Effizienzsteigernde Bürokratie

Elektronische Rechnungen existieren schon lange. Trotz ihrer unbestreitbaren Vorteile konnten sie der Papierrechnung bislang in Sachen Nutzung aber nicht den Rang ablaufen. So wird nach aktuellen Schätzungen für knapp zwei Drittel des Rechnungsaufkommens in Deutschland derzeit noch Papier als Trägermedium genutzt, während etwa 36 Prozent der Rechnungen bereits digital übermittelt werden. In diesem Wert sind allerdings noch eine Menge Rechnungen enthalten, die ihre Empfänger zwar auf elektronischem Weg erreichen, aber nicht der Anforderung nach Maschinenlesbarkeit genügen (beispielsweise PDF-Rechnungen), wie sie die engere Definition der E-Rechnung verlangt. So reduziert sich die Zahl bei realistischer Betrachtung weiter auf schätzungsweise 15 Prozent. Doch nun kommt Dynamik in diese Entwicklung. Ende letzten Jahres hat schon einmal der Bundestag die Einführung der obligatorischen E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze (Business to Business) beschlossen, die grundsätzlich bereits mit dem Jahresbeginn 2025 gelten soll. Damit greift auch im B2B-Umfeld, was für Unternehmen, die Leistungen für die öffentliche Hand erbringen, schon länger gilt: Sie müssen ihre Rechnungsprozesse digitalisieren. Letztendlich sorgt die Verpflichtung dafür, dass Unternehmen flächendeckend in die Umsetzung der E-Rechnung kommen. In diesem Sinne ist die gesetzliche Verpflichtung ein echter Gamechanger und wird als Booster der digitalen Transformation im kaufmännischen Umfeld fungieren. Sie wird erhebliche positive Auswirkungen auf überholte, weil papierbasierte Abläufe mit sich bringen

Schlankere, schnellere Prozesse im Rechnungswesen

Für Unternehmen hat das große Vorteile, denn der gesamte, dann datenbasierte Rechnungsprozess samt Archivierung wird deutlich schneller, transparenter und dadurch auch effizienter werden. Schließlich können digitale Eingangsrechnungen schneller verarbeitet werden. Ausgangsrechnungen lassen sich einfacher erstellen, versenden und archivieren. Freigabeworkflows auch mit Personen aus unterschiedlichen Abteilungen sind deutlich effizienter und vor allem ortsunabhängig realisierbar. Statt aufwendiger manueller Eingaben können die elektronischen und strukturierten Daten aus den Rechnungen dann automatisiert in die Buchführungs-Software fließen und mit einem immer höher werdenden Automatisierungsgrad in der Steuerberatungskanzlei direkt verarbeitet werden. Zudem werden Kosten eingespart, die im papiergebundenen Prozess angefallen sind – von Papier und Briefumschlägen über Druckkosten und Porto bis hin zu Ordnern und Aktenschränken, die nicht mehr vorgehalten werden müssen. Musterberechnungen zeigen, dass die E-Rechnung im Schnitt um rund 60 Prozent günstiger zu realisieren ist als ihr Pendant auf Papier. Bei einem Aufkommen von 1.000 Ausgangs- und 500 Eingangsrechnungen lassen sich etwa 12.000 Euro sparen. Deshalb empfiehlt es sich, möglichst bald die nötige Umstellung der Abläufe rund um die Rechnungen anzugehen, auch wenn für Ausgangsrechnungen großzügige Übergangsfristen bis Ende 2027 in Aussicht gestellt werden. So profitieren die Unternehmen frühzeitig von den Effizienzvorteilen und stellen sich gleichzeitig langfristig rechtssicher auf. Der Empfang von E-Rechnungen soll dabei bereits von Januar 2025 an verpflichtend sein, ohne Ausnahmen.

Kanzleien als vertraute Lotsen bei der Einführung

Bevor diese Effizienzpotenziale gehoben werden können, ist allerdings zunächst eine Umstellung der Rechnungsprozesse zu bewerkstelligen. Um diese anzugehen, werden die Steuerberaterinnen und Steuerberater für ihre Mandanten die erste Anlaufstelle sein. Das bedeutet, für den steuerberatenden Berufsstand bringt die E-Rechnungspflicht zunächst einmal zusätzliche Aufgaben mit sich. Seine Beratung und Hilfe bei der Optimierung der rechnungsbezogenen Prozesse wird ein wesentlicher Faktor für eine reibungslose Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben sein. Da bietet es sich beispielsweise an, dass Kanzleien die Implementierung digitaler Prozesse direkt vor Ort beim Mandanten begleiten – etwa durch speziell geschulte Mitarbeiter. Das mag in Zeiten knappen Personals erst einmal wie eine zusätzliche Hürde erscheinen, doch die investierte Zeit zahlt sich schnell aus. Liegen die Daten im Unternehmen erst einmal alle digital vor, greifen die Prozessverbesserungen schließlich auch über die Unternehmensgrenzen hinaus, beispielsweise für das Zusammenspiel zwischen Kanzlei und Mandant. Daten können ganze Prozessketten dann auch automatisiert durchlaufen. Neben der inhaltlichen Herausforderung ist hier vor allem zu beachten, dass die Umstellung ein Mengenproblem bedeuten kann. In vielen Kanzleien müssen bis zu 90 Prozent der Mandanten umgestellt werden, die bislang noch nicht auf digitale Prozesse setzen. Die erwähnten Vorteile elektronischer Rechnungen machen sich umso mehr bemerkbar, je mehr Rechnungen bearbeitet werden müssen. Für eine Vielzahl von Mandanten aus dem Umfeld der Kleinstunternehmen mit geringem Rechnungsvolumen greifen sie zwar ebenfalls, aber mit geringerer Wirkung. Deshalb werden sie dort erst einmal nicht als ausschlaggebend angesehen, um an bestehenden Abläufen zu rütteln. Doch auch diese Klientel wird von der Umstellung profitieren, genau wie auch die Steuerberatungskanzleien. Dafür können Kanzleien sorgen, wenn sie sich diesen Mandanten konsequent als Partner anbieten und ein entsprechendes Dienstleistungsangebot rund um die digitale Finanzbuchführung aufbauen. Intern ist das ist mit geringem Aufwand zu bewerkstelligen. In der Regel genügt es, die eigenen Prozesse etwas zu justieren. Wichtig wird sein, die Umstellung der Mandanten frühzeitig anzugehen. Kanzleien, die die nötige IT-Beratung für ihre Mandanten nicht selbst übernehmen können, sollten dazu den Schulterschluss mit ihren IT-Partnern (beispielsweise DATEV Partnern für Beratung und IT) suchen. Der Aufwand, sich aktiv um die Umstellung ihrer Mandanten zu bemühen, lohnt sich für Steuerberater in jedem Fall. Denn die Umstellungsprojekte zu betreuen, wird nicht die einzige Auswirkung bleiben, die die E-Rechnungspflicht für Kanzleien nach sich zieht.

