Welche Vorteile bringt die digitale Analyse von Daten für Kanzleien und Unternehmen? Bei der Fachtagung Digitale Datenanalyse in Berlin am 6. und 7. Juni 2018 spricht Tobias Teutemacher, Steuerfahnder beim Finanzamt für Steuerstrafsachen und Steuerfahndung Münster, zum Thema „Digitale Kassen- und Wirtschaftsdaten im Blickwinkel der Summarischen Risikoprüfung. Wir haben aus diesem Anlass mit Teutemacher über…
Papier versus digital: Warum wird die digitale Datenanalyse für Kanzleien immer wichtiger?
Im digitalen Zeitalter werden immer mehr Einzeldaten erfasst, unveränderbar gespeichert und archiviert. Nehmen Sie etwa Kasseneinzeldaten in der Gastronomie, im Handel oder in Apotheken. Jeder einzelne Artikelverkauf wird dokumentiert und lässt sich – im Idealfall – von der Entstehung über die Abwicklung und Verbuchung bis hin zur Steuererklärung nachvollziehen. Wie die Betriebsprüfer der Steuerverwaltung können auch die Steuerkanzleien diese vorhandenen Einzeldaten auf Integrität, Vollständigkeit und Ordnungsmäßigkeit nutzen sowie analysieren. Entsprechende Programmtools werden beispielsweise auch von DATEV angeboten.
Welche Vorteile bietet die digitale Datenanalyse gegenüber der klassischen Analyse von Prüfungsdaten?
Die Vorteile der digitalen Datenanalyse können Sie am Beispiel der Kasseneinzeldatenprüfungen am einfachsten nachvollziehen. Bis zum 31.12.2016 bestand die Prüfung von Kassendaten durch die Betriebsprüfung und auch von Steuerberatern in der Überprüfung von Tagesendsummenbons, weil noch nicht alle Kassensysteme in der Lage waren, die Kasseneinzeldaten zu speichern. Manipulationen durch nachträgliche Stornierungen und Unterdrückungen auf den Tagesendsummenbons waren somit ohne große Probleme möglich und auch an der Tagesordnung. Seit dem 01.01.2017 sind nun zwingend von allen elektronischen Aufzeichnungssystemen Einzeldaten vorzuhalten. Diese müssen dann nach Abschluss des Geschäftsvorfalls unveränderbar abgespeichert und jederzeit den Prüfungsdiensten der Finanzverwaltung digital zu Verfügung gestellt werden. Auch das Verhalten der Bürger hat sich verändert. Bestellungen von Speisen, Getränken, Modeartikeln und anderem laufen digital übers Internet oder Handy-Apps. Beispielsweise muss man heute für die Bestellung einer Pizza nicht mehr in der Pizzeria anrufen, sondern man nutzt dafür Handy-Apps verschiedener Anbieter wie Pizza.de, Lieferheld.de und anderer. Auf diese Bestelldaten kann dann auch die Finanzverwaltung zugreifen, da es sich um vorgelagerte Systeme handelt. Diese Bestelleinzeldaten lassen sich dann mit den Kasseneinzeldaten abgleichen und somit auf Vollständigkeit überprüfen.
Sie sind Steuerfahnder. Wie entwickelt sich die Finanzverwaltung – insbesondere die Betriebsprüfung – in Sachen Digitalisierung und wie geht sie mit den Daten aus digitalen Datenanalysen um?
In allen Bereichen der Prüfungsdienste, also Amtsbetriebsprüfung, Umsatzsteuersonderprüfung, Lohnsteueraußenprüfung und Nachschauen, also Umsatzsteuer-, Lohnsteuer- und Kassen-Nachschau werden zunächst digitale Daten angefordert. Angefangen von den Einzeldaten der Hauptsysteme (Finanzbuchhaltungssysteme) bis hin zu anderen Vor- und Nebensystemen (Kassensysteme, Warenwirtschaftssysteme und so weiter), die von den Steuerpflichtigen genutzt werden. Diese Einzeldaten werden dann mit moderner Prüfungsmethodik analysiert. Dabei werden auch eine Vielzahl von mathematisch-statistischen Methoden, etwa Benford Law, Chi2-Test, logarithmische Normalverteilung und andere eingesetzt. Die summarische Risikoprüfung, die von uns auch im Rahmen der DATEV-Fachtagung digitale Datenanalyse vorgestellt wird, ist wesentlicher Bestandteil zur Prüfung von Massendaten. Auch im Rahmen steuerstrafrechtlicher Ermittlungen spielt die Digitalisierung eine bedeutende Rolle. Mit forensischen Sicherungs- und Analyseprogrammen lassen sich etwa Manipulationen an Erlöserfassungssystemen oder in komplexen Datenbanksystemen nachweisen.
Wie brisant ist das Thema Datenprüfung im Jahr 2018 im Blick auf die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung im Rahmen der neuen Kassen-Nachschau?
Auch im Rahmen der neuen Kassen-Nachschau spielt die Datenprüfung eine wesentliche Rolle. Es ist vorgesehen, dass in allen Betrieben mit elektronischen Aufzeichnungssystemen, beispielsweise elektronischen Registrierkassen, App-Kassensystemen oder PC-Kassen-Systemen, zunächst eine Dateneinsichtnahme vor Ort erfolgen soll. Anschließend werden dann die Einzeldaten auf ein externes Speichermedium, etwa einen USB-Stick, exportiert und dann von den Prüfern auf Auffälligkeiten analysiert. Deshalb ist es auch von Bedeutung, dass zum Beispiel die Verfahrensdokumentation auch schon im Rahmen einer Kassen-Nachschau vorgelegt werden kann, damit die Dateneinsichtnahme und -analyse einfacher und somit für die Steuerpflichten schneller durchgeführt werden können.
Was erhoffen Sie sich von der Fachtagung digitale Datenanalyse?
Die Fachtagung ist ein ideales Forum, um die herrschenden Vorurteile gegen die neuen digitalen Prüfungsmethoden der Finanzverwaltung abzubauen. Gleichzeitig treffen sich hier Fachleute beider Seiten (Finanzverwaltung und Steuerberatung) zu interessanten Diskussionen.
Die Fachtagung Digitale Datenanalyse gibt es 2018 auch noch in Hamburg, Dortmund, Frankfurt, Stuttgart und München. Es sind noch Plätze frei. Mehr dazu auf datev.de
