So einfach das Arbeiten von überall aus erscheinen mag, so tückisch sind die zahlreichen steuerlichen Fallstricke, die es bei derartigen Arbeitsformen zwingend zu vermeiden gilt.
Der Trend zum mobilen Arbeiten hat sich vor allem durch die Corona-Pandemie verstärkt. Mittlerweile werden Urlaube (Workation) verlängert, um noch etwas unter Palmen arbeiten zu können. Doch die möglichen steuerlichen Folgen sind je nach Land, Dauer und Art der Tätigkeit sehr unterschiedlich. Neben arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Aspekten sind im Zusammenhang mit mobilem Arbeiten im Ausland naturgemäß auch steuerrechtliche Fragen stets zu berücksichtigen. Beim Mobile Working im Ausland treten in steuerrechtlicher Hinsicht zwei Problemfelder auf.
Lohnsteuerabzug
Grundsätzlich sind nach § 38 Abs. 1 in Verbindung mit Abs. 3 Einkommensteuergesetz (EStG) inländische Arbeitgeber zum Lohnsteuerabzug ihrer Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer verpflichtet, sofern diese entweder unbeschränkt oder auch beschränkt steuerpflichtig sind. Ist der Arbeitnehmer nur kurzfristig, etwa im Rahmen eines längeren Urlaubsaufenthalts, im Ausland tätig, verbleibt das Recht der Besteuerung regelmäßig in Deutschland, sofern die Tätigkeit nicht länger als 183 Tage innerhalb eines Zeitraums von zwölf Monaten ausgeführt wird. Anderenfalls kann es zu einer Aufteilungspflicht des Arbeitslohns zwischen Deutschland und dem ausländischen Staat kommen, der dem Lohnsteuerabzug zu unterwerfen ist. In jedem Fall zu prüfen sind die lokalen Regelungen zum Lohnsteuerabzug – unabhängig von der Dauer des Aufenthalts, wobei die Mitarbeiterqualifikation regelmäßig keine Auswirkung auf die lohnsteuerlichen Aspekte hat.
Begründung einer Betriebsstätte
Im Gegensatz hierzu spielt die Mitarbeiterqualifikation bei der Begründung einer ausländischen Betriebsstätte durch Mobile Working im Ausland eine entscheidende Rolle. Die Betriebsstättendefinition nach den Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) hat als wesentliches Merkmal eine feste Geschäftseinrichtung, die als primär charakteristisches Tatbestandsmerkmal einer Betriebsstätte die Beurteilung der örtlichen, zeitlichen und persönlichen Festigkeit erfordert. Während das Feriendomizil örtlich fest sein dürfte, ist in zeitlicher Hinsicht hilfsweise auf die Sechsmonatsfrist abzustellen. Ausschlaggebend für eine steuerliche Inanspruchnahme durch den Quellenstaat ist die persönliche Festigkeit; sie stellt die Beziehung zwischen dem Steuersubjekt und der Geschäftseinrichtung her. Dieses Tatbestandsmerkmal bedarf einer nicht ohne Weiteres entziehbaren Sachherrschaftsposition des Unternehmens über die Geschäftseinrichtung, die wiederum maßgeblich von deren Dauer beeinflusst wird. Notwendig ist eine tatsächliche oder faktische Verfügungsmacht über die Geschäftseinrichtung – beispielsweise durch Eigentum, Miete oder Pacht.
Arbeiten im Feriendomizil
Häufig werden Arbeitnehmer ihre im Eigentum befindliche Ferienwohnung im Ausland für Zwecke des mobilen Arbeitens nutzen. Nach Auffassung der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD) kann dies schon ausreichend für die Begründung einer Betriebsstätte sein, sofern dauerhaft und entsprechend den Vorgaben des Unternehmens im ausländischen Homeoffice gearbeitet wird (Tz. 18 f. OECD-MK 2017 zu Art. 5 OECD-MA 2017). Werden lediglich Hilfs- oder vorbereitende Tätigkeiten im Feriendomizil erbracht, führt das allerdings nicht zur Begründung einer Betriebsstätte. Ob eine Tätigkeit im Homeoffice eine Betriebsstätte im abkommensrechtlichen Sinn begründet, bestimmt sich nach Art. 5 OECD-MA 2017 beziehungsweise nach den DBA, wobei der Trend zur Annahme von Betriebsstätten bei einer Tätigkeit im Homeoffice erkennbar ist, was durch die Ergänzung des OECDMusterkommentars im Jahr 2017 deutlich wurde. Wie so oft im Steuerrecht kommt es jedoch auf den Einzelfall und die konkrete länderspezifische Regelung im DBA an.
Vermeidung von Compliance-Risiken
Dem Megatrend zum mobilen Arbeiten auch aus dem Ausland kann sich heute kaum mehr ein Unternehmen entziehen – mit Ausnahme vielleicht des lokalen Handwerksbetriebs. Der Kampf um die Talente wird allein schon aufgrund des demografischen Wandels anhalten. Flexible und agile Arbeitgeber sind daher gefragt, sich rechtzeitig mit den dadurch entstehenden Compliance- Risiken auseinanderzusetzen und eine Workation Policy zu etablieren. Dabei gilt es nicht nur, die steuerlichen Aspekte zu berücksichtigen, sondern sich auch mit den arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Themen zu befassen. Eine Richtlinie zu den Grundsätzen, Zielen, persönlichen Voraussetzungen sowie den Antrags- und Genehmigungsverfahren schafft dabei Transparenz und Sicherheit für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Vor allem aber verhindert die Festlegung von Workation-Modellen – beispielsweise auf einzelne Länder in der Europäischen Union (EU) – ungewollte steuerliche Fallstricke.
Fazit
Mobile Working anzubieten, ist für Unternehmen heutzutage ein Muss, um die besten Talente für sich gewinnen zu können. Die steuerlichen Wirkungen des Mobile Working sind vielschichtig und unterscheiden sich häufig – auch innerhalb der EU – von Land zu Land aufgrund der teilweise erheblichen Unterschiede in den DBA. Daher ist es ratsam, sich mit diesem Thema nicht nur in steuerlicher Hinsicht zu befassen, sondern auch Experten im Bereich Arbeits- und Sozialversicherungsrecht hinzuzuziehen, um einheitliche Richtlinien im Rahmen einer Workation Policy festzulegen.
