Sehr wichtig. Punkt.

PST Plöger Skrzeba Trinn StBG PartG und Grauthoff PartG sparen Zeit bei Buchungen, bei der Einkommen­steuererklärung oder der Lohnabrechnung. Und beide er­hielten schon zum wiederholten Male das begehrte Label Digitale DATEV-Kanzlei.

Digitalisierung konkret

Mit Digitalisierung wird oft ein technischer Fortschritt um­schrieben, mit dem es Schritt zu halten gilt. Manchmal markiert die Digitalisierung einen alles umfassenden Wan­del ganzer Wirtschaftszweige, in denen sie völlig neue Ge­schäftsmodelle entstehen lässt. Man kann sich ihr nicht verschließen, will man auch in Zukunft erfolgreich wirt­schaften. Das gilt auch für DATEV und die Mitglieder. Doch wie spiegelt sich diese Transformation vom analogen zum digitalen Arbeiten im Alltag von Steuer­beratungskanzleien wider? Zu welchen konkreten Veränderungen haben die letz­ten Jahre geführt? Dem Steuerberater Dirk Trinn von der PST Plöger Skrzeba Trinn StBG PartG in Paderborn fällt hier­zu sofort ein Beispiel ein: „Wir haben ein Start-up in der Mandantschaft, einen sehr großen Online-Händler, der sich brillant entwickelt hat. Die vielen Tau­send Buchungen im Monat waren manu­ell überhaupt nicht mehr zu bewerkstelli­gen. In Zusammenarbeit mit DATEV ge­lang es, das ganze Thema über eine separat programmierte Schnittstelle zu lösen. Heute läuft die Buchführung wie am Schnürchen – komplett digital.“

Dieses Beispiel dürfte vielen Beraterinnen und Beratern bekannt vorkommen, die versuchen, die Buchführung mit ihren Mandanten zu digitalisieren. Um dies erfolgreich um­zusetzen, müssen allerdings auch die Unternehmen mit­spielen und ihrerseits willens und fähig sein, digitale Ar­beitsabläufe in ihren Alltag zu etablieren. Wenn es klappt, winkt der Kanzlei zudem bereits das Label Digitale DATEV-Kanzlei. Diese Auszeichnung erhalten die Mitglieder der Genossenschaft dann, wenn sie bestimmte Parameter in den Bereichen Rechnungswesen, Steuern und Personal­wirtschaft erfüllen. Gemessen und bewertet werden diese Parameter über das Tool DATEV Digitalisierungs-Cockpit. Die DATEV-Ansprechpartner der Kanzleien organisieren die Vergabe und unterstützen dabei, die digitalen Prozesse so zu optimieren, dass die geforderten Parameter erfüllt werden können.

Auch die Steuerberaterin Kathrin Grauthoff, die zusammen mit ihrem Bruder eine Kanzlei in Hövelhof bei Paderborn führt, hat sofort ein Beispiel für ein digitales Highlight im Steuerberatungsalltag zur Hand: „Ich habe vor zwei Wo­chen das erste Mal eine komplett digitale Einkommensteuererklärung gemacht. Nicht mit E-Mail verschicken, sondern mit Freizeichnung online und digitalen Belegen. Also das gesamte Produkt Einkommensteuer von Anfang bis Ende digital abgewickelt.“ Früher – zu analogen Zeiten – wäre ir­gendwann für die Freigabe der Mandant in die Kanzlei ge­kommen, der Sachbearbeiter hätte noch mal im Steuerpro­gramm aktiv werden müssen, um die Erklärung abzuschlie­ßen. Bei zehn Erklärungen am Tag seien die zuständigen Sachbearbeiter gut beschäftigt gewesen, nur den Vorgang abzuschließen. Im neuen Prozess kann diesen letzten Schritt auch das Sekretariat erledigen und die elektronisch freigezeichneten Erklärungen auf Knopfdruck versenden. „Ich saß davor wie ein kleines Kind und war wirklich be­geistert. Das ist ja genial“, so Grauthoff. In diesem konkre­ten Beispiel sei ihr die Zeitersparnis förmlich ins Auge ge­sprungen, die mithilfe digitaler Prozesse erzielt werden könne. Anderswo sei das oft nicht so leicht zu ermessen, auch weil es Zeit brauche, bis sich die digitale Zusammen­arbeit mit den Mandanten eingespielt habe.

