FIBU-Automatisierung - 15. April 2019

Mehr Zeit für Mandanten

Routine­tätig­keiten bei der Buch­füh­rung werden künftig immer häufiger von Auto­matis­men und künst­licher Intelli­genz erledigt. Kanzleien gewinnen damit Frei­raum für indi­vi­duelle Beratung. Auch DATEV arbeitet an ent­sprechen­den Lösungen – und startet noch in diesem Jahr mit der ersten Stufe ihrer FIBU-Auto­ma­ti­sie­rung.

Das Finanzamt will sie haben, und zwar regelmäßig: die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Für die Sachbearbeiter in den Kanzleien bedeutet das regelmäßig Stress. Denn irgendetwas kommt immer dazwischen. Entweder hat der Mandant noch nicht alle Belege geliefert, jemand ist krank oder die Buchführung ist aus anderen Gründen nicht fertig geworden.
Eine Ursache dafür ist, dass die Buchführung oft noch mit Papierbelegen und viel manuellem Erfassungsaufwand erledigt wird. Abhilfe verspricht die DATEV FIBU-Automatisierung, die viele Buchungsvorfälle ohne manuelles Zutun verarbeiten kann. „Die Kanzleimitarbeiter haben dadurch mehr Zeit für knifflige Fragestellungen und für die Beratung der Mandanten“, sagt Dr. Thilo Edinger, der das Projekt FIBU-Automatisierung bei DATEV leitet. Die erste Stufe der FIBU-Automatisierung wird voraussichtlich noch 2019 freigegeben. Dr. Thilo Edinger merkt an: „Wir starten bewusst mit einer schlanken Lösung, die vorerst nur für einen Teil der Mandate geeignet sein wird.“ Diese Mandate kennzeichnet eine eher einfache Buchführung mit einem hohen Anteil an standardisierten Geschäftsvorfällen.
Auch wenn die erste Stufe noch nicht für alle Mandate geeignet sein wird: Vorbereiten sollten die Kanzleien sich schon heute, etwa indem sie ihren Rechnungseingang und -ausgang mit DATEV Unternehmen online digitalisieren, die Bankkontoumsätze über das elektronische Bankbuchen automatisiert verarbeiten lassen und nach Kontozwecken buchen.

Künstliche Intelligenz erledigt Routinearbeiten

Routinetätigkeiten bei der Buchführung zu automatisieren, diese Idee existiert schon länger. Eine seit vielen Jahren etablierte Möglichkeit ist das Buchen elektronischer Bankkontoumsätze. Dabei werden Kontoauszüge in elektronischer Form in das DATEV-System übernommen und automatisiert in Buchungsvorschläge umgewandelt. Die FIBU-Automatisierung geht gleich mehrere Schritte weiter. Sie kann nicht nur Bankkontoauszüge, sondern alle standardisierten Geschäftsvorfälle wie Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Zahlungen und Rechnungsausgleich automatisch buchen – und das ohne manuelles Zutun. Damit das funktioniert, müssen die Belege des Mandanten digital zur Verfügung stehen. Papierbelege können dazu entweder direkt beim Mandanten oder übergangsweise auch in der Kanzlei digitalisiert werden. Wichtig ist außerdem, dass der Mandant seinem Steuerberater Zugriff auf die Bankkontoinformationen des Unternehmens gewährt. Die digitalen Daten werden, wo notwendig, per OCR-Texterkennung extrahiert und an die FIBU-Automatisierung weitergegeben, die mittels künstlicher Intelligenz aus den Daten Buchungen erzeugt und direkt in der DATEV-Cloud verarbeitet. Die von DATEV verwendete künstliche Intelligenz arbeitet dabei nicht nur mit Mathematik und Algorithmen, sondern nutzt auch das bei DATEV und ihren Mitgliedern in hohem Maße vorhandene Buchführungswissen, die Rechenleistung des ­DATEV-Rechenzentrums und die dort vorhandene beträchtliche Datenbasis. „Das System wird mit möglichst vielen Daten gefüttert, erkennt Muster in den Daten und erstellt aus diesen Mustern Entscheidungsbäume. Aus diesen Entscheidungsbäumen baut es Modelle, die trainiert und dann angewendet werden. Der Beleg läuft durch diesen intelligenten dynamischen Entscheidungsbaum. Das Ergebnis ist ein korrekter Buchungssatz“, erklärt ­Dr. Thilo Edinger.

Arbeitswelt verändert sich

Die Zusammenarbeit mit den Mandanten kann noch besser als heute individuell gestaltet werden.

Das funktioniert im Testbetrieb bereits heute sehr gut – und es wird die Arbeit in den Kanzleien grundlegend verändern. Anstatt immer gleiche Sachverhalte zu buchen, kontrollieren Sachbearbeiter künftig das System und kümmern sich mit ihrer Fachexpertise um Spezialfälle. Entscheidend wird es deshalb sein, die Kanzleimitarbeiter einzubeziehen, für entsprechende Qualifizierung zu sorgen und sie so auf die kommenden Veränderungen vorzubereiten.
Die Zusammenarbeit mit den Mandanten kann noch besser als heute individuell gestaltet werden. Ideal ist es, wenn der Mandant seine Belege per Unternehmen online laufend digital zur Verfügung stellt. Das versetzt die FIBU-Automatisierung in die Lage, laufend aktuell zu buchen. Der Steuerberater kann dem Mandanten damit immer topaktuelle Auswertungen für unternehmerische Entscheidungen zur Verfügung stellen und auch bei kurzfristig auftretenden Problemen schnell eingreifen und beraten.

Auf Digitalisierung folgt Automatisierung

Was mit Digitalisierung begonnen hat, findet seine Fortsetzung derzeit in Automatisierung mittels künstlicher Intelligenz. In nicht allzu ferner Zukunft wird es Alltag sein, die Auftragsbuchführung per Knopfdruck automatisiert erledigen zu lassen. Die dafür notwendigen Daten wird die FIBU-Automatisierung strukturiert direkt aus den Systemen des Mandanten übernehmen. Künftige Anwender werden darüber schmunzeln, dass es mal notwendig war, Papierbelege zu digitalisieren. Die anhand der automatisierten Buchführung gewonnenen Daten und Auswertungen werden direkt in nachgelagerte Systeme beispielsweise beim Mandanten oder bei der Finanzverwaltung übergeben und stehen sofort zur Verfügung – ohne Stress für alle Beteiligten.

Fotos: Atomic Imagery; Jutta Kuss; pbombaert; Westend61; Flying Colours Ltd; Anthony Paz – Photographer / Getty Images

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Zum Autor

Klaus Meier

Redaktion DATEV magazin

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