Die verpflichtende E-Rechnung im B2B-Bereich könnte in eineinhalb Jahren Wirklichkeit sein. Grund genug über die Hintergründe zu sprechen und was Steuerkanzleien und Unternehmen jetzt tun sollten.
Die verpflichtende E-Rechnung für B2B-Umsätze kommt. Wahrscheinlich am 1. Januar 2025, sollte es beim vorgeschlagenen Stichtag des Bundesfinanzministeriums (kurz BMF) bleiben. Dazu haben wir mit Ivo Moszynski, Vorstandsvorsitzendem des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) und Experte für E-Rechnung bei DATEV, gesprochen.
Im Interview erläutert er die Hintergründe der E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich, warum sich Kanzleien und Unternehmen ab sofort vorbereiten sollten und wie Steuerberaterinnen und Steuerberater ihre Mandantschaft unterstützen können.
DATEV magazin: Herr Moszynski, als wir im letzten Herbst sprachen, haben Sie erzählt, dass der Prozentsatz an elektronischen Rechnungen in Deutschland bei circa 34 % liegt. Hat sich diese Zahl inzwischen verändert?
IVO MOSZYNSKI: Im vergangenen Jahr wurde keine repräsentative Studie durchgeführt, die die Verbreitung der E-Rechnung gesamtheitlich untersucht hat. Ich schätze aber, dass wir ein leichtes Wachstum haben und derzeit bei circa 36 % liegen. Das ist darauf zurückzuführen, dass Unternehmen, die die elektronische Rechnung bereits für einige einzelne Kunden eingeführt hatten, immer weiter auf elektronische Rechnungen umstellen. Unsere Erfahrungen zeigen außerdem, dass das Wachstum lediglich bei Unternehmen ab 20 Mitarbeitenden festzustellen ist; bei vielen Kleinstunternehmen beobachten wir keine signifikante Veränderung.
Ein Vorschlag des BMF hat Anfang des Jahres diesbezüglich für Aufsehen gesorgt. Worum ging es dabei?
Es drehte sich um die Einführung einer E-Rechnungspflicht für inländische Rechnungen im B2B-Bereich zum 01.01.2025 inkl. eines Meldesystems ab 2028 zur Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs. Davon wären alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Deutschland betroffen.
Was bedeutet das denn genau?
Einen großen Schub für die Digitalisierung von Unternehmensprozessen. Denn Rechnungen sollen ab 01.01.2025 nur noch elektronisch, vorzugsweise über E-Rechnungsplattformen, übermittelt werden. Zudem beinhalten die EU-Planungen die Einführung eines Meldesystems ab 2028. Dieses sieht vor, die steuerrelevanten Daten aus der E-Rechnung an die Finanzverwaltung weiterzugeben. Das soll die Mehrwertsteuerlücke von rund 23 Milliarden Euro in Deutschland verringern.
Beschäftigen sich deswegen immer mehr Unternehmen mit diesem Thema?
Der Stichtag zur Einführung der E-Rechnungspflicht steht zwar noch zur Diskussion, aber Fakt ist, dass die E-Rechnungspflicht in den nächsten Jahren kommen wird. Das haben bereits viele Unternehmen verinnerlicht.
Wann sollten Unternehmen mit der Umstellung ihres Rechnungsprozesses beginnen, wenn der Stichtag beim 01.01.2025 bleibt?
Sie sollten sich genau jetzt mit dem Thema E-Rechnung beschäftigen und möglichst schnell mit der Umstellung ihrer Prozesse beginnen. Die Digitalisierung der Rechnungsprozesse ist nicht von heute auf morgen umsetzbar und erfordert Zeit und Know-how.
Los ging es ja bereits Ende 2022, als der erwartete Gesetzesvorschlag für eine EU-weite MWSt-Meldepflicht unter dem Namen „VAT in the Digital Age (ViDA)“ veröffentlicht wurde. Das hatten Sie sogar im letzten Interview angekündigt. Wie sieht dieser denn aus?
Bei diesem Gesetzesvorschlag geht es um die Einführung eines EU-weiten Meldesystems und damit der Verpflichtung zur elektronischen Rechnung für grenzüberschreitende Transaktionen. Der deutsche Gesetzgeber will sich mit der Einführung von Meldepflichten auch bei inländischen Lieferungen und Leistungen am europaweiten Termin orientieren. Das Meldesystem soll ab dem 01.01.2028 starten. Als Folge würde die Zusammenfassende Meldung ab 2028 entfallen. Aktuell wird dieser Gesetzesvorschlag noch diskutiert – und auch wir von DATEV nehmen ebenfalls aktiv an dieser Diskussion teil.
Im Juni fand der E-Rechnungsgipfel in Berlin statt, bei dem Softwarehersteller wie DATEV, Wirtschaftsverbände und Vertreter des Bundesfinanzministeriums über die neuesten Entwicklungen und zukünftigen Trends des elektronischen Rechnungsaustauschs diskutierten. Welche Erkenntnisse haben Sie daraus mitnehmen können?
Wir haben auf dem E-Rechnungsgipfel viele intensive Gespräche darüber geführt, wie der deutschen Wirtschaft eine Umstellung auf den elektronischen Rechnungsaustausch innerhalb des ambitionierten Zeitplans gelingen könnte. Sollte am 01.01.2025 als Stichtag festgehalten werden, dann ist es dringend notwendig, dass die Finanzverwaltung ihre konkreten Vorgaben zeitnah kommuniziert. Insbesondere die Bedürfnisse der Kleinst-, Klein- und mittleren Unternehmen sollten dabei berücksichtigt werden. Für die Großunternehmen wäre es wichtig, dass die bereits bestehenden Prozesse und Infrastrukturen rund um die E-Rechnung bei der Ausarbeitung der Vorgaben einbezogen werden.
