Digitale Signatur | Die digitale Kanzlei entsteht nicht nur durch Software, auch Arbeitsabläufe müssen digitalisiert werden. Haben Sie schon an Ihre Unterschrift gedacht?
Mit einer Unterschrift geben wir unsere Zustimmung, sei es bei einem Mietvertrag, bei einer Rechnung oder einer Bevollmächtigung. Das beinhaltete bisher immer Zettel und Stift. Also, kamen Ihre Mandanten entweder zu Ihnen in die Kanzlei oder sie schickten das jeweilige Schriftstück zum Unterzeichnen per Post hin und zurück.
Dokumente können aber auch digital, sicher und rechtlich bindend unterzeichnet werden. Ihre Mandanten und Sie könnten also einfach mithilfe einer Software unterschreiben und sich die Unterlagen per Knopfdruck senden. Das spart nicht nur Porto, sondern vor allem Zeit und Ablagefläche. Denn Anfahrt oder Versand entfallen, die signierten Dokumente können direkt digital abgelegt, anstatt erst eingescannt oder in einem Ordner archiviert zu werden. Ihr digitales Dokumentenmanagementsystem würde also noch runder laufen als bisher.
Digital signieren – wie geht das?
Damit Sie Dokumente in DATEV DMS signieren können, benötigen Sie unsere neue Schnittstelle DATEVconnect Dokumentenmanagement und DATEVconnect. Damit können sich Drittanbieter, wie beispielsweise FP Sign, an Ihre Dokumenten-Workflow andocken. Mithilfe von FP Sign für DATEV, das auf unserem DATEV-Marktplatz verfügbar ist, können Sie dann Dokumente signieren und von Ihren Mandantinnen und Mandanten gegenzeichnen lassen. Schnell, revisionssicher und ohne Medienbruch – wie auf einer digitalen Autobahn und ganz ohne Umwege über eine analoge Landstraße:
Und so einfach geht’s im DATEV-Ökosystem mit DATEV DMS und FP Sign:
- Wählen Sie in der Programmsuche im DATEV-Arbeitsplatz „DATEV DMS“. In der Dokumentenliste können Sie über das Kontextmenü (rechte Maustaste) das Dokument, das von Ihrer Mandantin unterzeichnet werden muss, wählen. Es ist dabei egal, um welche Sachverhalte oder Dateitypen es sich hierbei handelt.
- Markieren Sie das Dokument und wählen Sie im Kontextmenü (rechte Maustaste „Signatur anfordern“).
Jetzt startet der Signaturprozess: Sie wählen den Empfänger, beispielsweise Ihren Mandanten. FP Sign zieht die in DATEV DMS verfügbaren Stammdaten in einen Empfängerdialog. Sie sehen dann die Beziehungstypen sowie die Bearbeiter des jeweiligen Mandanten. - Aktivieren Sie einfach die Checkbox bei den gewünschten Adressaten. Sie können dort auch auswählen, wer seitens der Kanzlei das Dokument zur Unterzeichnung bereitstellt. Außerdem können Sie an dieser Stelle auch das Signaturniveau oder den Kontaktweg anpassen.
- Klicken Sie auf „Weiter zu FP Sign“.
Das Signaturportal FP Sign öffnet sich nun in Ihrem Browser. Die vorausgefüllten Daten, die Sie nun sehen, wurden automatisch aus den in DATEV DMS verfügbaren Stammdaten übertragen. Sie können diese Daten bearbeiten und ergänzen. Auch das Niveau der Signatur können Sie hier bestimmen.Tipp: Wenn Sie mehr zu den unterschiedlichen Signaturniveaus wissen möchten, lesen Sie unseren Beitrag: Dokumente digital signieren
- Platzieren und bestätigen Sie das Unterschriftenfeld und beenden Sie den Signaturvorgang.
Das Dokument liegt nun Ihrem Mandanten zur Unterzeichnung zur Verfügung. Dieser erhält eine E-Mail-Benachrichtigung und kann aus der E-Mail heraus online unterschreiben. Er benötigt keine zusätzliche Software.Sobald ihr Mandant das Dokument signiert hat, wird es über FP Sign zurück an DATEV DMS übergeben und am Ablageort aktualisiert. Über die Revisionshistorie können Sie natürlich alles nachvollziehen.
Weitere Informationen
- Wenn Sie einen Drittanbieter mit DATEV-Schnittstelle im Zusammenspiel mit DATEV DMS nutzen möchten, müssen Sie DATEVconnect und DATEVconnect Dokumentenmanagement einsetzen. Wie Sie DATEVconnect bestellen und einsetzen, erfahren Sie in den Hilfe-Dokumenten:
- DATEVconnect einrichten (Hilfe-Center, Dok.-Nr, 100736)
- Benutzer für DATEVconnect in der Benutzerverwaltung und Rechteverwaltung anlegen (Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1003185)
- Informationen zu FPSign für DATEV finden Sie auf dem DATEV-Marktplatz: FP Sign für DATEV
- Sie möchten mehr zu digitalen Signaturen erfahren? In folgendem Beitrag stellen wir Ihnen die drei Formen – Einfach, Fortgeschritten und Qualifiziert – vor: Dokumente digital signieren
- Damit die Umstellung von der analogen zur digitalen Signatur gelingt, gibt es im Vorfeld einiges zu beachten. In unserem Dialogseminar online erfahren Sie, wie Sie den Prozess digitalisieren können: Digitale Unterschriften – Rechtliche Grundlagen, technische Anforderungen und Umsetzung
Sie nutzen DATEV DMS noch nicht und möchten sich darüber informieren?
- DATEVconnect einrichten (Hilfe-Center, Dok.-Nr, 100736)
- Benutzer für DATEVconnect in der Benutzerverwaltung und Rechteverwaltung anlegen (Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1003185)
DATEV DMS ist unsere bewährte Softwarelösung für den gesamten Dokumenten-Workflow in Ihrer Kanzlei. Darin legen Sie alle digitalen Dokumente zentral und strukturiert ab. Sie können sie jederzeit von überall einfach finden, aufrufen und bearbeiten. Diese workflow-unterstützenden Funktionen machen DATEV DMS zu einem smarten Tool, das Sie beim Managen von Informationen aus Belegen, Dokumenten oder E-Mails unterstützt.
Weitere Informationen zu unserer Softwarelösung DATEV DMS finden Sie auf datev.de | Dokumentenmanagement.