Mehr Outsourcing in Richtung Kanzlei erwartet

Darüber hinaus ergeben sich auch neue, dauerhafte Aufgabenfelder in der Mandatsbeziehung – und das ist genau der Punkt, an dem die E-Rechnung zur Win-win-Situation auch für kleine Unternehmen und ihre steuerlichen Berater wird. Denn auf Basis der in Echtzeit vorliegenden Daten können Kanzleien beispielsweise nach der Rechnungsschreibung das komplette Rechnungswesen für ihre Mandanten übernehmen. Die Grundlage dafür hat die E-Rechnungspflicht im Gepäck, macht sie doch eine digitale Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant zwingend erforderlich. Kleine und mittlere Unternehmen wünschen sich über die klassischen Kanzleileistungen wie die Finanzbuchführung hinaus oft weitere Unterstützung im rechnungsnahen Umfeld. Insbesondere Kleinst- und Kleinunternehmen haben häufig kein professionelles kaufmännisches Personal, geschweige denn eine eigene kaufmännische Abteilung. Dementsprechend sind sie offen dafür, die Aufgaben rund um das Rechnungswesen in vertrauensvolle Hände abzugeben. Der medienbruchfreie digitale Workflow, der im Zuge der Umstellung auf die E-Rechnung entsteht, wird deshalb den Trend noch verstärken, Teilbereiche des Rechnungswesens an die Steuerberatungskanzlei auszulagern. Schließlich liegen dann dort in Echtzeit alle nötigen Daten vor, um reibungslos zu übernehmen. Es ist also zu erwarten, dass Steuerberater verstärkt gerade für kleinere Mandate Aufgaben wie das betriebliche Rechnungswesen, das Controlling, das Liquiditätsmanagement mit Mahnwesen und Debitorenanalyse oder die Planungsrechnung übernehmen können. Die nötigen Werkzeuge dafür haben sie über DATEV bereits im Zugriff. Als Basis für die digitale Zusammenarbeit bietet sich für diese Mandantengruppe DATEV Unternehmen online mit Belege online an. Von dort lassen sich die Daten zum Beispiel über die Belegfreigabe online einem Freigabeprozess zuführen, dann über den Automatisierungsservice Rechnungen nach Kanzlei-Rechnungswesen, in den Zahlungsverkehr, in den Liquiditätsmonitor online oder den Controllingreport übernehmen und mit wenig Aufwand in den Programmen entsprechend aufbereiten. Der Bedarf für diese Leistungen ist gigantisch, denn von den rund dreieinhalb Millionen Unternehmen in Deutschland fallen etwa drei Millionen in die Kategorie Kleinstunternehmen mit bis zu neun Beschäftigten.

DATEV gibt umfassende Hilfestellung

Die Umstellung bei ihren Mandanten müssen Kanzleien nicht alleine stemmen. Umfassende Unterstützung bekommen sie von DATEV. Bei den Herausforderungen rund um die E-Rechnungspflicht unterstützt die Genossenschaft umfassend mit Informationen, Weiterbildungsangeboten und der passenden Software sowohl für Kanzleien als auch für deren Mandanten. Als erste Anlaufstelle, um sich mit den gesetzlichen Anforderungen, Hilfsangeboten und Lösungen vertraut zu machen, dient die Unterstützungsseite www.datev.de/e-rechnung, die sukzessive ergänzt und erweitert wird. Dort finden sich unter anderem Handreichungen, Tipps und konkrete Lösungsempfehlungen für die unterschiedlichen Bedarfe der Mandanten. Mit der Umstellung der Mandanten können Kanzleien umgehend beginnen, denn die rechnungsschreibenden DATEV-Lösungen können schon heute E-Rechnungen nach den Vorgaben der Europäischen Norm EN 16931 verarbeiten, die im Gesetz verlangt werden. Sie unterstützen die Formate XRechnung und ZUGFeRD ab der Version 2.0. Schon frühzeitig hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) in Hinweisen zur Umsetzung deren grundsätzliche Zulässigkeit bestätigt. So lässt sich den gesetzlichen Anforderungen mit Standards nachkommen, die sich bereits in der Praxis bewährt haben.

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Benedikt Leder

Redaktion DATEV magazin

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