Die Kanzlei Hoge & Berghaus hat eine Mitarbeiterumfrage zur Digitalisierung ausgewertet. Welchen Mehrwert bringt das? Ein Gespräch mit dem Gesellschafter/Geschäftsführer Thomas Berghaus und mit Christiane Busch, Bilanzbuchhalterin sowie kanzleiinterne Digitalisierungsspezialistin.
DATEV magazin: Was hat Sie bewogen, den DATEV DigiCheck in der Kanzlei zu machen?
THOMAS BERGHAUS: Wir haben den Anspruch, bei der Digitalisierung im vorderen Drittel der Kanzleien mitzuspielen, denn sie liefert uns wichtiges Handwerkszeug für unsere tägliche Arbeit. Zudem suchen heute viele Mandantinnen und Mandanten und sucht auch Personal gezielt nach einer digital gut aufgestellten Kanzlei. Wir wollten wissen: Wo stehen wir derzeit mit unserer Digitalisierung? Insofern ist unsere Ansprechpartnerin bei DATEV mit ihrem Vorschlag zum DigiCheck bei uns auf offene Ohren gestoßen.
CHRISTIANE BUSCH: Wir digitalisieren nicht einfach vor uns hin, wir hinterfragen auch unser Tun und müssen wissen, ob wir die richtigen Schritte gehen. Welcher Mandant braucht was? Bei wem gibt es Probleme? Welche Prozesse können digitaler werden?
Wie lief die Umfrage ab?
THOMAS BERGHAUS: Wir haben die Umfrage im Spätsommer für drei Wochen online gestellt. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter konnten anonym teilnehmen, was natürlich für ein ehrliches Feedback wichtig ist. Unsere Ansprechpartnerin bei DATEV hat uns die Ergebnisse vorgestellt, im November haben wir die Belegschaft informiert. Allerdings nur über die wichtigsten Eckpunkte der umfangreichen Auswertung. Die Kanzleileitung hat sich die Details natürlich genauer angeschaut.
Wie war die Resonanz?
THOMAS BERGHAUS: Von der Belegschaft haben sich über 80 Prozent beteiligt, ein guter Wert! Sehr positiv war auch, dass alle unsere Kanzleiziele kannten.
CHRISTIANE BUSCH: Uns ist wichtig, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erkennen, welchen Mehrwert eine Digitalisierung für ihre Arbeit bringt, sie müssen einen persönlichen Vorteil darin sehen können. Zum Beispiel, dass sie keine Rechnungsdaten mehr abtippen müssen, weil sie die aus den Vorsystemen geliefert bekommen. Und sie sollen sich bei den Schritten, die die Kanzleiführung gehen will, mitgenommen fühlen. Wir wollen uns gemeinsam weiterentwickeln und müssen dafür auch Probleme benennen.
THOMAS BERGHAUS: Deshalb besprechen wir offen miteinander, was wir vorhaben, und jeder kann sein Anliegen äußern. Ich begrüße eine offene Diskussion. Man darf den Mitarbeitern nicht einfach etwas überstülpen. Nichts ist schlimmer als Schweigen. Dann weiß ich, hier läuft etwas schief. Unsere Mitarbeiter sehen glücklicherweise die Vorteile einer Digitalisierung und sprechen inzwischen sogar Mandanten dazu an.
Ein gutes Arbeitsklima bringt mehr Motivation und mehr Beteiligung?
CHRISTIANE BUSCH: Ganz sicher. Die Kolleginnen und Kollegen merken: Die Geschäftsleitung kümmert sich. Deshalb gibt es auch eine hohe Bereitschaft, Veränderungen mitzutragen. Und wir alle schätzen sehr die Benefits wie eine wöchentliche Massage-Option im Haus, Teambuilding-Maßnahmen, gemeinsame Unternehmungen und ein gutes, wertschätzendes Miteinander.
THOMAS BERGHAUS: Über Fachkräftemangel wollen wir aktuell nicht klagen. 2022 hatten wir fünf Neuzugänge. Wir stellen allerdings seit Jahren nur noch Fachpersonal ein. Das ist zwar teuer, aber zielführend. Qualität zahlt sich eben aus. Neben den handwerklichen Fragen müssen wir nicht auch noch fachliche Fragen klären. Der gute Zusammenhalt bei uns ist auf Veranstaltungen auch für Kanzleifremde spürbar. Das freut mich sehr und sagt uns, wir tun das Richtige.
Haben Sie Wünsche oder Anregungen?
THOMAS BERGHAUS: Für uns waren die Auswertungen etwas zu umfangreich, auch eine Vorselektion der zum Ende hin aufgeführten Unterstützungsangebote würde uns helfen. An manchen Stellen würden wir dafür gerne mehr in die Tiefe gehen wollen. Digitale Prozesse sind ein wichtiger Bestandteil unserer täglichen Arbeit. Ich musste aber auch feststellen, dass die Umstellung der Mandanten für uns viel Zeitaufwand bedeutet. Nicht die technische Einrichtung, die übernimmt unser Systemhaus, sondern vor allem das Erklären der Abläufe. Diese Zeit ist dadurch begründet, dass wir mit jeder Einführung von DATEV Unternehmen online auch die Prozesse im Unternehmen anschauen und optimieren. Das braucht mehrere Stunden Zeit beim Mandanten. Da würden wir uns von DATEV etwas mehr Unterstützung wünschen. Auch wenn es aufwendig ist, überwiegt der Nutzen für unsere Kanzlei und unsere Mandanten. Wir setzen auch zukünftig auf diesen Weg. Insgesamt ist der DigiCheck inklusive Vergleich mit dem Benchmark sehr hilfreich für die Selbsteinschätzung. Ich kann dieses Werkzeug guten Gewissens empfehlen, auch für die Kommunikation zwischen Geschäftsleitung und Mitarbeitern. Fragt eure Leute!
Werden Sie den DigiCheck noch einmal wiederholen?
THOMAS BERGHAUS: Das wird ein regelmäßiges Thema mit unserer DATEV-Ansprechpartnerin, Frau Banna, sein. Wir wollen auf das vorbereitet sein, was in den nächsten Jahren auf uns zukommt. Dafür informieren wir uns auch auf Veranstaltungen wie dem DATEV-Kongress und lassen uns inspirieren. Und wir haben bei uns eine Person als Kanzleiorganisationsbeauftragte benannt, als Schnittstelle zwischen Kanzlei und DATEV, die uns auf dem Laufenden hält und unsere Anliegen weitergibt.
MEHR DAZU
Die Unterstützungsangebote für die Kanzlei dienen der Übersicht, der Kundenverantwortliche trifft für das Gespräch eine Vorauswahl.
Laufend aktualisierte Unterstützung zu DATEV Unternehmen online für Kanzleien und Mandanten
finden Sie unter www.datev.de/hilfe-duo
Mehr zum DATEV DigiCheck unter
www.datev.de/digicheck oder bei Ihrer DATEV-Ansprechperson
