Eine trinkt Kaffee, die andere Tee. Eine isst Pizza, die andere Pasta. Eine schwärmt für Berlin, die andere für Hamburg. Diesen scheinbar unüberwindbaren Widersprüchen zum Trotz haben die Steuerberaterinnen Jean Bramburger und Michele Schwirkslies aus Berlin dennoch im April 2021 zusammen eine Kanzlei gegründet. Weil sie in den wesentlichen Fragen einer Meinung sind: Gegründet wird nur mit DATEV und SmartIT. Im Gespräch verraten die beiden, wie wichtig eine stets ansprechbare Gründungsberaterin der Genossenschaft auf dem Weg zur eigenen Kanzlei war und warum es sich eigentlich mit DATEV-Software so gut digital arbeiten lässt.
Neben ihrer positiven Grundeinstellung zu DATEV verbindet die Geschäftsführerinnen der JBMS Steuerberatungsgesellschaft mbH aus dem Innovationsstandort Berlin-Adlershof auch in anderen wesentlichen Fragen des Steuerberaterinnendaseins so einiges. Zuerst einmal brennen beide für ihren Beruf und lieben es, sich mit Steuerthemen eingehend zu beschäftigen. So eingehend, dass sie Fachartikel publizieren, Weiterbildungen anbieten und an der Fachhochschule für Finanzen des Landes Brandenburg Seminare geben. Außerdem fühlen sich die beiden eher nicht als Technikerinnen, was sicher auch einen Teil dazu beigetragen hat, in Sachen Software auf die DATEV-Cloud zu setzen. Doch dazu später mehr.„Mit Frau Schwirkslies habe ich jemanden getroffen, bei dem ich ganz schnell gemerkt habe, dass wir auf einer Wellenlänge sind“, erklärt Jean Bramburger die ideelle Übereinkunft der beiden, das Projekt eigene Kanzlei zusammen anzugehen. „Uns geht es nicht darum, schnell viel Geld zu verdienen, sondern wir brennen für unseren Job, wir brennen für das Steuerrecht. Deshalb auch die Artikel, die wir nebenbei schreiben, oder die Fortbildungen, die wir halten.“ Sie würden ihren Unterhalt mit dem bestreiten, was Spaß macht, ergänzt Schwirkslies, und „wir haben beide die gleichen Werte, was uns in der Zusammenarbeit enorm wichtig ist.“ Wie wichtig diese gemeinsamen Werte sind, zeigt sich unter anderem in dem gemeinsamen Verständnis, das sie von einer modernen Steuerberatungskanzlei in ihren Köpfen tragen.
Dabei reihen sie sich ganz vorne bei New Work ein und schreiten Seite an Seite mit anderen innovativen Kanzleien, die künftigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine Viertagewoche anbieten möchten. Mit diesem attraktiven Angebot werben sie um die nach wie vor wenigen Fachkräfte am Markt und schließlich zieht es sie auch selbst in Richtung Viertagewoche, denn „bei dem anstrengenden Alltag in der Kanzlei und dem Schreiben von Büchern und Halten von Seminaren braucht es einen Ausgleich“, so Schwirkslies.
