Studie: Smart Factory erfordert smarte Kollaboration

Die Digitalisierung der deutschen Industrielandschaft durch neue Technologien hat in den letzten Jahrzehnten unsere Arbeitswelt maßgeblich verändert, was Mitarbeiter auf jeder Organisations- und Produktionsebene betrifft: wie wir miteinander kommunizieren, arbeiten und uns austauschen, um eben die Basis für innovative Ideen legen zu können. Die nächste Generation von Kollaborationsplattformen ist bereits dabei, die Art und Weise zu verändern, wie Menschen miteinander kommunizieren und arbeiten. Die Slack-Studie ging der Frage nach, wie digital deutsche Industrieunternehmen wirklich sind und ob sich das auch in ihrer Kommunikations- und Arbeitskultur widerspiegelt.

Industrie 4.0 trifft auf über 30 Jahre alte Kommunikationstools

Die Studie „Smarte Kollaboration entlang der Wertschöpfungskette“ mit 490 Befragten aus deutschen Industrieunternehmen ist diesen Fragen auf den Grund gegangen. Primär wurden Wissensarbeiter aus dem Bereich Fertigung und Montage (60 %) sowie Zulieferer (16 %) erreicht. Andere Branchen wie Einkauf, Entwicklung, Rohstofflieferanten oder Logistik kamen ebenfalls vor.

Die Ergebnisse zeigen Folgendes auf: Zusammenarbeit und der kommunikative Austausch erfolgen heute in den meisten Unternehmen über E-Mail als Standard-Koordinationsstelle. Obwohl mehr als die Hälfte der Befragten (55 %) E-Mail nicht für die effektivste Lösung der Kollaboration halten, nutzen es 74 Prozent als primäres Tool der Zusammenarbeit.

Laufende Projekte, die so koordiniert werden, haben oftmals einen langen Verlauf. Enorme Informationsmengen werden transportiert, jedoch sind diese nur von einzelnen Personen einsehbar und liefern daher keinen Gesamtüberblick. Neue Mitarbeiter, die als Empfänger hinzugefügt werden, müssen sich erst einmal mühsam einlesen und scheitern nicht selten daran zu rekonstruieren, wer denn nun wem zuerst auf welche Nachricht geantwortet hat. Komplizierter wird es dann noch, wenn wichtige Dokumente, die essenziell für die weitere Zusammenarbeit sind, nicht mitgeschickt werden, weil dies häufig schlichtweg vergessen wird. Das sind nur einige Gründe, warum E-Mails an ihre Grenzen stoßen und bei der Zusammenarbeit in und über Unternehmen hinweg nur schlecht funktionieren.

Das bestätigt auch folgendes Studienergebnis: Demnach gibt fast die Hälfte der Befragten (45 %) an, dass sie regelmäßig wichtige Informationen nicht erhalten, weil jemand versäumt hat sie in „CC:“ zu setzen. Daneben werden Gründe angegeben wie, dass aufgrund der Unübersichtlichkeit langer E-Mail-Verläufe, die wichtigen Informationen nicht mehr zu finden sind (23 % der Befragten). Nicht zuletzt deshalb zweifelt mehr als die Hälfte der Befragten an der Eignung von E-Mail als effizientes und effektives Werkzeug zur Zusammenarbeit. 65 Prozent der Befragten verbringen täglich zwischen ein bis drei Stunden damit ihre E-Mails zu verwalten. Darunter fallen Aktivitäten wie das Suchen nach relevanten Informationen, das Rekonstruieren von Gesprächsverläufen, das Auswählen geeigneter Empfänger sowie das Sortieren von Nachrichten.

Diese Studienergebnisse weisen deutlichen Handlungsbedarf auf und unterstreichen die Notwendigkeit effizientere Tools der Zusammenarbeit zu finden.

Smarte Kollaboration: Transparenter Informationsfluss als Schlüssel zum Erfolg

In Zeiten des Fachkräftemangels können Unternehmen es sich längst nicht mehr leisten, die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter und Partner zu ignorieren. Umso schwerwiegender erscheint folgendes Studienergebnis: 59 Prozent der Befragten halten Transparenz und eine offene Gesprächskultur über Hierarchien und Abteilungen hinweg für die wichtigsten Aspekte, die mehr Zufriedenheit am Arbeitsplatz schaffen.

Dennoch sieht die Realität anders aus, denn jeder zweite Befragte gibt an, dass er von Kollegen im eigenen Büro bzw. Personen im selben Unternehmen eher via E-Mail kontaktiert wird, als persönlich angesprochen oder angerufen zu werden.

Daraus lässt sich ableiten, dass einerseits das Bedürfnis nach schriftlicher Kommunikation, die an manchen Stellen effizienter und einfacher gelingt, vorherrscht. Andererseits kollidiert diese Kultur der schriftlichen Kommunikation mit dem Bedürfnis nach Transparenz.

Die Zukunft von Industrie 4.0: Strategien für den digitalen Unternehmenserfolg

Während die smarte Kollaboration noch in den Kinderschuhen steckt und die vernetzte, digitale Zusammenarbeit noch in weiter Ferne liegt, so ist das Bewusstsein für die Notwendigkeiten dennoch vorhanden: 74 Prozent der Befragten glauben, dass digitale Technologien zur Zusammenarbeit in den nächsten zwei bis drei Jahren an Bedeutung gewinnen werden.

