Transformation - 26. Juni 2020

Zukunftsfähig durch digitale Prozesse

Die Digitalisierung verändert Prozesse, Abläufe und Gewohnheiten. Für Steuerberatungskanzleien bedeutet diese Entwicklung vor allem eine zunehmende Automatisierung von Routinetätigkeiten. Dadurch wird mehr Zeit für qualifizierte Beratung der Mandanten frei, aber auch für betriebswirtschaftliche Auswertungen und Planungen, um diese gemeinsam mit den Mandanten zu analysieren.

Steuerberater verfügen über einen Fundus an Erfahrungen und Kompetenzen. Kaum jemand hat vergleichbar tiefe Einblicke in die Geschäftszahlen vieler Unternehmen. Mit diesem Erfahrungsschatz können sich Steuerberater im digitalen Zeitalter mit DATEV als Partner positionieren.

DATEV hat schon vor längerer Zeit einen internen Prozess zur digitalen Transformation angestoßen. Das hat der ­Genossenschaft in der aktuellen Situation geholfen, flexibel zu agieren. Und eines ist deutlich: Die Digitalisierung in Unternehmen und bei Steuerberatungskanzleien erfährt durch die Krise einen Schub. Die Aufgabe der Genossenschaft ist es, den Berufsstand, die Mitglieder und Kunden so gut wie möglich zu unterstützen. Die Bandbreite an Produkten und Dienstleistungen, mit denen DATEV die Digitalisierung unterstützt, ist groß. Im Wesentlichen geht es darum, die Kanzleiprozesse und die Zusammenarbeit mit dem Mandanten zu digitalisieren, aber auch digitale Wege mit ­Dritten, wie Finanzbehörden, zu eröffnen. Gerade die Auswirkungen der Corona-Krise zeigen, dass diejenigen, die diese Prozesse schon etabliert haben, klar im Vorteil sind.

Digitalisierung der Kanzleiprozesse

In der Buchführung erzielt schon eine kleine Veränderung eine große Wirkung.

Die Buchführung ist ein Massengeschäft. Gerade hier erzielen schon kleine Veränderungen große Wirkungen. Auch bei der Einkommensteuer – Stichwort: vorausgefüllte Steuererklärung – oder im Jahresabschluss, in den Bilanzberichten oder in den betrieblichen Steuern können zeitraubende Routinetätigkeiten mithilfe von DATEV-Lösungen weitgehend automatisiert erledigt werden. Für die Dokumentenanlage bietet sich ein zentrales Dokumenten-Management-­System (DMS) für die internen Kanzleiprozesse an. Dank DATEV DMS und ­DATEV-SmartIT kann von jedem Ort über eine gesicherte Umgebung auf Daten zugegriffen werden. Für Anwender der digitalen Dokumentenablage und Kunden, die sich neu für den Einsatz eines DMS entscheiden, ein weiterer Schritt zur ­Digitalisierung von dokumentenbasierten Prozessab­läufen.

Digitale Zusammenarbeit mit Mandanten

Technische, aber auch gesetzliche Veränderungen, die in der Corona-Krise sehr kurzfristig erfolgten, erfordern eine stärkere und schnellere Digitalisierung der Geschäftsprozesse mit effizienten und flexiblen Prozessen. Im Fokus steht vor allem die Vernetzung von Unternehmen und Steuerberatern, Geschäftspartnern, Verwaltungen und ­Institutionen. DATEV hilft mit Software- und Cloud-Anwendungen, diese digitale Transformation konsequent zu fördern – auf der Basis einer sicheren Datenhaltung in der DATEV-Cloud. Alle Angebote zielen darauf ab, den ­Mitgliedern dabei zu helfen, ihre Mandanten, die überwiegend kleine und mittelständische Betriebe sind, zu unterstützen. Für die deutsche Wirtschaft ist das strategisch von hoher Bedeutung. Denn der Mittelstand ist eine ­tragende Säule und die Zukunftssicherung der sozialen Marktwirtschaft.

