Seit mehreren Jahren ist die E-Rechnung gegenüber der öffentlichen Verwaltung Pflicht. Neue Vorgaben im B2B-Bereich könnten dafür sorgen, dass die Etablierung digitaler Prozesse in Unternehmen einen neuen Schub erhält.
Es gibt sie tatsächlich noch. Zahlen und Daten, Beträge, Bankverbindung und Zahlungsziel, ausgedruckt auf Papier, verschickt per Post. Allerdings schrumpft der Anteil der analogen Rechnungen: Laut einer aktuellen Studie des Bitkom-Verbands erstellt inzwischen weniger als ein Zehntel der Unternehmen ihre Rechnungen ausschließlich in Papierform. Wenngleich die meisten der digitalen Rechnungen noch nicht auf strukturierten Formaten beruhen, auch die Zahl der strukturierten E-Rechnungsformate wie EDI, ZUGFeRD oder XRechnung, die Effizienzpotenziale für die Unternehmen bergen, wächst.
Nachholbedarf bei digitalen Prozessen
Zwar nutzen die betroffenen Unternehmen gern den Service der Verwaltung, die Rechnungen in die korrekten Formate zu bringen. Unternehmen, die mit der öffentlichen Hand Geschäfte machen, mussten sich bereits vor drei Jahren mit der Umstellung auseinandersetzen. Denn für diese Betriebe gilt bekanntermaßen, dass sie verpflichtend E-Rechnungsformate in der Abrechnung ihrer Lieferungen und Leistungen verwenden müssen. Noch ist die große Digitalisierungswelle aber ausgeblieben. Wenn man das Gesamtvolumen aller Rechnungen hierzulande betrachtet, machen die E-Rechnungen an die öffentliche Verwaltung nur 1 Prozent aus. Daher verwundert es nicht, wenn gerade bei kleinen Unternehmen enormer Nachholbedarf bei der Nutzung elektronischer Rechnungen besteht.
Dabei bringt die Digitalisierung aller Schritte vom Angebot bis zur Rechnung enorme Arbeitserleichterungen mit sich. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels können hier Routinearbeiten automatisiert und beschleunigt werden – und es bleibt mehr Zeit für die Aufgaben, weswegen sich die Kundinnen und Kunden für das jeweilige Unternehmen entscheiden. Digitale Lösungen verschaffen Freiräume und setzen Potenzial frei.
E-Rechnung im B2B-Bereich kommt
Zudem wird die Einführung der verpflichtenden Business-to-Business(B2B)-E-Rechnung in Deutschland und auf europäischer Ebene für einen weiteren Schub bei der Digitalisierung von wirtschaftlichen Prozessen sorgen. Auf nationaler Ebene plant das Bundesfinanzministerium aktuell, entsprechende Regelungen zum 1. Januar 2025 umzusetzen. Hintergrund ist, dass sich die Ampelkoalition bereits im Koalitionsvertrag vorgenommen hat, ein nationales Umsatzsteuermeldesystem zu etablieren. Dies sieht E-Rechnungen im gesamten B2B-Bereich verpflichtend vor. Zugleich sollen die Finanzämter mit jeder Rechnung einen Transaktionsbeleg erhalten. Mit diesen neuen Vorgaben soll Umsatzsteuerbetrug eingedämmt werden.
Diese Veränderung ist nicht nur eine Herausforderung, sie birgt auch großes Effizienzpotenzial. Das Thema beschäftigt deshalb den Mittelstand und damit auch uns als Berufsstand. Hier sind wir als Berufsstand gefragt, die Mandanten gut zu beraten und Prozesse zu optimieren. So kann beispielsweise ein speziell geschulter Kanzleimitarbeiter das Implementieren digitaler Prozesse vor Ort im Unternehmen begleiten. Aus unserer Sicht spielt vor allem die technische sowie rechtliche Standardisierung des Formats für E-Rechnungen eine zentrale Rolle.
Digitalisierung auf vorhandene Prozesse aufbauen
Dass eine Standardisierung der E-Rechnung notwendig ist, darüber besteht EU-weit Einigkeit. Nur so kann sich der mit der E-Rechnung einhergehende Digitalisierungs-Boost voll entfalten. Damit wir in den Kanzleien und natürlich auch die Mandanten in den Betrieben nicht mit zusätzlicher Komplexität zu kämpfen haben, ist es in diesem Zusammenhang wichtig, auf bestehende Lösungen aufzubauen. Auf diese Weise können bislang getätigte Investitionen und die bisher gewonnenen Erfahrungen erfolgreich genutzt werden.
Unsere rechnungsschreibenden Programme sind bereits heute darauf ausgerichtet, elektronische Rechnungen einfach zu erzeugen und zu versenden. Die Lösung DATEV SmartTransfer unterstützt darüber hinaus den digitalen Austausch von Rechnungen und anderen Geschäftsdokumenten in unterschiedlichen Formaten und ins europäische Ausland. Seien Sie also versichert, dass wir Sie als Berater Ihrer mittelständischen Mandanten auch bei den zukünftigen rechtlichen Anpassungen beim Thema E-Rechnung in jeder Hinsicht unterstützen werden. Damit Rechnungen auf Papier in Ihrer Kanzlei tatsächlich Seltenheitswert erlangen.
