Sicher digital

Die Corona-Krise belastet alle Kanzleien stark, aber vor allem den kleinen gehen die Ressourcen und Mittel aus, um die Digitalisierung voranzutreiben. Trotz eines leichten Abschwungs ist der Digitalisierungsindex aber auf einem höheren Niveau als noch vor der Corona-Krise. Je größer die Kanzleien sind, desto mehr haben sich digitale Prozesse bereits etabliert.

Krisen lehren Lektionen. So hat die Corona-Pandemie demonstriert, dass in vielen Bereichen des alltäglichen Lebens die Digitalisierung in Deutschland dem internationalen Stand hinterherläuft. In einigen Bereichen mit großem Abstand, in anderen wiederum in aufholbarer Distanz. Die Defizite sind nicht nur in Verwaltung und Bildungsinstitutionen auszumachen, sondern auch in der Wirtschaft. Die Pandemie sorgte zugleich für den Digitalisierungsturbo, der sonst womöglich in Jahren noch nicht eingeschaltet worden wäre – denn von jetzt auf gleich musste gehandelt werden. So fördert auch diese Krise Positives zutage, das nicht erst im historischen Abstand zu erkennen ist. Wo vor Jahresfrist noch über digitale Lösungen diskutiert und über das Für und Wider gestritten wurde, geht es jetzt einfach und schnell. Die Digitalisierung hat durch die erzwungene Distanz in vielen Bereichen einen Satz nach vorne gemacht. Für Kanzleien und für mittelständische Unternehmen gleichermaßen bietet diese Tatsache jede Menge Chancen und Möglichkeiten, die Krise nicht nur gut zu überstehen, sondern auch das eigene Geschäftsmodell anzupassen. Diejenigen, die bislang nicht zu den Vorreitern der Digitalisierung zählten, erhielten nun die Gelegenheit, aus der spontanen Transformation ein dauerhaftes, nachhaltiges Potenzial für den individuellen Unternehmenserfolg abzuleiten. Und die, die ohnehin schon seit Längerem auf digitale Prozesse setzen, konnten ohne Anlaufschwierigkeiten den Hebel umlegen.

DATEV-Digitalisierungsindex am höchsten bei großen Kanzleien

Der DATEV-Digitalisierungsindex, der regelmäßig den Stand der digitalen Transformation in Kanzleien abbildet, zeigt, dass viele Kanzleien im Krisenjahr hier sehr gut aufgestellt waren. Die Untersuchung wird in fünf Teilindizes vorgenommen: Steuerberaterinnen und Steuerberater schätzen zunächst selbst ein, wie es um die Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie in der eigenen Kanzlei steht. In den übrigen vier Teilindizes wird der Digitalisierungsstand unter anderem im Belegeingang, in den Prozessen von Personal und Organisation sowie die Verbreitung digital unterstützter Dienstleistungen abgefragt. Das Optimum stellt der Wert 200 dar – eine nach heutigem Technologiestand sehr weitreichende Digitalisierung der relevanten Prozesse.

Im Vergleich zum September 2020 hat es vor allem bei kleinen Kanzleien einen Rückgang bei der Digitalisierung gegeben. Der Digitalisierungsindex ist um insgesamt 3,7 auf 108,4 Punkte gesunken. Der Grund dafür ist darin zu finden, dass die Arbeitsbelastung generell bei allen Kanzleien gestiegen ist. Der Grad der Digitalisierung ist – wie schon in den Vorjahren – bei den großen Kanzleien am höchsten. In größeren Kanzleien ab 14 Mitarbeitern steigt der Digitalisierungsgrad. In kleinen Kanzleien hingegen ist ein Rückgang um 5,6 auf 93,2 Punkte zu sehen. Die mittleren Kanzleien mit fünf bis 13 Mitarbeitern stehen bei 114,5 Punkten, ein leichter Rückgang um 2,5, und die größeren, ohnehin schon vergleichsweise digital aufgestellten Kanzleien bei 131,3, was einen Zuwachs von 1,4 bedeutet. Digitale Veränderungen, die Kanzleien in der Corona-Krise vorgenommen haben, sind nachhaltig. Mehrheitlich berichten sowohl kleine als auch große Kanzleien davon, dass die Corona-Krise dazu geführt hat, dass 64 Prozent der Mandanten der Digitalisierung gegenüber nun aufgeschlossener sind und dass dadurch auch ein positiver Schub für die Kanzlei zu mehr Digitalisierung ausgelöst wurde.

