Ab dem kommenden Jahr Pflicht

Länder wie Italien haben sie bereits. Nun zieht auch Deutschland nach. Der Bund hat zwar bereits mit dem E-Rechnungsgesetz vom 16. April 2014 die Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU in nationales Recht umgesetzt und somit im Nachgang die Verpflichtung geschaffen, elektronische Rechnungen an die Behörden der Bundesverwaltung zu übermitteln. Jetzt folgt der nächste Schritt. Im Rahmen des sogenannten Wachstumschancengesetzes wird es für Unternehmen in Deutschland bald verpflichtend sein, Rechnungen an andere Unternehmen mit Sitz in Deutschland im Businessto-Business-Bereich (B2B) elektronisch zu erstellen und zu versenden. Bis zuletzt befand sich das Wachstumschancengesetz noch im Gesetzgebungsverfahren. Da über die Inhalte kontrovers diskutiert wurde, musste der Vermittlungsausschuss zwischen Bundesrat und Bundestag eingeschaltet werden. Die E-Rechnungspflicht gehörte aber nicht zu den streitigen Aspekten. Aktuell steht nun noch die Zustimmung des Bundesrats am 22. März 2024 aus.

Den Umsatzsteuerbetrug bekämpfen

Mit Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungslegung schafft der Gesetzgeber die Grundvoraussetzung zur späteren Einführung eines digitalen Meldesystems für Zwecke der Erstellung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen. Ziel der Bundesregierung ist es, dem Umsatzsteuerbetrug den Kampf anzusagen. Ein solches Meldesystem soll eine Echtzeitprüfung von Rechnungen ermöglichen und somit zur Umsatzsteuerbetrugsbekämpfung beitragen. Die Einführung eines solchen Systems ist für 2028 geplant. Nach Angabe der Bundesregierung sollte diese zeitversetzt frühere Einführung der elektronischen Rechnung dazu führen, dass sowohl die Wirtschaft als auch die Verwaltung ausreichend Zeit bekommen, sich auf das neue System einstellen zu können. Der Verband elektronische Rechnung (VeR) ergänzt die Ziele der Ampelregierung zur elektronischen Rechnungslegung mit dem Aufbau und der Schaffung einer transparenten Datenstruktur, der Stärkung der digitalen Vernetzung sowie der Verbesserung der Datenqualität und des technischen Know-hows. Definition einer E-Rechnung Ab dem 1. Januar 2025 unterscheiden wir zukünftig zwischen der neuen E-Rechnung und sonstigen Rechnungen. Mit sonstigen Rechnungen sind im Wesentlichen Papierrechnungen sowie Rechnungen in anderen elektronischen Formaten als die E-Rechnung gemeint. An eine E-Rechnung sind bestimmte technische Voraussetzungen und Strukturen gekoppelt. Es handelt sich also nicht um ein einfaches Dokument als PDF, welches per E-Mail verschickt wird. Dieses strukturierte elektronische Format soll der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Die bisher in Deutschland gängigen Formate für Zwecke dieser Norm sind in der jeweils aktuellen Version ZUGFeRD und die XRechnung. Ermöglicht werden soll die maschinelle Verarbeitung der darin enthaltenen Rechnungsdaten. Dies kann zu einer Beschleunigung im Rahmen der Digitalisierung von Buchführungsprozessen führen.

Kreis der Betroffenen

Betroffen von der neuen Rechnungslegung sind Unternehmen mit Sitz in Deutschland, die im B2B-Fall Lieferungen oder sonstige Leistungen gegenüber Unternehmen im Inland und in den Gebieten des § 1 Abs. 3 Umsatzsteuergesetz (UStG) ausführen. Allein eine umsatzsteuerliche Registrierung im Inland ohne Sitz beziehungsweise Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt würde keine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung auslösen. Auch betroffen von der E-Rechnungspflicht wären künftig beispielsweise Vermieterinnen und Vermieter, die im Rahmen der umsatzsteuerlichen Option nach § 9 UStG steuerpflichtig an andere Unternehmer vermieten. Ein Mietvertrag als Rechnung wäre dann nicht mehr ausreichend. Als Ausnahmen sollen voraussichtlich Kleinbetragsrechnungen im Sinne des § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) bis zu einem Wert von 250 Euro sowie Fahrausweise im Sinne des § 34 UStDV gelten. Für diese Belege sind weiterhin alle gängigen Rechnungsformate möglich.

Einführung E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2025

Auftragnehmer, die im Bereich Business to Government (B2G), also der öffentlichen Hand, zusammenarbeiten, kennen die E-Rechnung bereits. Die Neuregelung tritt in Teilen bereits zum 1. Januar 2025 in Kraft. Bis dahin müssen Unternehmen alle technischen Voraussetzungen erfüllen und in der Lage sein, Rechnungen im neuen elektronischen Format entgegenzunehmen. Dabei sind nicht nur gewerbliche Unternehmen betroffen, sondern gleichermaßen auch Freiberufler wie Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte. Im Rahmen des Einführungsprozesses zur E-Rechnung wird hier nicht differenziert. In den darauffolgenden Jahren gelten weitere Übergangsregelungen. Bis einschließlich den 31. Dezember 2026 können Unternehmen ihre Rechnungen weiter in den bisher gängigen Formaten elektronisch oder in Papier versenden. Mit Zustimmung des Rechnungsempfängers ist für die in 2026 und 2027 ausgeführten Umsätze eine elektronische Übermittlung im Rahmen des sogenannten EDI-Verfahrens möglich. Ab dem 1. Januar 2027 gilt diese Begünstigung für rechnungsstellende Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800.000 Euro nicht mehr. Bei der Prüfung dieser Grenze wird auf den Vorjahresumsatz abgestellt. Mit Ablauf des 31. Dezember 2027 sind dann auch unterhalb der oben genannten Grenzen für alle Unternehmen nur noch Rechnungen zulässig, die dem E-Rechnungsformat entsprechen. Steuerberater, Rechtsanwälte sowie alle weiteren Unternehmen, welche sowohl B2B- als auch B2C-Umsätze (Business to Consumer) ausführen, müssen diese Fälle dann differenziert betrachten und in der Rechnungslegung zweigleisig fahren. Es ist jedoch zu erwarten, dass die Software-Anbieter elegante Lösungen schaffen, um einen reibungslosen digitalen Rechnungsversand zu ermöglichen, sodass diese Differenzierung keinen Mehraufwand zur Folge hat.

Was sollten Unternehmen jetzt tun?

Nach der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes sollten Unternehmen prüfen, ob ihre Produktiv-Software diese Voraussetzungen bereits erfüllt. Es wird empfohlen, rechtzeitig mit den jeweiligen Software-Anbietern in Kontakt zu treten, um notwendige weitere Schritte zu planen.