Digitale Belege für die Finanzbuchführung

Die Digitalisierung beginnt für Mandanten meist schon auf dem Weg zur Arbeit, sei es durch eine neue Tankfüllung für das Auto oder die Beschaffung von Büromaterialien fürs Homeoffice. Dabei fallen Belege an. Im Idealfall fotografiert der Mandant den Beleg ab und schickt ihn per Smartphone an DATEV Unternehmen online. Dort landet er in Belege online, wo buchungsrelevante Daten mittels OCR-Erkennung ausgelesen und manuell ergänzt werden können. Der Beleg wird digital über die DATEV-Cloud dem Steuerberater zur Verfügung gestellt. So kann der Kanzleimitarbeiter die Daten direkt am Belegbild buchen. DATEV Unternehmen online ist eine Anwendung für vernetztes Arbeiten zwischen steuerlichem Berater und Unternehmen. Sie ermöglicht einen durchgängig digitalen Prozess bei der Finanzbuchführung und der Lohnabrechnung. Wenn alle Informationen digital vorliegen, beispielsweise Belegdaten, Kassendaten oder Stamm- und Bewegungsdaten, funktioniert der Datenaustausch und es entsteht eine durchgängige Prozesskette. Das ist in der aktuellen Krisensituation wichtig. Bund und Länder haben unter anderem schnell Maßnahmen zum Kurzarbeitergeld beschlossen. Das muss zügig bei den betroffenen Unternehmen und Arbeitnehmern ankommen. Das heißt, die neuen Regeln müssen ebenso schnell in die Lohnprogramme integriert werden. Ohne eine solche Software und die digitalen Prozesse wäre die Abrechnung für die meisten unmöglich, da dabei viele rechtliche Details und Sonderfälle berücksichtigt werden müssen.

So etabliert sich ein einfacher, schneller und sicherer Austausch von Informationen und Daten. Buchführung und Lohnabrechnung können durchgängig digital erstellt und durchgeführt werden. Die Kanzlei hat dabei jederzeit Zugriff auf die Daten in der DATEV-Cloud. Routineaufgaben in den Arbeitsabläufen werden automatisiert. Die Kanzleiprozesse bilden die Basis für weitere Automatisierungen. Mandanten können ihr Unternehmen auf einer aktuellen und transparenten Zahlenbasis führen, da Daten und Auswertungen jederzeit und überall online zur Verfügung ­stehen. Dass die digitale Transformation Fahrt aufnimmt, zeigen die mehr als 219.000 Anwender von DATEV Unternehmen online, 32 Millionen digital eingereichte Belege pro Monat und über 1,19 Milliarden digital gespeicherter Belege im Januar 2020.

Portal für alle Online-Anwendungen

Ein neues zentrales Lösungsportal für Kanzleien und ihre Mandanten heißt MyDATEV. Hier werden künftig alle ­DATEV-Online-Anwendungen gebündelt. Ziel ist es, durchgängige Kanzleiprozesse online abzubilden und so die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant zu ­verbessern. Mittlerweile sind Meine Steuern für Mandanten zur digitalen Bereitstellung ihrer Belege rund um die Einkommensteuererklärung integriert sowie SmartExperts für Berater zur Verwaltung und Präsentation des eigenen Kanzleiprofils, um Kontakt zu noch nicht beratenen potenziellen Mandanten herzustellen.

Software und IT aus der DATEV-Cloud

Bei allen negativen Folgen von Corona ist deutlich geworden, dass alle Lösungen und Möglichkeiten rund um die Digitalisierung an Bedeutung gewinnen. Mit IT-Outsourcing lässt sich DATEV-Software einfach aus der DATEV-Cloud nutzen. Die Vorteile liegen auf der Hand: IT und Software sind immer aktuell. Die Installation von Software oder Updates erübrigt sich, denn das erledigen die IT-Experten bei DATEV. Die Daten liegen im zertifizierten Rechenzentrum der Genossenschaft, damit sind Datenschutz und Datensicherheit gewährleistet. Anwender können ohne Umstände einfach mobil arbeiten – von unterwegs oder im Homeoffice. DATEV-SmartIT ist die intelligente Basislösung für kleinere Kanzleien und Unternehmen mit maximal acht gleichzeitigen Nutzern und ein standardisiertes Leistungsangebot. DATEVasp hingegen ist eine leistungsstarke ­Lösung für Kanzleien und Unternehmen, die ein individuelles Angebot benötigen. Die modulare Lösung ist geeignet für mehrere Standorte und Bürogemeinschaften, da sie eine Eins-zu-eins-Abbildung der bisherigen eigenen Infrastruktur ermöglicht. PARTNERasp ist die individuelle Hosting-Lösung von zertifizierten DATEV-System-Partnern.