Unterstützung durch DATEV

Eine zentrale Rolle für die Kanzleien spielen die für sie verantwortlichen Mit­arbeiter der Genossenschaft, die das La­bel vergeben. Sie schlagen Coachings vor, um den Digitalisierungsgrad einer Kanzlei so weit voranzutreiben, dass sich eine Kanzlei digi­tal im Sinne der von der Genossenschaft definierten Para­meter nennen darf. Sie vereinbaren auch mit den Kanzleien die Modalitäten zur Nutzung des DATEV Digitalisierungs-Cockpits, in dem die Parameter dokumentiert sind. Ein Tool, das auch die Kanzleien selbst im Blick haben können. Haben sie das auch? „Wir machen das viermal im Jahr und unsere Ansprechpartnerin bei DATEV tut das ebenfalls vier­mal im Jahr. Wir sind also im Austausch, sie spricht uns an, erinnert vielleicht noch mal“, erklärt Dirk Trinn. So behal­ten die Kanzleien auch dann einen Überblick über ihren Di­gitalisierungsgrad, wenn sie das Label bereits in Händen halten. „Ich sehe da schon nach. Vor allem aus Neugier, ob man das Label jetzt bekommt oder nicht. Für 2022 haben wir es bereits und dann lässt das Interesse schon etwas nach“, räumt Kathrin Grauthoff ein, „aber das Cockpit ist natürlich ein super Werkzeug, um seine Ergebnisse zu messen.“

Daneben bietet DATEV auch ein umfangreiches Schulungs- und Weiterbildungsangebot auf dem Weg in die digitale Zukunft. Die in diesen Angeboten entwickelten Maßnah­men wirken sich meist auch direkt auf die Kennzahlen im Digitalisierungs-Cockpit aus. Im Rechnungswesen ist oft die Kennzahl „Anteil Mandanten mit digitalen Belegen“ ein Problem. Hier empfiehlt DATEV häufig eine Individu­alberatung in der Kanzlei oder eines der gern genutz­ten Lernvideos zu DATEV Unternehmen online. Wo­bei pauschale Empfehlungen in diesem Zusammen­hang schwierig sind, denn „den einen Weg, der für alle Kanzleien gilt, gibt es nicht“, meint Petra Timma- Pyttlik, die als kundenverantwortliche DATEV-Mitar­beiterin Kanzleien vor Ort berät. „Die Tipps, die Emp­fehlungen oder die Coachings, die ich empfehle, sind immer individuell auf die jeweilige Kanzlei zugeschnit­ten und mit dieser abgestimmt.“

Der Steuerberater Michael Skrzeba von der PST Plöger Skrzeba Trinn StBG PartG nahm so ein individuelles Schu­lungsangebot in den Räumen der Kanzlei wahr. „Wir hatten eine Veranstaltung mit einer DATEV-Mitarbeiterin, die die Analyse gefahren hat. Wir haben das im Anschluss aufgear­beitet. Dazu muss man sagen, dass wir längst noch nicht damit abgeschlossen haben, die Erkenntnisse aus dem EQ-Check umzusetzen.“

Manchmal nervt die Digitalisierung auch. In den Augen von Petra Timma-Pyttlik ist das ganz normal: „Alle Beteilig­ten müssen sich auf einen neuen digitalen Prozess verstän­digen und gewohnte Arbeitsabläufe umstellen.“

Die Außenwirkung des Labels Digitale DATEV-Kanzlei

Bis Mitte Juni erhielten 1.318 Kanzleien das Label Digitale DATEV-Kanzlei 2022. Im Jahr zuvor waren es 1.679. Die Anforderungen an das Label werden jährlich angepasst. Die Kanzleien müssen sich hierfür erneut qualifizieren. Doch wie wichtig ist es, diese Auszeichnung auch im Fol­gejahr zu erhalten? Dirk Trinn hat eine klare Antwort: „Sehr wichtig. Punkt.“ Das Label sei die Bestätigung dafür, was sie ohnehin sind: eine digital arbeitende Kanzlei. Mit dem Label lässt sich dieser Umstand in der Außendarstel­lung gut dokumentieren und hilft auch dabei, junge und motivierte Fachkräfte für die Kanzlei zu interessieren. Ein Punkt, der auch in der Kanzlei von Kathrin Grauthoff eine große Rolle spielt: „Ich glaube, dass das Label vor allem in Bezug auf die Mitarbeitergewinnung wichtig ist. Ich denke, gerade jungen Fachkräften, die wechselwillig sind, ist es wichtig, irgendwo hinzukommen, wo es digital zugeht.“ Auf der einen Seite zeigt es potenziellen Mandanten eine moderne, gut aufgestellte Kanzlei. Auf der anderen Seite macht es die Kanzlei attraktiv für Fachkräfte und wirkt mo­tivierend für das Kanzleipersonal, die sich in ihren Anstren­gungen belohnt sehen. Der lange Atem jedenfalls zahlt sich in der Digitalisierung immer aus, schließlich wird es auch 2023 wieder ein neues Label geben.

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Dietmar Zeilinger

Redaktion DATEV magazin

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