Auch das Thema der Rechnungsstandards und die Ausgestaltung der noch zu schaffenden E-Rechnungsplattformen waren wichtige Punkte, die zwar beleuchtet wurden, aber im Moment noch Fragen offenlassen.
Wie sollten Steuerberater ihre Mandantinnen und Mandanten auf das Thema E-Rechnung vorbereiten? Was kann heute schon getan werden?
Natürlich können Steuerberatungskanzleien wie auch Mandanten heute schon vorsorgen, z.B. indem sie prüfen, ob die bereits heute eingesetzten Software-Lösungen eine E-Rechnungsfunktionalität bieten. Ist zum Beispiel DATEV Unternehmen online heute schon im Einsatz, können E-Rechnungen zentral abgelegt und archiviert werden. Weiterhin können Rechnungsinhalte aus E-Rechnungen automatisch ausgelesen werden, die für die Finanzbuchführung oder auch für die Zahlung offener Rechnungen wichtig sind. Damit stehen sowohl die Belegdaten als auch das Belegbild elektronischer Rechnungen im gesamten Rechnungswesenprozess für alle Beteiligten jederzeit zur Verfügung.
Generell rate ich dazu, dass bereits heute damit begonnen wird, Rechnungsprozesse zu digitalisieren und sich auf die Umstellung auf elektronische Rechnungsprozesse vorzubereiten – und zwar für den Versand, aber vor allem für den Empfang elektronischer Rechnungen.
Welches Produktportfolio zur E-Rechnung bietet DATEV schon heute?
DATEV bietet heute sowohl auf der Rechnungseingangs- als auch auf der Rechnungsausgangsseite Unterstützungsmöglichkeiten, die bei der Erstellung sowie beim Empfang und der Weiterverarbeitung von E-Rechnungen helfen. Neben DATEV Unternehmen online, können auch mit DATEV DMS E-Rechnungen importiert und weiterverarbeitet werden. Dabei werden die elektronischen Rechnungsdaten ausgelesen und das digitale Belegbild im Falle von ZUGFeRD/XRechnungen über einen Viewer angezeigt.
Mit DATEV Eigenorganisation sowie DATEV Mittelstand und DATEV Auftragswesen next können elektronische Rechnungen einfach und schnell per Knopfdruck normkonform und entsprechend den Vorgaben des Rechnungsempfängers erzeugt und zugestellt werden. Hierbei werden die E-Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD 2.x in der jeweiligen Anwendung ohne Zusatzkosten angeboten.
Und dann gibt es noch unser Online-Portal DATEV SmartTransfer. Damit haben unsere Kunden die Möglichkeit, sowohl aus einem DATEV-Programm als auch aus einer Fremdsoftware heraus E-Rechnungen in fast jedem beliebigen E-Rechnungsformat zu erzeugen und über ihren gewünschten Übermittlungskanal zu versenden. Darüber hinaus bietet DATEV SmartTransfer auch die Möglichkeit des Rechnungsempfangs mit direkter Weitergabe an DATEV Unternehmen online.
Das Thema E-Rechnung entwickelt sich derzeit sehr dynamisch. Wie unterstützt DATEV ihre Kunden in Zukunft?
Die Vorhaben des deutschen sowie europäischen Gesetzgebers werden, wie bereits erwähnt, gerade von Verbänden sowie Softwareherstellern und vielen anderen noch intensiv diskutiert. Vieles steht ja auch im Detail noch nicht fest. Aber unsere Mitglieder sowie alle anderen DATEV-Kunden können sich sicher sein, dass DATEV sich einsetzt und kümmert.
Wir prüfen unser Produktportfolio gerade intensiv und sichten insbesondere an welcher Stelle im Gesamtprozess wir Änderungen und Anpassungen vornehmen müssen, um unsere Mitglieder, deren Mandanten sowie unsere anderen Anwender bestmöglich zur E-Rechnung sowie zur Umstellung auf elektronische Rechnungsprozesse unterstützen zu können.
Sobald wir mehr Klarheit über die Details der anstehenden E-Rechnungspflicht ab dem Jahr 2025 und dem künftigen Meldesystem haben, kann ich auch mehr zu unserem zukünftigen Produktportfolio sagen. Wir werden unsere Anwender rechtzeitig zu den Anpassungen und Neuerungen in den DATEV-Anwendungen informieren.
Aktuelle Informationen zum Thema stellen wir heute schon unter www.datev.de/erechnung zur Verfügung.
Die E-Rechnungspflicht eröffnet viele Chancen und Möglichkeiten, was möchten Sie den Leserinnen und Lesern abschließend mitgeben?
Dass sich ein Blick auf andere europäische Staaten lohnt, die bereits die E-Rechnung eingeführt haben: In Italien ist die E-Rechnung bereits seit dem Jahr 2019 Pflicht. Auch wenn die Einführung in Italien einen entsprechenden Umsetzungsaufwand für die Unternehmen bedeutete, erhalten wir überwiegend positive Rückmeldungen. Die Digitalisierung der Rechnungsstellung hat für viele Unternehmen Vorteile gebracht. Die Transparenz hat sich erhöht, die Prozesse sind effizienter und am Ende werden die Rechnungen auch schneller bezahlt.
Diesen Effekt erwarte ich auch für Deutschland und somit auch für unsere Mitglieder als auch für deren Mandanten. Es wird eine große Kraftanstrengung, aber es wird sich lohnen.
Herr Moszynski, vielen Dank für das Gespräch.
