Die Umsetzung digitaler Prozesse steht bei den meisten Kanzleien ganz oben auf der Agenda. Doch wie kann man digital ganz vorne mitspielen und gleichzeitig etwas zum Umweltschutz beitragen? Bei der Kanzlei Mönius und Partner steht nachhaltige Entwicklung im Fokus. Dafür haben sie sogar einen Umweltpreis verliehen bekommen.
Auch Unternehmen und Kanzleien tragen Verantwortung für Umwelt, Finanzen und Soziales. Es geht darum, für eine ökologisch verträgliche, sozial gerechte und wirtschaftlich leistungsfähige Gesellschaft zu sorgen. Digitale Lösungen sind Treiber für Nachhaltigkeit, denn sie vermeiden oder reduzieren die Nutzung von umweltbelastenden Ressourcen und führen zu einer neuen Cloud-basierten Produktgeneration wie DATEV-SmartIT, die Limitierungen wie Speicherkapazitäten oder auch Papier aufhebt. Dieser Meinung ist auch Rechtsanwalt Thomas Mönius. Bereits früh hat er deshalb angefangen, die Prozesse seiner Kanzlei zu digitalisieren und gleichzeitig nachhaltig sowie umweltbewusst umzugestalten. Mit der nachhaltig digitalen Umstrukturierung seiner Anwaltskanzlei startete Thomas Mönius 2007, nachdem er an einer Veranstaltung des Landratsamts Forchheim zur umweltorientierten Betriebsführung teilgenommen hatte. Auch wenn Thomas Mönius schon zuvor von Nachhaltigkeitsmaßnahmen überzeugt war, war die Veranstaltung die Initialzündung, Nachhaltigkeitsziele in die Kanzleistrategie zu integrieren. Denn ökologische Aspekte haben in der Kanzleiführung auch eine wirtschaftliche Bedeutung. Nach einer Analyse, welche Auswirkungen die tägliche Kanzleiarbeit auf die Umwelt hat, überraschte das Ergebnis immens: Etwa 120.000 Blatt Kopierpapier fielen jährlich an – exponentiell steigend.
Die Rechtsanwälte der Kanzlei Mönius und Partner sind Experten der Wirtschafts- und Steuerstrafverteidigung. Umfangreiche Ermittlungsakten sind hier eher die Regel als die Ausnahme. Im Vorfeld eines großen Wirtschaftsverfahrens mit etwa 27.000 Seiten starken Ermittlungsakten war für Thomas Mönius der Punkt erreicht: Er musste etwas ändern. Zudem war er es leid, ständig Aktenberge ins Gericht zu schleppen.
Durch die verbesserten technischen Voraussetzungen und leistungsfähigeren Notebooks fiel die Entscheidung für durchgängig digitalisierte Prozesse leicht. Die konsequente Analyse der Kosten und entsprechende Anpassungen zeigten schnell den ersten Erfolg: Die Kanzlei konnte die Sachkosten um elf Prozent senken. Zusätzlich folgte die Zertifizierung durch den Qualitätsverbund umweltbewusste Betriebe – als erste Kanzlei bundesweit damals. Neben den Kosteneinsparungen im Papiereinkauf reduzierte sich auch der Verwaltungs- und Entsorgungsaufwand.
In einem weiteren Schritt vereinbarte die Rechtsanwaltskanzlei bei einem großen Wirtschaftsstrafverfahren mit der Staatsanwaltschaft eine digitale Lösung: Die Akte wurde gescannt und mit Zustimmung der Ermittlungsbehörden elektronisch weitergegeben. Statt 30.000 Blatt Papier kamen nun zwei verschlüsselte USB-Sticks zum Einsatz. Die Akten sind nun vollkommen digitalisiert und können ganz einfach gleichzeitig mit Sprach- sowie Texterkennung durchsucht werden.
