Kanzleimanagement - 8. Juni 2021

Dokumente digital signieren

Komfortabel digitale Dokumente online unterzeichnen mit der neuen Signaturlösung aus dem DATEV-Ökosystem.

Die herkömmlichen papierbasierten Prozesse innerhalb von Kanzleien werden mit einer enormen Geschwindigkeit von der Digitalisierung überholt. Diese sorgen dafür, dass effizienter gearbeitet werden kann, Daten direkt digital weitergereicht und die Prozesse in der Kanzlei optimiert werden.

Der Digitalisierungsprozess bringt neue Herausforderungen mit sich. Ein Beispiel hierfür sind Dokumente, die eine Unterschrift benötigen. Dort, wo ein Papierdokument noch ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt werden muss, wird der digitale Prozess unterbrochen. Eine Lösung zur digitalen Unterzeichnung von Dokumenten, Unterlagen und Verträgen erleichtert zum einen die Arbeit im Homeoffice und bietet zum anderen Potenzial zur Vereinfachung des Kanzleialltags. Unterschriften können so jederzeit und ortsunabhängig getätigt werden, was auch die Zusammenarbeit mit Mandantinnen und Mandanten vereinfacht.

Verschiedene Formen der digitalen Unterschrift

Diese Anforderungen setzen eine Lösung voraus, mit der es möglich ist, Dokumente digital, sicher und rechtlich bindend zu unterzeichnen. Der Prozess der analogen Unterschrift eines Dokuments kann aufgrund rechtlicher Vorgaben im digitalen Raum nicht 1:1 ersetzt werden. Weiterführende Informationen hierzu finden Sie auf der Website des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik. Dieser Artikel gibt Ihnen einen Überblick über die verschiedenen Arten des digitalen Unterzeichnens.

Einfache Signatur

Diese Form der digitalen Unterschrift ist einfach in der Handhabung, da hier keinerlei Anforderungen an die Identifizierung notwendig sind. Die einfache, elektronische Signatur dient dazu, den Vorgang der digitalen Unterzeichnung zu protokollieren. Ein Beispiel ist die E-Mail-Signatur. Dementsprechend ist bei dieser Form der digitalen Unterschrift nicht gewährleistet, dass das signierte Dokument vor Veränderungen geschützt ist. Es geht lediglich darum, den Urheber oder die Urheberin kenntlich zu machen.

Fortgeschrittene Signatur

Diese Form der digitalen Unterschrift kann für die Unterzeichnung sensiblerer Dokumente eingesetzt werden, die einen höheren Schutz vor Manipulation benötigen. Die fortgeschrittene Signatur geht über die Protokollierung des Vorgangs hinaus. Hierbei wird eine Zwei-Faktor-Authentifizierung benötigt. Beispiele sind eine ID-Prüfung (z.B. ein Personalausweis), eine Absichtserklärung (z.B. ein gesetzter Haken) oder ein SMS Tan-Verfahren. So wird bestätigt, dass Sie sich bewusst dafür entschieden haben, das jeweilige Dokument zu unterzeichnen. Die Vertrauenswürdigkeit der Unterschrift wird sichergestellt, da diese bei der fortgeschrittenen Signatur eindeutig mit dem Unterzeichner oder der Unterzeichnerin verknüpft wird. Dies ermöglicht, eine mögliche Manipulation erkennbar zu machen.

Qualifizierte Signatur

Die qualifizierte Signatur stellt eine zusätzliche Prüfung der Signatur durch einen „Vertrauensdienstanbietenden“ sicher. Ein eIDAS -qualifizierter Vertrauensdienstanbieter prüft die Identität einer Person und stellt ein Zertifikat aus, das bis zu zwei Jahre gültig ist. Dieses Zertifikat wird geprüft, was sowohl die Sicherstellung von Integrität und Authentizität ermöglicht und die Manipulation einer digitalen Unterschrift ausschließt. Die qualifizierte Signatur ist die einzige Signaturform, die eingesetzt werden kann, wenn gesetzlich die Schriftform vorgeschrieben ist und stellt das sicherste Signaturlevel in Europa dar.

Digitale Signatur bei DATEV

Auch innerhalb des DATEV-Ökosystems wollen wir das Unterzeichnen digitaler Dokumente medienbruchfrei gewährleisten. Hierfür arbeitet DATEV mit einem neuen Partner auf dem DATEV Marktplatz zusammen: Mentana Claimsoft GmbH mit der Signaturlösung FP Sign für DATEV. Mit dieser Fernsignaturlösung lassen sich Dokumente online digital unterzeichnen – hardwareunabhängig und vor allem ohne die zwingende Anwesenheit der Unterzeichner und Unterzeichnerinnen in der Kanzlei. Der Ansatz der Fernsignatur bietet damit die höchstmögliche Flexibilität im Bereich der digitalen Signaturen. Mit der Lösung FP Sign stehen sowohl die fortgeschrittene als auch die qualifizierte elektronische Signatur zur Verfügung. Die Lösung ist einsetzbar für Kanzleien jeglicher Größe. Perspektivisch wird FP Sign für DATEV auch eine Anbindung an das digitale Dokumentenmanagementsystem DATEV DMS erhalten. Dadurch wird die Übergabe von Dokumenten an und aus DMS medienbruchfrei möglich. Dies unterstützt Sie dabei, Ihre Kanzleiprozesse weiter zu optimieren und digital zu gestalten. Weiterführende Informationen zu rechtlichen Grundlagen, technischen Anforderungen und der Umsetzung rund um Digitale Unterschriften erfahren Sie außerdem im zugehörigen Seminar.

Von der Mandanten- und Mandantinnenkommunikation bis zum Jahresabschluss. Digitale Unterschriften – Made in Germany – und auf Wunsch im Look and Feel der Kanzlei. Mit der Signaturlösung FP Sign für DATEV lassen sich Dokumente online digital unterzeichnen. Mit der unbegrenzt nutzbaren fortgeschrittenen und der qualifizierten elektronischen Signatur stehen die sichersten Signaturlevel in Europa zur Verfügung. Der Mandant oder die Mandantin unterschreibt einfach per Knopfdruck, abgesichert durch 2 Faktor-Authentifizierung und das auch ohne einen eigenen Account.

Mit DATEV DMS schaffen Sie die optimale Basis für die digitale Organisation Ihrer Dokumente und Unterlagen. Es vereinfacht Ihre Kanzleiabläufe mit digitalen Prozessen – vom Posteingang, über die Bearbeitung und Archivierung, bis hin zum Postausgang. Klare Strukturen und Verantwortlichkeiten sorgen für mehr Überblick, Workflows ohne Medienbruch und effizientes Arbeiten.