Bestens für die Zukunft gerüstet

DATEV pilotiert derzeit eine E-Rechnungsplattform, die in der ersten Ausbaustufe mit einer einfachen E-Rechnungsschreibung starten wird. Wir sprachen mit Jürgen Grabert, Chief Product Owner Accounting Solutions Processes and Controlling, und Rainer Reiter, Product Owner DATEV Unternehmen online, beide Leiter E-Rechnung @DATEV, über ihre Bedeutung, weitere Ausbaustufen und was heute schon möglich ist.

Das Interview führten Benedikt Leder und Kerstin Putschke

DATEV magazin: Die E-Rechnung wird kommen. Das heißt, jedes Unternehmen sollte dann zunächst in der Lage sein, E-Rechnungen zumindest zu empfangen. Wie unterstützt DATEV hier die Mitglieder und deren Mandanten?
JÜRGEN GRABERT: Um den Anforderungen des Gesetzes gerecht zu werden, benötigen Unternehmen Software, die E-Rechnungen nach den Vorgaben der Europäischen Norm EN 16931 verarbeiten kann. Die E-Rechnung ist dort als Rechnung definiert, die in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird. Sie muss in einem Format vorliegen, das die automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Bundesfinanzministerium hat in Hinweisen zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze schon frühzeitig die Zulässigkeit der bewährten Formate XRechnung und ZUGFeRD bestätigt. Die rechnungsschreibenden DATEV-Bestandslösungen unterstützen diese Standards bereits, sodass unsere Anwender heute schon nach den Vorgaben von morgen handeln können. Außerdem werden wir die Software DATEV E-Rechnungsschreibung in der Cloud bereitstellen, mit der jedes registrierte Unternehmen unabhängig von der Nutzung sonstiger DATEV-Software eine E-Rechnung erzeugen und versenden kann.

Wozu braucht es diese DATEV E-Rechnungsschreibung überhaupt, wenn es bereits DATEV-Lösungen dafür gibt?
RAINER REITER: Mit der E-Rechnungsschreibung als erster Anwendung auf der DATEV E-Rechnungsplattform sprechen wir vor allem Kanzleien und Unternehmen an, die eine Rechnungsschreibungslösung mit E-Rechnungsfunktionalität benötigen und für die die anderen DATEV-Lösungen, wie etwa Kanzleimanagement compact oder Auftragswesen next, zu umfangreich sind. Hier werden nur die Pflichtfelder für die Erstellung einer elektronischen Rechnung erfasst. Die E-Rechnungsschreibung ist ein einfaches Einstiegsmodell, das für jeden mit und ohne entsprechenden Hintergrund leicht bedien- und nutzbar ist – ohne Hürden. Mit der neuen DATEV-Cloud-Anwendung können Ausgangsrechnungen an Kunden geschrieben werden. Der Funktionsumfang des Angebots ist begrenzt auf wenige Kernfunktionen. So bietet es eine minimale Übersicht der erstellten Belege, die allerdings nicht als GoBD-konforme Archivierung fungiert. Die Rechnungsdateien lassen sich per Download und Upload über etablierte Wege an den Steuerberater weitergeben. Manuell im Formular erfasst werden müssen Daten zu Kunden beziehungsweise Käufern oder Artikeln. Daten aus zuvor erfassten Rechnungen werden bei Erstellung einer neuen Rechnung vorgeschlagen.

Sie sprachen gerade davon, dass man sich für die Nutzung registrieren muss. Was bedeutet das? Wer muss sich wo registrieren?
RAINER REITER: Jeder, der die E-Rechnungsschreibung nutzen und E-Rechnungen über die DATEV E-Rechnungsplattform empfangen und versenden will, muss sich auf der Plattform registrieren. Besonders einfach wird dies für unsere Mitglieder, deren Mandanten und unsere Unternehmenskunden gestaltet werden. Aber auch nicht von einem DATEV-Steuerberater beratene Unternehmen können sich auf unserer E-Rechnungsplattform registrieren und damit Teil des digitalen DATEV-Ökosystems werden. Die Registrierung ist vor allem für die Zukunft wichtig, da die Plattform perspektivisch dann für den Rechnungsversand und -empfang und die Pflichtmeldungen ans Finanzamt genutzt werden kann. Sie sorgt dann für den automatischen Versand der Rechnungen, den Empfang von Rechnungen und die Bereitstellung für die nachgelagerten Systeme. Damit wir effiziente und reibungslose Prozesse anbieten können, braucht jede Kanzlei und jedes Unternehmen einen digitalen Briefkasten.

