Aufgrund einer technologischen Umstellung ändert sich die Welt des Faxversands. Durch neue Übertragungswege könnten Faxe zukünftig unvollständig oder gar nicht beim Adressaten ankommen.
Kennen Sie Alexander Bain? Also nicht persönlich, schließlich ist der schottische Uhrmacher schon seit über 140 Jahren tot. Aber rein vom Namen her und vielleicht aus dem Grund, weil Sie ihm einiges zu verdanken haben? Alexander Bain entwickelte das erste Faxgerät, damals, im Jahre 1843, Kopiertelegraf genannt. Damit war Bain seiner Zeit weit voraus, die Morsetelegrafie beispielsweise kam erst fünf Jahre nach seiner Erfindung auf.
Heute allerdings muss sich das gute, alte Faxgerät gegen stärkere Konkurrenz als Morsetelegrafen behaupten. E-Mail und cloudbasierte Kommunikationskanäle haben Faxgeräten den Rang als geschäftlichen Kommunikationskanal Nummer 1 abgelaufen. Dennoch ist das Fax längst noch nicht ausgestorben: Laut einer Umfrage aus dem Jahr 2015 nutzt immer noch jeder fünfte deutsche Erwerbstätige Faxe für geschäftliche Kommunikationsprozesse. Dieser Umstand ist unter anderem auch der Tatsache geschuldet, dass viele Behörden bis heute keine zeitgemäßen Alternativen umsetzen konnten. So akzeptieren die meisten Finanzverwaltungen bislang keine verschlüsselten E-Mails.
Die Technologie, die hinter einem Faxversand steckt, wird sich ab 2019 auch für einen Großteil an Kanzleien ändern. Bislang werden Faxe via ISDN-Technologie verschickt. Die Deutsche Telekom, wie auch alle anderen Telekommunikationsprovider, stellen nach und nach die Anschlüsse von ISDN auf All-IP um. Für den Faxversand hat diese Umstellung erhebliche Auswirkungen.
Aus einer konstanten Verbindung werden viele kleine Pakete
Vereinfacht ausgedrückt lohnt sich ein Vergleich mit der deutschen Postbranche: Früher wurden quasi alle Produkte einer Bestellung über die Deutsche Post auf einem vorher definierten Weg an den Adressaten versendet. Mittlerweile aber können einzelne Produkte derselben Bestellung nicht nur über die Deutsche Post (DHL), sondern auch über andere Paketdienstleister wie Hermes, GLS, DPD oder UPS verschickt werden. Das heißt in der Konsequenz: Eine Bestellung wird in viele kleine Pakete aufgeteilt, die auf unterschiedlichen Wegen und zu unterschiedlichen Zeitpunkten beim Empfänger ankommen – im schlimmsten Fall auch gar nicht oder nur unvollständig.
Beim Faxversand ist das ähnlich: Bei der alten ISDN-Technologie werden alle Informationen des Faxes kontinuierlich auf einem zuvor definierten, konstanten Übertragungsweg zum Empfänger übermittelt. Bei der neuen All-IP-Technologie allerdings werden alle Informationen des Faxes in verschiedene Pakete gepackt, die unterschiedliche Wege zum Empfänger nehmen. Für den Empfänger heißt das: Informationen können verloren gehen, so dass ein Fax nur unvollständig bei ihm ankommt oder die Übertragung ganz abbricht. Die Wahrscheinlichkeit, dass ein Fehler auftritt, steigt mit der Anzahl der übertragenen Seiten bzw. mit der Dauer der Verbindung immer weiter an.
Wie geht’s weiter mit dem Fax?
Das hat natürlich vor allem für Steuerberater, die auf vollständige Informationen angewiesen sind, erhebliche Auswirkungen auf den Geschäftsverkehr. Jeder Kunde – und damit auch jede Kanzlei – wird von seinem Telekommunikationsanbieter über die Umstellung, deren Hintergründe und den Zeitpunkt informiert.
Die großen Provider, die mit ihren Maßnahmen den Kommunikationskanal Fax noch weiter zurückdrängen, sprechen davon, dass eine Übertragung von weniger als fünf Seiten innerhalb des Providernetzes unproblematisch sein sollte. Für eine Übertragung von mehr als fünf Seiten könnten Probleme also vorprogrammiert sein. Sollten Sender und Empfänger nicht denselben Provider nutzen (der eine also zum Beispiel Telekom, der andere Vodafone), gilt eine fehlerfreie Übertragung auch bei weniger als fünf Seiten als unwahrscheinlich. Die Kommunikation via Fax wird also über kurz oder lang zu einem technischen Vabanquespiel. Zwar gibt es auch technologische Möglichkeiten, die Übertragung zu verbessern (so zum Beispiel die Aufrüstung auf ein Faxgerät mit dem sogenannten T.38-Protokollstandard), eine Restunsicherheit bleibt allerdings bestehen; auch, weil der Sender nicht weiß, ob der Empfänger ebenso über diesen verbesserten T.38-Standard verfügt.
Laut dem Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz kann eine Fehlzustellung, insbesondere bei der Übertragung von Telefaxen mit besonders schutzwürdigem Inhalt (sensible personenbezogenen Daten wie Sozial-, Steuer-, Personal- oder medizinischen Daten), gravierende Folgen für den Absender, Empfänger und Betroffene haben. Eine unverschlüsselte Datenübertragung sollte deshalb unterbleiben.
Provider und Datenschützer empfehlen daher dringend, für den geschäftlichen Kommunikationsverkehr rechtssichere Alternativen zum Fax zu suchen. Auch DATEV ist von der Umstellung natürlich betroffen. Als Großkunde der Deutschen Telekom hat die Genossenschaft allerdings noch bis Ende 2019 Zugriff auf die alte ISDN-Technologie. Dennoch befasst sich DATEV bereits jetzt intensiv mit zeitgemäßen und sicheren, alternativen Kommunikationswegen und wird seine Mitglieder und weitere Geschäftspartner wie Lieferanten darüber rechtzeitig informieren.
