Die Rastatter Kanzlei ECOVIS RTS in Baden nutzt nicht nur, aber gerade in der Wirtschaftsprüfung konsequent die Möglichkeiten der Digitalisierung. Wie funktioniert das? Ein Besuch vor Ort.
Rastatt bei Karlsruhe, ein eher karger Bahnhof, in nächster Nähe ein Industriegebiet. Von hier sind es nur noch rund 500 Meter, doch fest steht: An diesem Ort vermutet man nicht unbedingt eine Kanzlei, in der Digitalisierung gelebt wird. Und dennoch: In einem schmucken rot-weißen Gebäude hat hier die ECOVIS RTS in Baden, die vor ihrem Zusammenschluss mit der ECOVIS-Gruppe im Jahr 2018 als Kopp, Oesterle und Tischler firmierte, ihren Sitz. Steuerberater und Wirtschaftsprüfer arbeiten hier.
Andreas Tischler, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, ist einer der drei Geschäftsführer. Er sitzt an einem großen Konferenztisch im ersten Stock des Kanzleigebäudes. „Der WP-Bereich arbeitet vollständig digital“, sagt er. Das beginne schon bei der Eingangspost, die eingescannt und elektronisch verteilt werde. Und es geht weiter über die Durchführung der Prüfung beim Mandanten vor Ort– auch mit mobilen Endgeräten – und die weitere Bearbeitung in der Kanzlei.
Bei einem Besuch der CeBIT sei die Idee entstanden, die Prozesse in der Kanzlei so weit wie möglich zu digitalisieren. „Wir sind dort mit Kollegen ins Gespräch gekommen, die von den Vorteilen geschwärmt haben, und so haben wir uns gedacht, dass wir da auch einen Schritt weitergehen könnten.“ Und am Ende folgte dieser Schritt auch, wobei der Sicherheitsgedanke immer eine große Rolle spielte, wie Tischler erzählt. „Auch deshalb sind wir bei DATEV.“
Komplette digitale Klaviatur
In seiner Kanzlei wurde ein kleines, schlagkräftiges Team von Mitarbeitern aufgebaut, das sich neben den regulären Aufgaben auch der Digitalisierung widmen und so die Entwicklung der Kanzlei vorantreiben soll. Das reicht vom Dranbleiben an Innovationen generell bis zur konkreten Umsetzung in der Kanzlei. Eine dieser Mitarbeiter ist Desirée Fritz. Die Steuerberaterin spielt gerade auch beim Jahresabschluss die komplette digitale Klaviatur. Ob DATEV Kanzlei-Rechnungswesen, DATEV Abschlussprüfung comfort, DATEV DMS oder schließlich auch DATEV Datenprüfung – die Arbeitsschritte sind weitestgehend nicht mehr analog. „Wir haben hier keine Handakten mehr“, sagt Fritz. Auch der digitale Prüfungsbericht mit qualifizierter elektronischer Signatur und digitalem Berufssiegel soll bald eingeführt werden.
Und auch die App Abschlussprüfung mobil sowie die dazugehörige Lösung zur Verwaltung der Daten wird bei ECOVIS RTS in Baden genutzt. Und mehr noch: Die App wurde sozusagen in der Kanzlei geboren. Im Laufe einer Hospitanz einer DATEV-Mitarbeiterin in Rastatt entstand die Idee, während der Prüfung beim Unternehmen vor Ort direkt Prüfungsnotizen wie Fotos, Notizen oder Audios zu erzeugen, diese Daten online zu verwalten und somit ohne Medienbruch in die DATEV-Lösungen einzuarbeiten – und diese App wurde in der Folgezeit auch entwickelt.
Mitarbeiter und Mandanten mitnehmen
Dass es immer ein längerer Prozess ist, bis eine Kanzlei derart aufgestellt ist wie die ECOVIS RTS in Baden, weiß niemand besser als Andreas Tischler. Zum einen muss das Personal stimmen. „Man braucht auch Mitarbeiter, die IT-affin sind“, erzählt er. „All das ist aber nicht schwierig zu erlernen, die Mitarbeiter verstehen es schnell.“ Dennoch, eine Umstellung war natürlich nötig, von heute auf morgen passiert solch eine Entwicklung nicht. Und auch die Mandanten müssen dafür bereit sein und zumindest etwas mitziehen. „Es ist sehr spezifisch, und es handelt sich natürlich immer um einzeln zu betrachtende Fälle, aber es gibt schon etliche Unternehmen, die ganz klar sagen: Wir wollen das auch“, sagt Tischler. Und weil er prognostiziert, dass in Zukunft etwa bei der Finanzbuchhaltung weniger Mitarbeiter gebraucht würden und auch ähnliche Prozesse verstärkt digital ablaufen würden, wie es über die DATEV-Lösungen etwa schon heute weitgehend abbildbar ist, ist für Tischler eines ganz klar: „Wir gehen immer weiter weg von deklaratorischen Aufgaben, wir brauchen künftig mehr Kümmerer.“ Einige solcher Kümmerer sitzen in Rastatt schon heute, und durch die angepassten Abläufe nach dem Motto „digital in allen Phasen“ ergeben sich nicht nur abstrakte, sondern auch ganz konkrete Vorteile, etwa eine effizientere Arbeitsweise sowie gerade in der Wirtschaftsprüfung die viel bessere Durchdringung großer Datensätze und deren Prüfung auf Auffälligkeiten während der Abschlussprüfung. „Da hätten Sie früher ohne Software keine Chance gehabt“, sagt Andreas Tischler.
Seine Mitarbeiterin Desirée Fritz klickt sich währenddessen durch die DATEV-Lösungen, die von den Mitarbeitern von ECOVIS RTS in Baden nicht als Selbstzweck, sondern geschickt und sinnvoll aufeinander aufbauend genutzt werden und mit denen die Kanzlei sich nach eigener Aussage zu einer der am weitesten digitalisierten der Branche gemacht hat – auch in einer sehr unscheinbaren Ecke der Kleinstadt Rastatt.
MEHR DAZU
Weitere Informationen zu den Digitalisierungsmöglichkeiten finden Sie unter: www.datev.de/digitale-arbeitsprozesse
Dort sehen Sie auch im Video, wie sich ECOVIS RTS in Baden komplett digital auf Erfolgskurs begeben hat.