Digitale Verträge - 28. Oktober 2021

Unaufhaltsamer Trend

Auch das Arbeitsrecht gleicht sich dem mobilen Arbeiten an und verabschiedet sich mittlerweile in einigen Bereichen aus der analogen Welt. Neben der virtuellen Prozessführung in der Arbeitsgerichtsbarkeit oder der digitalen Personalakte in den Betrieben ist das digitale Vertragsmanagement mehr und mehr im Kommen.

Die Digitalisierung hat längst auch in viele Bereiche und Prozesse des Arbeitsrechts Einzug gehalten. Dennoch be­steht bei nicht wenigen Unternehmen noch viel Luft nach oben. Das liegt nicht zuletzt daran, dass mit der Digitalisierung weitreichende strategische und organisatorische Veränderun­gen einhergehen. Nachfolgend sollen daher diverse Aspekte eines digitalen Vertragsabschlusses beleuchtet werden, um zu verdeutlichen, warum man sich als Unternehmerin oder Un­ternehmer beziehungsweise steuerlicher und rechtlicher Be­rater diesen modernen Technologien öffnen sollte.

Standardisierte Vorlagen

Am Markt gibt es inzwischen zahlreiche Anbieter von nicht in­dividualisiertem Content, der zwar hilfreich ist, aber weder die Aufgabe von Human Resources (HR) noch von arbeitsrechtli­chen Beratern obsolet werden lässt. Gleich­wohl erleichtert er dennoch die Arbeit rund um die Standardisierung von Vorlagen. Ak­tuell ist weiter sichtbar, dass Unternehmen versuchen, die Prozesse im Bereich des Vertragsmanagements und vor allem rund um den Vertragsschluss zu digitalisieren.

Vorteil digitaler Verträge

Hier gibt es allerdings noch keinen spezifi­zierten Gesetzesrahmen. Im Zivilrecht gilt der Grundsatz der Formfreiheit. Die Einhaltung der Schriftform ge­mäß § 126 BGB ist daher nur in Ausnahmefällen einzuhalten, bei­spielsweise bei der Kündigung von Arbeitsverträgen oder beim Abschluss von Aufhebungsverträgen (§ 623 BGB). Der Vorteil ei­nes digitalen Vertragsschlusses besteht darin, dass der elektroni­sche Dokumentenaustausch und die digitale Verwaltung schnell und effizient sind. Insbesondere lassen sich digitale Verträge ab­schließen, ohne dass die Papierverträge hierfür umständlich über den Postweg hin- und hergeschickt werden müssen.

Vertragsabschluss und Signaturen

Differenziert werden kann im Rahmen des digitalisierten Ver­tragsschlusses zwischen drei Signaturstufen, die als unter­schiedlich sicher eingestuft werden. Auf der ersten Stufe steht die einfache, auf der zweiten Stufe die fortgeschrittene und auf der dritten Stufe die qualifizierte Signatur. Die qualifizierte Signatur wird hierbei als sicherste eingestuft. Sie erfordert je­doch die Umsetzung umfassender technischer Sicherheits­maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Signatur sicher vor Manipulationen ist. Dies stößt aktuell insbesondere seitens der Arbeitnehmer auf Grenzen bei der Akzeptanz.

Beweisrechtliche Aspekte

Hier ist auch auf die beweisrechtlichen Aspekte eines digitalen Vertragsschlusses aufmerksam zu machen. Grundsätzlich gel­ten, wie bereits oben erwähnt, elektronische Dokumente – und somit auch mit einer elektronischen Signatur versehene Verträ­ge – beweisrechtlich als Augenscheinsobjekte. Ihr Beweiswert unterliegt dementsprechend der freien richterlichen Beweis­würdigung. Wird also lediglich eine einfache elektronische Sig­natur verwendet, erfolgt der Beweisantritt durch Vorlage oder Übermittlung der jeweiligen Dateien als Augenscheinsbeweis. Echtheit und Inhalt der Erklärungen unterliegen dann allein der freien Beweiswürdigung des Gerichts.

Qualifizierte Signatur vorzugswürdig

Der jeweiligen Gegenseite steht es somit frei, die Abgabe und den Inhalt der – vermeintlich – zum Vertragsschluss führenden digitalen Willenserklärung erforderlichen­falls zu bestreiten. Für private elektronische Dokumente, die mit einer qualifizierten elek­tronischen Signatur versehen sind, wird je­doch eine Ausnahme gemacht. Für diese werden die Vorschriften über Privaturkun­den als entsprechend anwendbar erklärt. Daher erbringt nur ein Vertrag, der mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wurde, den vollen Beweis für die Abgabe der darin enthaltenen Erklärungen. Es gilt ebenfalls die Vermutung der Richtig­keit und Vollständigkeit einer entsprechend elektronisch sig­nierten Urkunde. Aus prozessrechtlicher Sicht ist daher die un­terschriebene Privaturkunde oder aber die Nutzung der qualifi­zierten elektronischen Signatur weiter vorzugswürdig.

Fazit

Auch im Arbeitsrecht schreitet die Digitalisierung unaufhaltsam voran. Die Unternehmen sowie die steuerlichen und rechtlichen Berater der Betriebe sollten die Vorteile nutzen, die speziell auch ein digitaler Vertragsabschluss bietet und sich endlich mit dieser zukunftsorientierten Technologie befassen.

Zu den Autoren

Dr. Ralf Kittelberger

Rechtsanwalt sowie Fachanwalt für Arbeitsrecht und Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht. Er ist Partner der DREITOR Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB Kittelberger Hahn Kärcher Heilemann in Reutlingen.

Weitere Artikel des Autors
Maximilian Tennert

Rechtsanwalt in der Kanzlei DREITOR Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB in Reutlingen.

Weitere Artikel des Autors