Umweltschutz und Digitalisierung stehen derzeit im Mittelpunkt des gesellschaftlichen Diskurses. Auch bei DATEV spielt Ressourcenschonung eine entscheidende Rolle. Wie ist Recycling mit traditionell papierintensiven und datensensiblen Arbeitsprozessen umsetzbar?
Das Kreislaufwirtschaftsgesetz (KrWG) sowie das Verpackungsgesetz (VerpackG) sind nur ein Auszug der grundlegenden Regelwerke in Deutschland für effiziente Abfallbewirtschaftung. Sie betreffen nicht nur große industrielle Unternehmen, sondern auch kleinere Einheiten.
Als höchstes Ziel steht hierbei die Abfallvermeidung. Da dies oft nicht möglich ist, wird die Abfallhierarchie absteigend in Vermeidung, Vorbereitung zur Wiederverwendung, Recycling, sonstige Verwertung und letztlich Beseitigung gegliedert. Es gilt daher, Abfälle, die nicht zu vermeiden sind oder deren Wiederverwendung aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht möglich ist, dem Recycling und somit dem Kreislauf zuzuführen.
Statistiken zeigen den großen Bedarf an Recycling: Im Jahr 2021 wurden allein in Deutschland über 411 Millionen Tonnen Müll produziert – doch viele dieser Reststoffe enthalten wiederverwendbare Rohstoffe, die dem Wirtschaftskreislauf erneut zugeführt werden könnten, um aktiv zum Schutz der Natur beizutragen und auch finanziellen Nutzen aus einem effektiveren Umgang mit dem Abfallmanagement ziehen zu können.
Datenschutz trifft Digitalisierung
Jedoch ist das Recyclingsystem von sensiblen datenschutzrelevanten Dokumenten in Papierform herausfordernd: Diese dürfen keinesfalls einfach zusammen mit dem üblichen Altpapier weggeworfen werden. Gerade Kanzleien müssen sich darauf verlassen können, dass ihre Partnerfirmen datenschutzkonform arbeiten und eine sichere Vernichtung von Dokumenten in Papierform garantieren.
Auch beim Recycling elektronischer Geräte wie ausrangierten Computern ist es kritisch, dass alle darauf gespeicherten Informationen sicher gelöscht werden, bevor die Geräte entsorgt oder recycelt werden. Digitalisierung macht es leichter, indem sie den Bedarf an physischen Ressourcen durch Konzepte wie digitale Archivsysteme sowie papierlose Büros erheblich reduziert.
Technologiegestützte Abfallbewirtschaftung
Dank des technologischen Fortschritts gibt es heute zahlreiche Werkzeuge, um das Abfallmanagement zu verbessern. Intelligente Abfallsysteme können Füllstände in Echtzeit überwachen, wodurch Entsorgungsprozesse effizienter gestaltet werden. Software- Lösungen ermöglichen zudem eine genauere Überwachung des Müllaufkommens – dies hilft bei der Verbesserung vorhandener Recyclingstrategien und fördert somit ein nachhaltigeres Wirtschaftssystem. Die Online-Plattform für Materialaustausch fördert zudem einen kollaborativen Ansatz zur Kreislaufwirtschaft.
Das Engagement und die Teilnahme aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist jedoch weiterhin ein wichtiger Aspekt für den Erfolg eines erfolgreichen Recyclingprogramms.
Partnerschaften mit zertifizierten Recycling-Unternehmen sind ebenfalls wichtig. Zertifikate wie das „Grüne Kanzlei“-Siegel stärken nicht nur das Vertrauen von Kunden sowie Geschäftspartnern in die Nachhaltigkeitsbemühungen einer Kanzlei, sondern helfen auch bei der Erreichung rechtlicher Sicherheit.
Sorgfältiger Umgang mit Ressourcen und Datenträgern bei DATEV
Bei DATEV hat sicheres Recycling und ressourcenschonender Umgang mit Daten einen sehr hohen Stellenwert. Für die Entsorgung von über 2.000 Tonnen Abfall aus 43 Abfallfraktionen pro Jahr gibt es ein DATEV-eigenes Entsorgungszentrum. Hier kümmern sich mehrere Mitarbeiter täglich um die Abwicklung und Trennung aller anfallenden Abfallfraktionen. Beispielsweise wird der Gewerbeabfall (Restmüll) aus den Büroräumen nochmals durch eine externe Sortieranlage gefahren, um den Recyclinganteil zu erhöhen: Das Altpapier wird zu Hygienepapier, das Altfett durch Aufbereitung beim Zentralentsorger zu neuem Fett aufbereitet und aus dem E-Schrott werden alle wichtigen Wertstoffe herausgezogen. Somit kann eine überdurchschnittliche Recyclingquote erreicht werden. Dies wurde durch das Umweltzertifikat 14001 bestätigt.
Vernichtung von Datenträgern in Papierform
Jedes Jahr werden bei DATEV mehrere Hundert Tonnen Papier vernichtet. Dabei liegt der Fokus darauf, dass diese Vernichtung gemäß den Anforderungen der DIN SPEC 66399/ISO 21964 erfolgt. Umgesetzt werden die Prozesse mit einer hauseigenen Schredderanlage für Papier und einer Schredderanlage für elektronische Datenträger. Somit wird sichergestellt, dass keine Daten im Originalformat das Haus verlassen. Durch ausgereifte Prozesse kann die ökologische Nachhaltigkeit unter Berücksichtigung höchster Datensicherheit garantiert werden.
Der Transport dieser sensiblen Materialien vom Entstehungsort bis zum hauseigenen Entsorgungszentrum erfolgt in zugriffssicheren Behältern, die jeglichen unbefugten Zugriff verhindern.
Vernichtung von elektronischen Datenträgern
DATEV erfüllt im Umgang mit elektronischen Datenträgern einen hohen Standard. Festplatten werden zugriffssicher im Entsorgungszentrum gelagert und sorgfältig gescannt, bevor sie durch eine kleinere Schredderanlage vernichtet werden. Die Leiterplatten sowie Akkus mobiler Geräte werden getrennt ausgebaut und für die Vernichtung vorbereitet. Regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter gewährleisten eine hohe Qualität, indem alle Recyclingprozesse jährlich auf neueste Technik und Verfahren angepasst sind.
Zusammenarbeit mit AfB – social & green IT
Bei DATEV werden Hardware-Geräte, die ihren End of Life (EOL) erreicht haben, aber noch voll funktionsfähig sind, nicht entsorgt. Die Genossenschaft spendet diese seit 2008 an ein Inklusionsunternehmen namens AfB (Arbeit für Menschen mit Behinderung) in Nürnberg. Diese gemeinnützige GmbH widmet sich inklusiv der Wiederaufbereitung und dem Weiterverkauf von IT-Geräten. Bevor die gespendeten Geräte bei AfB landen, werden alle Speichermedien wie Festplatten sicherheitsrelevant entfernt.
Die Kanzlei der Zukunft
Recycling ist für alle nicht nur eine gesetzliche Pflicht. Es geht dabei auch um soziale Verantwortung. Das spart nicht nur Kosten oder ist gut fürs Image, sondern sorgt auch für Rechtssicherheit. Dieses Engagement eröffnet zudem Chancen für Wachstum, Innovation und positiven Wandel.