Welche Rolle spielt die E-Rechnungsplattform denn für den steuerberatenden Berufsstand und seine Mandanten?
JÜRGEN GRABERT: Prozesse der heutigen Finanzbuchhaltung wandern immer weiter in die vorgelagerten Plattformen und Vorsysteme. Damit unsere Mitglieder von vornherein in die rund um die E-Rechnung entstehenden Datenkreisläufe eingebunden werden, ist es für DATEV unabdingbar, eine der Rechnungsplattformen in Deutschland zu etablieren. Darin sehen wir ein wesentliches Element, den Berufsstand und seine Dienstleistungen fit für die Zukunft zu machen. Darüber hinaus können wir durch die Vernetzung des steuerberatenden Berufsstands, des Mittelstands und Dritter im Bereich E-Rechnung neue Mehrwerte schaffen und so unsere Mitglieder und deren Mandanten optimal unterstützen. Um diese Vernetzung zu optimieren, haben wir uns mit einer Mehrheitsbeteiligung am Netzwerkspezialisten b4value.net den Zugang zu einer bewährten und technologisch fortschrittlichen Infrastruktur dauerhaft gesichert. Es geht hier um das TRAFFIQX-Netzwerk für den sicheren elektronischen Dokumenten- und Datenaustausch im europäischen Raum, das wir bereits seit Jahren im Rahmen unseres Angebots SmartTransfer nutzen. Außerdem werden wir über die E-Rechnungsplattform mit Anbietern von ERP- oder Branchen-Software, Kassenherstellern und Dokumentenmanagementsystemen zusammenarbeiten, die das Thema E-Rechnung mit möglichst geringem Aufwand umsetzen, sprich, keine eigenen Plattformlösungen entwickeln wollen. Sie werden über eine Anbindung die Erstellung, den Versand und den Empfang von E-Rechnungen für ihre Kunden nach Bedarf an die Plattform auslagern können. Dabei wird diese optimal in die kollaborativen Prozesse zwischen den Steuerberatungskanzleien und ihren Mandanten eingebunden. So werden auch Nutzer von Dritt-Software automatisch vom komfortablen Datenaustausch mit ihren steuerlichen Beratern profitieren können.

An welchen Lösungen rund um die E-Rechnungen arbeitet DATEV in den kommenden Jahren?
JÜRGEN GRABERT: Wir optimieren unsere Anwendungen weiter, um den Prozess des Zuflusses der strukturierten Rechnungsdaten in die Finanzbuchhaltung, insbesondere die Gestaltung volldigitaler Prozesse für die Zusammenarbeit von Kanzleien und Mandanten, noch besser zu unterstützen. Auch die E-Rechnungsplattform wird sukzessive nach gesetzlichen Rahmenbedingungen und in Antizipation der späteren Meldestufe an die Verwaltung ausgebaut. Das heißt, wir arbeiten an einem Postfach für den Empfang von E-Rechnungen und an einem Versandkanal direkt aus der E-Rechnungsplattform heraus. In weiteren Ausbaustufen sind zusätzlich ergänzende Services, wie die Validierung von E-Rechnungen und das Bereitstellen von Statusinformationen sowie die prozessuale Verknüpfung der heutigen Rechnungsprozesse in Unternehmen online, geplant. Für 2028 ist die Umsetzung der Anforderungen zum Tax Reporting auf der DATEV E-Rechnungsplattform zur Erstellung und Übermittlung des Meldedatensatzes vorgesehen, auch in den DATEV-Programmen.

Was können Kanzleien und Unternehmen schon heute tun, um sich optimal auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten?
RAINER REITER: Ganz allgemein gesprochen müssen die Prozesse für elektronische Rechnungen angepasst werden. Mandanten, die noch keine Systeme für die Weiterverarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen haben, benötigen eine Lösung, wie etwa DATEV Unternehmen online für den E-Rechnungsempfang und Auftragswesen next für die Erstellung und den Versand. DATEV bietet bereits heute ein großes Unterstützungsangebot. Grundsätzlich ist DATEV Unternehmen online eine gute Ausgangsbasis für die digitale Zusammenarbeit von Kanzleien und Mandanten, die bei ihnen eingehende digitale Rechnungen weiterverarbeiten wollen.