natürlich nicht mehr, denn das Vier-Augen-Prinzip funktioniert einfach online. Ein kleines Zusatzprogramm “Belegfreigabe” ermöglicht es, Belege gezielt dem zuständigen Bearbeiter zur Prüfung zuzuordnen, sodass dieser nur die für ihn relevanten Belege zur Bearbeitung erhält. Ausschließlich die geprüften Belege gelangen in die Finanzbuchführung oder zur Bezahlung. Dabei ist der digitale Prozess nicht nur sehr einfach, sondern auch sehr transparent. Denn Sie sehen immer, in welcher Freigabestufe sich ein Beleg gerade befindet und wer den Prozess ins Stocken bringt. Zudem sparen Sie wertvolle Zeit und Wartephasen. Denn Kolleginnen und Kollegen müssen nicht erst ins Büro kommen, um die Belege zu sichten.

5. Lohn

In vielen Fällen übernimmt die Steuerberatungskanzlei die Lohnabrechnungen der Mandanten. Wie sieht es bei der Zusammenarbeit im Lohn aus? Welche Vorteile ergeben sich hier bei der Nutzung von DATEV Unternehmen online?

Der eine oder andere Mandant wird jetzt zum ABER ansetzen… “Lohn und Fibu wird von unterschiedlichen Personen bearbeitet, das geht nicht zusammen” Und ich sage: Genau das ist in DATEV Unternehmen online möglich. Durch ein entsprechendes Rechtekonzept wird der Zugriff verwaltet. Es können ganz entspannt mehrere Personen im Programm arbeiten und Sie entscheiden wer welchen Teil des Programms benutzt. Im Lohnbereich können Daten online erfasst, Unterlagen in die Personalakte hochgeladen, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen bei der Krankenkasse abgerufen und alles an die Steuerkanzlei übermittelt werden, damit der Lohn abgerechnet wird. Abschließend werden die Lohn- und Gehaltsabrechnungen der Mitarbeitenden und auch das Lohnjournal über DATEV Unternehmen online zur Einsicht bereitgestellt.

Zum Autor

Daniel Niemann

ist tätig als Kundenverantwortlicher im Außendienst und betreut Steuerberatungskanzleien in der Region Köln. Zusätzlich hatte er auch einen Lehrauftrag an der FH Aachen.

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