Kanzleiprozess-Spezialisten - 4. März 2020

„Das hat unserer Kanzlei wirklich ungemein geholfen.“

Wer sich zum Kanzleiprozess-Spezialisten ausbilden lässt, muss ganz tief in die Arbeitsweisen der Kanzleien eintauchen, aber auch ein übergreifendes Wissen aufbauen – zum Wohle der Kunden. Alexandru Matei wollte Hintergründe und Zusammenhänge verstehen und in der Praxis anwenden – im Dienste der Kunden.

„DATEV-Teamservice, mein Name ist Matei“, so begrüßt der DATEV-Kundenberater seine Gesprächspartner am Telefon. Alexandru Matei unterstützt die Teamservice-Kunden bei allen Fragen zur Eigenorganisation. Er hat sich im Laufe der Zeit ein umfangreiches Wissen zu den Produkten der Eigenorganisation und deren Programmverbindungen angeeignet, damit er die Serviceanfragen schneller verstehen und gezielter lösen kann. Trotzdem bekommt er im Servicealltag nur Ausschnitte der Kanzleiabläufe mit. Weil er aber genau wissen wollte, wie die Praxis in der Kanzlei aussieht, hat er sich für die Ausbildung zum Kanzleiprozess-Spezialisten (KPS) entschieden. „Ziel der Ausbildung ist es, ein breitgefächertes geschäftsfeldübergreifendes Wissen aufzubauen, wichtige Arbeitsprozesse während des Kanzleipraktikums kennenzulernen und diese Erfahrungen ins Unternehmen zu tragen und nutzbar zu machen“ erläutert Christine Kramer, Verantwortliche der KPS-Ausbildung.

Erst Wissen, dann Praktikum

Gemeinsam mit anderen Kollegen aus den Bereichen Entwicklung, Produktmanagement und Service hat Alexandru Matei zu Beginn des 15-monatigen Curriculums sein betriebswirtschaftliches Know-how aufgefrischt. Er vertiefte sein Prozess- und Programmwissen in den wichtigsten Geschäftsfeldern sowie rund um die Digitalisierung, so dass er gut gerüstet in das vierwöchige Kanzleipraktikum starten konnte, um alle relevanten Arbeitsbereiche der Kanzlei kennenzulernen und aktiv zu unterstützen.

„Das war auf jeden Fall das Highlight der KPS-Ausbildung“ schwärmt Alexandru Matei über sein Praktikum bei der Kanzlei friebe & partner. Michael Friebe, Steuerberater und Partner der Kanzlei, hat Alexandru Matei ganz offen die Kanzleibuchhaltung gezeigt, „damit auch die DATEV-Mitarbeiter sehen können, wie sich unser Betriebsergebnis zusammensetzt.“ Gemeinsam haben Michael Friebe und Alexandru Matei das Controlling auf den Prüfstand gestellt, die Kenngrößen für die Deckungsbeitragsrechnung überarbeitet und neue Auswertungstabellen generiert. „Das hat unserer Kanzlei wirklich ungemein geholfen“, berichtet der Steuerberater. Michael Friebe sei sehr überrascht, dass es trotz intensiver Schulungen seiner Mitarbeiter noch einige Wissenslücken bei Standardabläufen gibt. Hierzu konnte Alexandru Matei einen wertvollen Beitrag leisten, indem er beispielsweise den Mitarbeiterinnen im Sekretariat Filter für Aufträge im DATEV-Arbeitsplatz eingerichtet hat. Somit konnte der Prozess der Rechnungsschreibung optimiert werden. Für Michael Friebe war das Praktikum „der perfekte Anlass, uns wieder einmal konsequent und strukturiert mit unseren internen Abläufen zu beschäftigen.“

Nachhaltiger Austausch

„Meine Erwartungen wurden auf jeden Fall erfüllt“, berichtet Alexandru Matei sehr zufrieden. „Ich habe die Kanzleiabläufe kennengelernt und die Nutzung unserer DATEV-Programme live erleben können. Aber auch mein Anspruch, einen Mehrwert für die Kanzlei zu schaffen, wurde vollständig erfüllt.“ Zudem habe sich auch sein Verständnis für Anfragen, die im Service eingehen, verändert. Die Software sei Mittel zum Zweck und man könne es dem Anrufer nicht verübeln, wenn er nicht sofort genau weiß, in welcher Anwendung und an welchem Programmpunkt er sich gerade befinde. Auch nach Abschluss der KPS-Ausbildung und des Praktikums wenden sich die Kanzleimitarbeiter mit ihren Anfragen gerne an Alexandru Matei.

Und auch Michael Friebe schätzt den Dialog mit dem frisch gebackenen Kanzleiprozess-Spezialisten. „Somit wächst zusammen, was zusammengehört: DATEV-Mitarbeiter und DATEV-Anwender“, lobt der Steuerberater das Praktikum abschließend. Damit die Erfahrungen und das erlangte Wissen aus dem Curriculum nachhaltig bei DATEV genutzt werden, beteiligen sich die Absolventen auch an DATEV-internen übergreifenden Projekten. So können sie ihr Wissen beispielsweise in Workflowtests oder in die Ideensuche für die Weiterentwicklung von Software einbringen und damit auch einen wichtigen Beitrag zur Kundenzufriedenheit leisten.

Bild: www.freepik.com

Zur Autorin

Jana Köhler

Jana Köhler suchte nach fast 15 Jahren Erfahrung als Kundenberaterin im Service für den Bereich Rechnungswesen eine neue Herausforderung. Sie kümmert sich um die  Vermarktung und Kommunikation rund um die Dienstleistungsangebote des Teamservice, der Telefonzentrale und der Spezialhotlines. Die Farbe Grün begleitet sie auch über das Arbeitsleben hinaus, denn sie liebt Kakteen und ist großer Kleeblatt-Fan (SpVgg Greuther Fürth).

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