Diesen persönlichen Einsatz von Thomas Mönius und seiner Kanzlei im Sinne des umweltbewussten Handelns zeichnete das Landratsamt Forchheim schließlich mit dem Umweltpreis aus. Die positiven Auswirkungen auf die Arbeit, Kosten und nicht zuletzt die Umwelt sind spürbar. Für dieses Engagement hat das Landratsamt Forchheim der Kanzlei Mönius und Partner 2021 den Umweltpreis im Rahmen der Europäischen Woche der Abfallvermeidung verliehen.
Digitale Akte dank DATEV-Cloud
Von der Pike auf arbeitete Thomas Mönius mit DATEV-Lösungen. Als er später seine Kanzlei gründete, war ihm klar, dass er eine Kanzleiverwaltungssoftware für Rechtsanwälte und interdisziplinäre Kanzleien einsetzen wollte, und er entschied sich für DATEV für Anwaltskanzleien.
Eine Zeit lang wurden kanzleiintern die Akten parallel in Papierform und elektronisch geführt. Zunächst wollte Thomas Mönius selbst in entsprechende Hardware und begleitende Software investieren. Das wäre allerdings mit hohen Kosten verbunden gewesen. Nach einem Gespräch mit seiner DATEV-Kundenbetreuerin entschied er sich für das Cloud- Angebot DATEV-SmartIT. Ihn überzeugte der Vorteil, künftig per VPN-Tunnel von jedem beliebigen Ort aus arbeiten zu können. So erfolgte der Umstieg auf eine komplett digitale Akte dann von einer lokalen Kanzleisoftware zu der Cloud- Lösung DATEV Anwalt classic mit DATEV-SmartIT.
Für Thomas Mönius ist Unabhängigkeit wichtig, sodass er von überall arbeiten kann. Das hilft ihm dabei, neue Blickwinkel einzunehmen, um kreative Lösungen für seine Mandantinnen und Mandanten zu finden: „Ich kann mich in die freie Natur setzen und mich von der Umgebung inspirieren lassen – Notebook an, Hotspot und ich bin direkt mit meinem Stick wieder bei meinen Akten.“ Abhängig ist er damit nur noch von der Netzabdeckung in Deutschland.
Der Umzug der Kanzleisoftware DATEV Anwalt classic in die Cloud verlief völlig störungsfrei. „Mit meiner DATEV-Kundenbetreuerin und meinem DATEV-Berater habe ich mich wirklich sehr sicher und wohl gefühlt – wie in Abrahams Schoß“, lacht Thomas Mönius. Deshalb hat er sich auch für eine vollumfängliche Betreuung entschieden. So konnte er sicher sein, dass sein DATEV-Berater auch zu Randzeiten für ihn da war, um die Kanzleiabläufe während des Wechsels in die Cloud so wenig wie möglich zu stören: „Also wirklich eine Rundumbetreuung, wie man sie sich nur wünscht. Und da muss man wirklich sagen: sagenhaft!“, lobt Thomas Mönius.
Auch während der Corona-Pandemie war und ist die Kanzlei für die digitalisierten Prozesse dankbar, denn die haben bei der Hardware und den Energiekosten für einige Einsparungen gesorgt. Da die Betreuung über das DATEV-Rechenzentrum läuft, können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kanzlei reibungslos ihrer Arbeit nachgehen. Alle wichtigen Updates werden automatisch eingespielt und so ist die Software immer auf dem neuesten Stand.
Elektronische Kommunikation
Zu Pandemiezeiten konnten alle Kanzleimitarbeiter problemlos von zu Hause arbeiten, wodurch der Arbeitsalltag nicht unterbrochen wurde. Mit DATEV Anwalt classic profitierten alle von den Vorzügen sämtlicher digitaler Kommunikationsprozesse sowohl innerhalb der Kanzlei als auch zu den Mandanten. „Ohne das Tool möchte ich gar nicht mehr arbeiten. Es ist unerlässlich und sollte im Grunde in jeder Kanzlei vorhanden sein“, sagt Rechtsanwalt Thomas Mönius. „Gerade in solch unsicheren Zeiten, wenn bei einer Quarantäne oder bei dem Ausfall von Mitarbeitern die administrative Arbeit und sämtliche Korrespondenzen weiterhin gewährleistet sein müssen, unterstützt das Tool.“
Da die Kommunikation fast ausschließlich elektronisch stattfindet, konnte die Frankiermaschine abgeschafft werden. Früher verschickte die Kanzlei täglich etwa 100 Aussendungen, heute sind es nur noch vier bis fünf Briefe. Das spart auch die Portokosten. „Also ein dringender Appell an alle, die sich mit elektronischer Kommunikation und Digitalisierung in der Anwaltskanzlei beschäftigen: Sie sollten unbedingt dieses Modul dazunehmen“, so der Kanzleiinhaber.