Als wichtigster Grund wurde hierbei die Notwendigkeit der engeren, funktionsübergreifenden Zusammenarbeit genannt, die entscheidend ist für die effizientere Kooperation und Abstimmung entlang der gesamten Wertschöpfungskette. Zudem wird dadurch die Teamleistung und somit auch die Performance des ganzen Unternehmens verbessert.

Im Zuge von Wachstum und Innovation von Unternehmen, sowie der Digitalisierung von Prozessen, entsteht die Notwendigkeit auch die Arbeitsumgebung entsprechend anzupassen. 41 Prozent geben an, dass ihr Unternehmen bereits in die Entwicklung innovativer Prozesse der Zusammenarbeit investiert.

Wissensarbeit und Digitalisierung: Herausforderungen für Industrie 4.0

Tools sollten die Antwort auf Anforderungen neuer Arbeitswelten sein – nicht neue Arbeitsweisen definieren. Die meisten Unternehmen haben damit begonnen, digitale Werkzeuge, einschließlich sozialer Technologien, einzuführen und ihr Unternehmen im Sinne der Digitalisierung zu transformieren. Aber ein Fehler, den viele machen, besteht darin, dass sie zuerst ein Tool auswählen und dann erwarten, dass der erwünschte Wandel folgen wird. Jede Verbesserung durch Tools muss damit beginnen, dass die Menschen zuerst ihre Arbeitsweise ändern und dabei das Tool verwenden, das am besten dazu passt. Letztlich ist die größte Herausforderung für smarte Technologie nicht das Tool selbst, sondern die entsprechende Anwendung durch Führungskräfte und Mitarbeiter.

31 Prozent sehen menschliche Aspekte als größte Hürde, wie beispielsweise mangelnde Offenheit der Mitarbeiter für innovative digitale Technologien sowie digitale Denkweisen, dicht gefolgt von organisatorischen Aspekten (29 %), wie dem Fehlen von digitalen Standards und Normen, dem Mangel einer gemeinsamen „digitalen Sprache“ oder Bedenken wegen des Verlustes der Kontrolle über das geistige Eigentum ihres Unternehmens.

Fazit

Anwendungen der Industrie 4.0 treiben die digitale Transformation im produzierenden Gewerbe voran. Anforderungen an kurze Umrüstzeiten, schnelle Produktzyklen und individuelle Produktkonfigurationen steigen und erfordern daher eine enge Verzahnung von Kundenwünschen, Produktion, Zuliefernetzwerken und internen Abteilungen. Mit Collaboration-Plattformen unterstützen Unternehmen den Aufbau einer fach- und ortsunabhängigen Zusammenarbeit.

Gerade in Unternehmen der produzierenden Industrie, die Teil einer weitreichenden Wertschöpfungskette sind, muss der enge Austausch mehr denn je digitaler und transparenter gestaltet sein. Denn aufgrund ineffizienter Kommunikation, wie z. B. Unterbrechung und Stagnation des Informationsflusses, geht enorm viel Zeit verloren. Mitarbeiter wenden ihre Arbeitszeit dafür auf, nach Informationen zu suchen, Ansprechpartner aufzufinden und auf Freigaben zu warten.

Aus den Studienergebnissen lassen sich folgende Handlungsoptionen für die produzierenden Industrien ableiten:

1. Prozessoptimierung entlang der Wertschöpfungskette

Durch die Konsolidierung verschiedener interner Systeme zu einer zentralen Kollaborations-Plattform sind Unternehmen in der Lage, den Zeitaufwand für unterschiedliche Anwendungen und Genehmigungen zu verringern. Interne E-Mails können reduziert werden, was zur Beschleunigung der Geschäftseffizienz beitragen kann. Die Optimierung von Prozessen entlang der gesamten Wertschöpfungskette wirkt sich damit auch auf alle Beteiligten und deren Arbeitsweisen aus: auf den Produktionsmitarbeiter, der sich mit den Fachabteilungen abstimmt, den Zulieferer, der das richtige Material in der benötigten Qualität und Menge bereitstellt, den Spediteur, der die Waren fristgerecht transportiert, und natürlich den Kunden, dessen individuelle Wünsche im gesamten Fertigungsprozess zu berücksichtigen sind.

2. Information und Wissen

Die umfassende und zugängliche Dokumentation von Informationen ist der erste wichtige Schritt für einen produktiven Umgang mit Wissen. Eine Vielzahl an technologischen Lösungen führt zu immer komplexeren und zunehmend von Daten getriebenen Prozessen. Diese Datenflut und der reiche Schatz an Informationen, der darin steckt, muss an einem zentralen Ort zusammengetragen werden. Nur wenn diese Informationen zu jeder Zeit und von jedem einsehbar sind, lässt sich daraus Wissen generieren, was den entscheidenden Wettbewerbsvorsprung bringt.

3. Mehr Zufriedenheit durch offene Kommunikation in Echtzeit

Die Zusammenarbeit in fach- und standortübergreifenden Teams erfordert einen verstärkten Informationsaustausch über Hierarchieebenen und Unternehmensgrenzen hinweg. Nur so lassen sich Produktionsprozesse bei optimalem Ressourceneinsatz in nahezu Echtzeit agil, flexibel und vor allem bedarfsgerecht anpassen, z. B. als Reaktion auf Lieferengpässe oder geänderte Kundenanforderungen. Gerade die Zusammenarbeit von einzelnen Unternehmen entlang der Wertschöpfungskette erfordert sehr viel an Koordination und Anpassung.

Autor: Bernhard Lück

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