Neue digitale Produkte und Services

Auch digitale Wege mit Dritten lassen sich mit den DATEV-Lösungen gehen. So unterstützt die Genossenschaft als ­einer der ersten IT-Dienstleister Kanzleien und deren Mandanten mit dem Digitalen Finanzbericht (DiFin) in dem bundesweit standardisierten Übermittlungsverfahren für Bilanzen und Einnahmeüberschussrechnungen an Banken und Sparkassen. Über das DATEV-Rechenzentrum wurden bis Ende 2019 über 31.000 Abschlussdatensätze im DiFin-Format an deutsche Banken und Sparkassen übermittelt. Rund 6.400 Kanzleien nutzen den neuen bundeseinheitlichen Standard für die elektronische Übermittlung der Jahresabschlüsse und Einnahmeüberschussrechnungen ihrer Unternehmensmandanten an Kreditinstitute.

Ein weiteres Beispiel sind die Accounting-Vorsysteme. Durch die Schaffung von digitalen Schnittstellen, etwa aus DATEV Kassenarchiv online, lassen sich die Systeme von Kassenherstellern mit dem DATEV-Rechenzentrum vernetzen. Die Anbindung an Kassenbuch online ermöglicht einen vollständigen digitalen Prozess für die Übermittlung und Weiterverarbeitung der Daten aus den Kassensystemen in die Finanzbuchführung. Steuerberater sind für die meisten deutschen Unternehmen, vor allem im Mittelstand, zentrale Dienstleister und Ansprechpartner. Dies betrifft unter anderem die Finanzbuchführung, deren Daten die Basis für unternehmerische Entscheidungen sind, die Liquiditätsberatung oder den Zahlungsverkehr. Sie leisten damit einen entscheidenden Beitrag für den unternehmerischen Erfolg und damit auch für eine funktionierende Volkswirtschaft. Dies gilt in Krisenzeiten umso mehr.

Fazit

Mit den Lösungen für eine Cloud-basierte Zusammenarbeit und der Vernetzung von Prozessen wurden die Voraus­setzungen für ein digitales Arbeiten geschaffen. Dieses ­Potenzial wird sich durch die Automatisierung von Routinetätigkeiten mit künstlicher Intelligenz und Big-Data-­Lösungen erweitern. Das stellt auch Steuerberatungs­kanzleien vor neue Herausforderungen. DATEV unterstützt auch ­weiterhin dabei, diese erfolgreich zu meistern. Die ­Digitalisierung in Unternehmen und bei Steuerberatungskanzleien ist nicht nur durch die Krise unumgänglich. Doch sie kommt Kanzleien und Unternehmen auch in Nichtkrisenzeiten ­zugute. 

Mehr dazu

Wie unterstützen wir unsere Mitglieder bei der Digitalisierung?

DATEV hat Maßnahmen ergriffen, um ihren Mitgliedern und deren mittelständischen Mandanten den Umstieg auf neue digitale Prozesse zu erleichtern. So fördert DATEV die digitale Entwicklung durch Labels wie Digitale DATEV-Kanzlei, mit denen sich Kanzleien präsentieren können. Mit dem Digitalisierungs-Cockpit können Steuerberater kostenfrei ermitteln, wie gut ihre Kanzlei im Vergleich zur Branche aufgestellt ist.

Steuerberater, die erstmalig eine Kanzlei gründen, können direkt im ersten Jahr mit dem neuen DATEV Digital-Paket für Kanzleigründer durchstarten. Das Angebot enthält alle ­DATEV-Komponenten zum digitalen Arbeiten in der Cloud.

Interessierten steht ein umfangreiches Beratungs- und Schulungsangebot zur Verfügung.

Ein weiterer Tipp: das Fachbuch „Go digital: Neues Denken in der Kanzleiführung“ (Art.-Nr. 35421)

Zu den Autoren

Martina Mendel-Artelt

Redaktion DATEV magazin

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Birgit Schnee

Redaktion DATEV magazin

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Dietmar Zeilinger

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