Thomas Mönius ist dankbar, dass er schon lange keine großen Aktenberge mehr ins Gericht tragen muss. Außerdem kann er seine Mandanten umgehend informieren: „Kürzlich habe ich abends eine Stellungnahme an die Steuerfahndung abgegeben und alles Wichtige dazu direkt nebenbei mit meiner Mandantin besprochen. Die E-Mail ging zusätzlich an die Mandantin, die leitenden Mitarbeiter und zur Akte. Das hat keine Sekunde länger gedauert und auch kein Papier verschlungen oder Mitarbeiter beschäftigt. Der ökologische Fußabdruck ist dadurch relativ klein, da keine Briefe mehr versendet werden. Das ist schon sehr effizient.“
Die gewonnene Zeit spielt für den Rechtsanwalt eine große Rolle. Davon haben auch seine Mitarbeiter etwas. So kann Thomas Mönius bis spät nachts arbeiten und seine Mitarbeiter führen alle organisatorischen Tätigkeiten bequem am nächsten Morgen über den DATEV Arbeitsplatz durch.
Papier loslassen
Die größte Hürde des Digitalisierungsprozesses seiner Kanzlei sieht Thomas Mönius bei sich selbst: „Der Verzicht auf Papier war für mich der entscheidende Punkt, denn die digitale Form ist dem Papier überlegen.“ Dennoch vermisst der Anwalt etwas: „Ich habe nicht mehr das tiefe, befriedigende Gefühl, am Ende des Arbeitstages einen Stapel Akten herauszutragen, sondern ich habe allenfalls eine etwas kürzere Liste.“ Die intrinsische Motivation zum Abhaken erledigter To-dos spielt hierbei eine große Rolle.
Das gute Gewissen, etwas für die Umwelt getan und dabei Kosten eingespart zu haben, überzeugte Thomas Mönius. Eine zusätzliche Motivation ist der leere Schreibtisch, der früher unter Aktenstapeln begraben lag.
Fazit
Um die eigene Kanzlei erfolgreich zu digitalisieren, geht es nicht darum, Hürden zu überwinden, sondern Fortschritt zu schaffen. Die Digitalisierung ist spätestens auch mit dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach der Bundesrechtsanwaltskammer in Recht und Justiz angekommen. Das Beispiel der Kanzlei Mönius zeigt, dass nicht von heute auf morgen alle Prozesse umstrukturiert und verändert werden müssen. Der Prozess kann durchaus langwierig sein und steht durch immer neue Entwicklungen auch nie still.
MEHR DAZU
finden Sie unter www.datev.de/beratung-anwalt-digital
Dialogseminar online „Die nachhaltige Steuerberatungskanzlei – ökologisch, ökonomisch und sozial“, www.datev.de/shop/78478
Ganztagsberatung vor Ort „DATEV DMS – Einstiegsberatung“, www.datev.de/dms-einstieg
Ein wesentlicher Faktor für die Digitalisierung in der Kanzlei ist der Anteil digital eingehender Dokumente und Belege. Seit Beginn der Erhebung Digitalisierungsindex entwickelt sich der Papieranteil stetig zurück. Allerdings hat Corona hier eher verlangsamt. Den meisten Zuwachs verzeichnen gescannte Belege, gefolgt von direkt digitalen Schnittstellen. www.datev.de/digitalisierungsindex