In der Krise mehr Investitionen in Digitalisierung

Dieser Digitalisierungsschub nimmt im Vergleich zur Vorwelle um zehn Prozentpunkte auf 53 Prozent auch am stärksten zu. Im Krisenjahr haben mehr als zwei Drittel der Kanzleien in die Digitalisierung investiert. Dabei ging es – neben Investitionen in Hard- und Software – vor allem darum, Homeoffice-Arbeitsplätze einzurichten. Viele Kanzleien arbeiteten in der Pandemie nur noch mit Notbesetzungen im Büro, zahlreiche Tätigkeiten und Prozesse wurden ins Homeoffice verlagert. Neue mobile und zugleich sichere Arbeitsplätze mussten sehr schnell eingerichtet werden, damit die Kanzleimitarbeiter daheim arbeiten konnten, ebenso wie die Berufsträger. Darüber hinaus mussten digitale Kanäle geschaffen werden, um mit den Mandanten in Kontakt zu bleiben und auf sicherem Wege Daten mit ihnen auszutauschen.

Zu den positiven Veränderungen durch die Corona-Krise gehören für 29 Prozent der Befragten die fortschreitende Digitalisierung, für 22 Prozent Homeoffice und für 19 Prozent die Akzeptanz von Änderungen sowohl bei Mitarbeitern als auch bei Mandanten. Je größer die Kanzlei ist, desto stärker kommt dies zum Tragen. Die Zusatzbelastung (43 Prozent) ist weiterhin mit großem Abstand der größte negative Aspekt durch den Lockdown, vor allem für Kanzleien mittlerer Größe. Kurzarbeitergeld, Soforthilfen und Überbrückungsgeld (30 Prozent) werden danach genannt. Für so manche Kanzlei war die Corona-Krise ein Digitalisierungstreiber, wobei DATEV auf vielfache Weise unterstützen konnte: etwa mit der schnellen Einarbeitung der zahlreichen Gesetzesänderungen in die Programme, mit der Reduzierung monatlicher Kosten, mit den Möglichkeiten, Kanzleien mobiles Arbeiten zu ermöglichen – aber auch mit Wissensvermittlung und Informationen.

Zukunftsfähig durch digitale Prozesse

Die überwiegende Mehrheit der Kanzleien sieht daher die Digitalisierung als Chance. Zwar werden immer noch bestimmte Hemmnisse wahrgenommen, zum Beispiel die Herausforderung, die Mandanten von der digitalen Zusammenarbeit zu überzeugen, der zeitliche Aufwand, der für die Implementierung eingeplant werden muss, oder auch das digitale Know-how bei den Mitarbeitern aufzubauen, aber die Treiber der Digitalisierung werden sehr viel stärker gewichtet: das Ziel, die Kanzlei zukunftsfähiger zu machen, die Zeitersparnis und die Optimierung von Abläufen innerhalb der Kanzlei sowie die Steigerung der Effizienz. Aus diesem Grund gehen 81 Prozent der Kanzleien davon aus, dass die Digitalisierung einen großen oder sogar sehr großen Einfluss auf ihr zukünftiges Geschäftsmodell haben wird. Die Corona-Krise hat selbst Skeptikern die Relevanz der Digitalisierung deutlich vor Augen geführt. Kanzleien, die vor der Krise schon digitale Prozesse etabliert hatten, taten sich auch während der Pandemie leichter, mit Mandanten und Unternehmen gleichermaßen zusammenzuarbeiten.

Auch die Unternehmen, die während der Pandemie ihr Geschäftsmodell über digitale Prozessketten veränderten, kamen und kommen nach heutigem Stand deutlich besser mit einer sich ändernden, schnelllebigen Geschäftswelt zurecht, deren Werte und Innovationen durch die Technologie einem ständigen Wandel unterliegen und ebenso ständig mitgestaltet werden müssen. Lediglich eine Kostenreduktion ist nicht mehr ausreichend. DATEV antwortet auf diese sich verändernden Anforderungen von Kunden, Markt und Umfeld mit diversen Lösungskonzepten. Ein erweiterter Fokus liegt dabei auf der Cloud-Welt, um Kundenbedarfe über digitale integrierte Prozesse und Datenflüsse zu erfüllen. Das bedeutet aber auch, dass Lösungen nicht mehr nur von einem einzelnen Anbieter mit begrenzten Ressourcen, Kapazitäten und Kapital kommen können und dürfen. Eine neue Form der Verknüpfung von Software-Lösungen, technologischen Plattformen und geschäftlichen Ökosystemen steht im Fokus dieser digitalen Transformation. Im Zentrum steht die digitale Kanzlei als zentraler Partner, Leistungsträger und Dienstleister, und sie ist damit unersetzlich für viele Mandantenprozesse. Die daraus resultierenden Vorteile sind nicht mehr nur ein besserer Informationsaustausch. Ebenso sind eine effizienter gestaltete Leistungserstellung, neu entstehende Beratungsfelder und eine optimierte Kanzleiorganisation Ergebnisse, die am Ende zu neuen Mandaten und digitalen Partnern für bestehende Mandanten führen.