Human Resources mit DATEV

Die Corona-Pandemie hat vieles auf den Kopf gestellt und sie hat vor allem ein digitales Umdenken beschleunigt. Homeoffice, mobiles Arbeiten, Videokonferenzen, das war vor Corona zwar machbar, aber nicht alltäglich. Steuerberatungskanzleien mussten sich neu organisieren, aber auch seitens der Unternehmen musste von heute auf morgen auf mobiles Arbeiten und eine hybride Arbeitswelt umgestellt werden. Eine große Herausforderung für Kanzlei und Lohnsachbearbeitung war es, die Mandanten bei den zahlreichen Corona-bedingten Neuerungen, zum Beispiel zum Kurzarbeitergeld oder zu den Soforthilfen, zu unterstützen. Viele Unternehmen hätten dies ohne die Unterstützung ihres Steuerberaters nicht bewältigen können. Die Mandanten, die die Krise vermeintlich unbeschadet überstehen, werden den Kanzleien und deren Lohnsachbearbeitern deshalb höchste Kompetenz rund um Personalthemen bescheinigen und ihnen zukünftig noch mehr Vertrauen entgegenbringen. Mit diesem Vertrauensvorschuss kann sich der steuerliche Berater als Experte für Personal-Software beim Mandanten profilieren.

Denn dass die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung bei der Kanzlei in guten Händen ist, wissen die Mandanten. Dafür sprechen auch die monatlich 13,5 Millionen Entgeltabrechnungen für etwa zwei Millionen Unternehmen, die über die DATEV-Lohnprogramme abgewickelt werden.

Speziell beim Lohn ist es wichtig, dass der Mandant neben den laufenden Auswertungen auch solche Informationen bekommt, nach denen er nicht unbedingt gefragt hat. Wie ist beispielsweise der Altersdurchschnitt im Unternehmen? Diese Information ist für die strategische Planung des Unternehmens relevant. Momentan mag die Welt für das Unternehmen in Ordnung sein. Aber wenn der Unternehmer weiß, dass der Großteil seiner Mitarbeiter sich in einer rentennahen Altersklasse befindet, erkennt er schnell die sich damit ergebenden zukünftigen Herausforderungen und fokussiert sich eventuell stärker auf Ausbildungen oder ein attraktives Arbeitsumfeld für junge Menschen oder darauf, wie neues Fachpersonal gefunden und an das Unternehmen gebunden werden kann.

Das verdeutlicht, dass Personalthemen die Mandanten zukünftig viel stärker beschäftigen werden. Denn angesichts demografischer Veränderungen, dynamischer Arbeitsmärkte und geänderter Erwartungen bei Arbeitnehmern (Work-Life-Balance) und Unternehmen (Veränderungsbereitschaft, Flexibilität) hat der HR-Bereich verantwortungsvolle Aufgaben zu stemmen; das fängt beim Recruiting an und zieht sich durch alle Bereiche des Personalprozesses, also Mitarbeiterverwaltung, Mitarbeiterentwicklung und -bindung, Personalcontrolling sowie Offboarding.

Die Ergebnisse von HR-Umfragen bringen immer wieder ans Licht, dass der Mittelstand beim Einsatz von Personalplanungsinstrumenten noch einiges vor sich hat. So sollen sich derzeit weniger als die Hälfte der kleinen und mittleren Unternehmen mit strategischer Personalplanung befassen. Gleichwohl ist den Entscheidern durchaus bewusst, dass Personalfragen künftig zu den wichtigsten Problemen gehören werden. 38 Prozent der Befragten nannten spontan die Personalstrategie als größte Zukunftsherausforderung. Dabei sehen 47 Prozent den demografischen Wandel als wichtigsten Treiber für die zukünftige Personalarbeit. Wenn man allerdings berücksichtigt, dass in deutschen Unternehmen im Personalmanagement nur etwa ein Drittel der Prozesse automatisiert ist (so das Ergebnis der ServiceNow-Studie Today’s State of Work: At the Breaking Point), liegt noch einiges im Argen. Vor diesem Hintergrund sind Personalverantwortliche gefordert, strategisch notwendige Entscheidungen zu treffen – etwa wie sie den digitalen Wandel mit einer bedarfsgerechten Personal-Software im eigenen Unternehmen vorantreiben.

Denn im Alltag von Personalverantwortlichen dreht sich neben der Gehaltsabrechnung, die oft auch in der Steuerberatungskanzlei erledigt wird, viel um Verwaltung: Urlaubsplanung, Abwesenheiten, Gehaltsabrechnung. Es gibt also jede Menge administrative Tätigkeiten. Diese zu digitalisieren, ist ein Aspekt. Mit entsprechendem Software-Einsatz lässt sich die Effizienz steigern und viel Zeit einsparen. Beispielsweise wenn Papierberge schrumpfen, weil Urlaubsanträge und die Vorbereitung zur Lohnabrechnung in der Kanzlei per Klick erledigt werden. Nachweislich können bis zu 80 Prozent Verwaltungstätigkeiten reduziert werden. Wer dann noch Mitarbeiterdaten nutzt, um Stärken und Schwächen im Prozess oder Unternehmen zu identifizieren, ist schon einen Schritt weiter in Richtung strategischer Personalarbeit.

Neben Digitalisierung allgemein wird die Neuimplementierung von bedarfsgerechter Personal-Software im Mandantenunternehmen immer dringlicher. Der Steuerberater kann dem Unternehmen mit Rat und Tat zur Seite stehen. Sie können sich dabei auf die HR-Lösungen von DATEV und ihren Partnern stützen. Die Kooperation von DATEV und dem HR-Software-Entwickler Personio stellt einen neuen Ansatz im Wertschöpfungsprozess dar. Die mit leistungsfähigen Schnittstellen verbundenen DATEV-Eigen- und Software-Partnerlösungen unterstützen und vernetzen den gesamten Personalprozess. Sie ermöglichen so ein komplett digitales Arbeiten – auch im Zusammenspiel zwischen Kanzlei und Unternehmen. Vor- und nachgelagerte Systeme werden über Schnittstellen zu einem intelligenten Personalwesen verbunden, wobei die Einzelkomponenten miteinander kommunizieren. Sie greifen ineinander und das sorgt dafür, dass der Daten- und Dokumentenaustausch zur Lohnabrechnung mit der Kanzlei effizient abläuft. Dabei kann die Software stets modular an die individuellen Anforderungen des Unternehmens angepasst und bedarfsgerecht skaliert werden. Sie hält damit bei jeder Weiterentwicklung der Aufgaben Schritt – im Gegensatz zu Insellösungen, die jeweils nur bestimmte Tätigkeiten beheben, sich aber nicht verändern und weiterentwickeln lassen. Das spricht für diesen Best-of-breed-Ansatz, der die geeignetste Lösung für das jeweilige Unternehmen kombiniert.

Für Kanzleien, die ihr klassisches Geschäftsfeld Lohn- und Gehaltsabrechnung effizienter gestalten und profitabel weiterentwickeln wollen, ist das eine gute Gelegenheit, das Mandantenunternehmen dabei zu unterstützen. Somit kann auch für jede an der Digitalisierung interessierte Kanzlei die Zeit reif sein, die Lohn- und Gehaltsabrechnung in die Dienstleistungen rund um Lohn und Personal stärker einzubauen. Im nächsten Schritt kann die Kanzlei mit dem Mandanten den Bedarf anhand der Tätigkeitsfelder, wie in der Grafik im oberen Teil dieser Doppelseite dargestellt, checken und dann die für beide Seiten effiziente Lösung einführen.