Auch wenn die Digitalisierung inzwischen viele Arbeitsbereiche durchdringt, erschweren doch oft papierbasierte Kommunikationsprozesse, beispielsweise in Behörden, den Übergang zur digitalen Kanzlei. Das DATEV Digital & Print Solution Center unterstützt Sie dabei, diese Hürden zu durchbrechen. Unter anderem mit Lösungen für die Digitalisierung des Postein- und -ausgangs.
Im eigenen Scanzentrum des Digital & Print Solution Centers (DPSC) wird Ihre Eingangspost unter zertifizierten Standards digitalisiert. Über ein Postfach erreicht Ihre physische Briefpost das DPSC. Ab hier kümmern sich DATEV-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter um alles Weitere: Ihre Dokumente werden aufbereitet und digitalisiert. Nach dem Scannen werden Ihnen die Dokumente noch am selben Tag auf einem SFTP-Server bereitgestellt. Nach dem Abruf können Sie die Dateien wie gewohnt in Ihrem Dokumentenmanagementsystem verschlagworten und ablegen. Aus analog wird digital.
Digitaler Postausgang: physischen Versand auslagern
Mit DATEV Geschäftspost Druck lassen sich physisch zu versendende Dokumente ganz einfach an DATEV übermitteln, wo sie gedruckt und versendet werden. Die Briefe können wie gewohnt in jedem Programm erstellt werden, das über einen Druckdialog verfügt, zum Beispiel in DATEV-Anwendungen oder Microsoft-Office-Programmen. Statt einen Druckbefehl an einen Drucker in der Kanzlei zu senden, schicken Sie die Dokumente – nach Prüfung der Druckvorschau – an DATEV. Anschließend werden Ihre Dokumente im DPSC gedruckt, kuvertiert, frankiert und versendet. Das funktioniert beispielsweise auch aus dem Homeoffice.
Sie arbeiten digital – DATEV übernimmt den Rest
Die Vorteile dieser Digitalisierung des Postein- und -ausgangs: Ihre Kanzleiprozesse werden effizienter und kostengünstiger, Arbeitsabläufe zeit- und ortsunabhängig. Das entlastet auch die Mitarbeiter.
Überzeugte Kunden
Die Martin Schmid Steuerberatungsgesellschaft mbH & Co. KG in Metzingen digitalisiert ihren Postein- und Postausgang über DATEV. „Das war zweifellos für uns die beste Prozessentscheidung der letzten Jahre und ein wichtiger Meilenstein auf unserem Weg zu einer zukunftsorientierten, digitalen Kanzlei“, so Kanzleiinhaber Martin Schmid. „Besonders die optimale Gestaltung unserer Arbeitsabläufe, die durch das Scannen bei DATEV ideal unterstützt werden. Mit der reibungslosen Integration kann unser Sekretariat auch im Homeoffice effizient arbeiten. Wir sparen nicht nur erhebliche Kosten, sondern können die Arbeitszeit unserer Mitarbeiter gezielter für Tätigkeiten einsetzen, die unmittelbar zu anderen Erlösen beitragen.“
MEHR DAZU
finden Sie unter www.datev.de/dokumente-digitalisieren und www.datev.de/gp-druck
Wir beraten Sie gerne zu Ihren individuellen Anforderungen und finden eine maßgeschneiderte Lösung. Schreiben Sie uns an geschaeftspost-druck@service.datev.de
