Auch das Arbeitsrecht gleicht sich dem mobilen Arbeiten an und verabschiedet sich mittlerweile in einigen Bereichen aus der analogen Welt. Neben der virtuellen Prozessführung in der Arbeitsgerichtsbarkeit oder der digitalen Personalakte in den Betrieben ist das digitale Vertragsmanagement mehr und mehr im Kommen.
Die Digitalisierung hat längst auch in viele Bereiche und Prozesse des Arbeitsrechts Einzug gehalten. Dennoch besteht bei nicht wenigen Unternehmen noch viel Luft nach oben. Das liegt nicht zuletzt daran, dass mit der Digitalisierung weitreichende strategische und organisatorische Veränderungen einhergehen. Nachfolgend sollen daher diverse Aspekte eines digitalen Vertragsabschlusses beleuchtet werden, um zu verdeutlichen, warum man sich als Unternehmerin oder Unternehmer beziehungsweise steuerlicher und rechtlicher Berater diesen modernen Technologien öffnen sollte.
Standardisierte Vorlagen
Am Markt gibt es inzwischen zahlreiche Anbieter von nicht individualisiertem Content, der zwar hilfreich ist, aber weder die Aufgabe von Human Resources (HR) noch von arbeitsrechtlichen Beratern obsolet werden lässt. Gleichwohl erleichtert er dennoch die Arbeit rund um die Standardisierung von Vorlagen. Aktuell ist weiter sichtbar, dass Unternehmen versuchen, die Prozesse im Bereich des Vertragsmanagements und vor allem rund um den Vertragsschluss zu digitalisieren.
Vorteil digitaler Verträge
Hier gibt es allerdings noch keinen spezifizierten Gesetzesrahmen. Im Zivilrecht gilt der Grundsatz der Formfreiheit. Die Einhaltung der Schriftform gemäß § 126 BGB ist daher nur in Ausnahmefällen einzuhalten, beispielsweise bei der Kündigung von Arbeitsverträgen oder beim Abschluss von Aufhebungsverträgen (§ 623 BGB). Der Vorteil eines digitalen Vertragsschlusses besteht darin, dass der elektronische Dokumentenaustausch und die digitale Verwaltung schnell und effizient sind. Insbesondere lassen sich digitale Verträge abschließen, ohne dass die Papierverträge hierfür umständlich über den Postweg hin- und hergeschickt werden müssen.
Vertragsabschluss und Signaturen
Differenziert werden kann im Rahmen des digitalisierten Vertragsschlusses zwischen drei Signaturstufen, die als unterschiedlich sicher eingestuft werden. Auf der ersten Stufe steht die einfache, auf der zweiten Stufe die fortgeschrittene und auf der dritten Stufe die qualifizierte Signatur. Die qualifizierte Signatur wird hierbei als sicherste eingestuft. Sie erfordert jedoch die Umsetzung umfassender technischer Sicherheitsmaßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Signatur sicher vor Manipulationen ist. Dies stößt aktuell insbesondere seitens der Arbeitnehmer auf Grenzen bei der Akzeptanz.
Beweisrechtliche Aspekte
Hier ist auch auf die beweisrechtlichen Aspekte eines digitalen Vertragsschlusses aufmerksam zu machen. Grundsätzlich gelten, wie bereits oben erwähnt, elektronische Dokumente – und somit auch mit einer elektronischen Signatur versehene Verträge – beweisrechtlich als Augenscheinsobjekte. Ihr Beweiswert unterliegt dementsprechend der freien richterlichen Beweiswürdigung. Wird also lediglich eine einfache elektronische Signatur verwendet, erfolgt der Beweisantritt durch Vorlage oder Übermittlung der jeweiligen Dateien als Augenscheinsbeweis. Echtheit und Inhalt der Erklärungen unterliegen dann allein der freien Beweiswürdigung des Gerichts.
Qualifizierte Signatur vorzugswürdig
Der jeweiligen Gegenseite steht es somit frei, die Abgabe und den Inhalt der – vermeintlich – zum Vertragsschluss führenden digitalen Willenserklärung erforderlichenfalls zu bestreiten. Für private elektronische Dokumente, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, wird jedoch eine Ausnahme gemacht. Für diese werden die Vorschriften über Privaturkunden als entsprechend anwendbar erklärt. Daher erbringt nur ein Vertrag, der mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wurde, den vollen Beweis für die Abgabe der darin enthaltenen Erklärungen. Es gilt ebenfalls die Vermutung der Richtigkeit und Vollständigkeit einer entsprechend elektronisch signierten Urkunde. Aus prozessrechtlicher Sicht ist daher die unterschriebene Privaturkunde oder aber die Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur weiter vorzugswürdig.
Fazit
Auch im Arbeitsrecht schreitet die Digitalisierung unaufhaltsam voran. Die Unternehmen sowie die steuerlichen und rechtlichen Berater der Betriebe sollten die Vorteile nutzen, die speziell auch ein digitaler Vertragsabschluss bietet und sich endlich mit dieser zukunftsorientierten Technologie befassen.