Mit DATEV starten
Was aber hat die beiden Steuerberaterinnen bewogen, mithilfe der Genossenschaft zu gründen? Zunächst einmal der einfache und naheliegende Grund: Sie kannten DATEV bereits aus den Kanzleien, in denen sie vor ihrer Gründung angestellt waren. In einer davon haben sie sich auch kennengelernt. Zudem besaß Jean Bramburger schon seit geraumer Zeit eine Kanzlei im Nebenerwerb, mit der sie auch bereits Mitglied der Genossenschaft war. „Da war es eigentlich keine große Frage, Programm oder Firma zu wechseln, denn es lief ja gut. Wir waren sehr zufrieden und sind dann mit der neuen Kanzlei bei DATEV geblieben“, so Bramburger. Aus dieser Zeit resultierte auch der Kontakt zu einer Gründungsberaterin der Genossenschaft. Dieser Kontakt war ausschlaggebend und ist bei der Entscheidung für DATEV nicht hoch genug einzuschätzen. Gerade am Beginn, in einer Orientierungsphase, in der noch viele offene Fragen zu klären und Probleme aus dem Weg zu räumen sind. In diesem speziellen Fall kam erschwerend hinzu, mitten in einer Pandemie diesen Schritt zu wagen. Also: keine Treffen, kein gemeinsamer Vor-Ort-Termin, um das Projekt geschmeidig aufs Gleis zu setzen. Stattdessen: E-Mails hin- und hers schicken und wie alle in dieser Zeit mit Video-Calls leben lernen. All die Fragen nach Gründungspaketen, nach Programmen, die darin enthalten sind oder doch besser dazugebucht werden sollen, haben sie systematisch mit ihrer Gründungsberaterin abarbeiten und klären können. „Und alles hat wunderbar funktioniert“, schwärmt Bramburger. „Es gibt ja nichts Schlimmeres in der Gründung, als mit einem Programm nicht weiterzukommen. Da hat unsere Gründungsberaterin immer sehr schnell weitergeholfen. Sie war stets ansprechbar und Probleme waren manchmal binnen Stunden vom Tisch“, findet auch Schwirkslies. Das sei wichtig gewesen in der herausfordernden Anfangszeit, in der die größte Erschwernis für die Gründerinnen darin bestand, das Wesentliche im Fokus zu behalten. „Neben den ganzen Gründungsaufgaben auch bereits Mandanten zu betreuen und ihnen zur Seite zu stehen, was betriebswirtschaftliche Auswertungen, Jahresabschlüsse oder steuerliche Beratung angeht“, meint Schwirkslies. Neben der DATEV-Software war die feste Ansprechpartnerin, auf die sie bei DATEV zugreifen konnten, ein Grund dafür, warum sie sich im Prozess der Gründung immer gut aufgehoben fühlten.
Mit DATEV digitalisieren
Ein weiterer Grund, sich mit der Kanzlei DATEV anzuschließen, fußte auf der Prämisse, komplett digital zu starten und von Anfang an konsequent und in allen Bereichen auf digitale Prozesse zu setzen. Eigentlich finden die beiden Papier nicht schlecht, solange es zwischen zwei Buchdeckel passt und zu Hause auf dem Nachtisch liegt oder höchstens mal als Notizblock im Berufsleben vorbeischaut. Ansonsten war die klare Strategie: kein Papier von Anfang an, sonst wird man es später nicht wieder los. Auch diese Arbeitsweise war nicht komplett neu, da sie in der Kanzlei, in der sie beide vor der Gründung angestellt waren, auch schon digital gearbeitet haben. Die Grundlagen der Digitalisierung in der Finanzbuchführung und DATEV Unternehmen online: alles keine böhmischen Dörfer und bestens bekannt. Als Angestellte. Als Selbstständige verschiebt sich allerdings der Fokus. „Als Steuerberaterinnen in der eigenen Kanzlei sind wir natürlich auch diejenigen, die es dem Personal beibringen müssen“, räumt Bramburger ein, „und den Mandanten!“ Bei Letzteren sind sie relativ konsequent. Wer selbst nach eingehender Beratung darauf beharrt, Belege im Schuhkarton bringen zu wollen, ist in Berlin-Adlershof an der falschen Adresse. Denn eines ist auch klar: „Es gibt vielfältige Vorteile auch für die Mandanten. Das ist immer das Erste, worauf wir hinweisen. Wenn wir merken, dass der Mandant da gar nicht hinwill, dann lehnen wir das Mandat ab. Das möchten wir nicht mehr für unsere Mitarbeiter und es ist auch nicht der Lauf der Zeit.“ Gerade weil sie sich klar für den digitalen Weg entschieden haben und von Anfang an digital arbeiten wollten, lag es für sie nahe, den Weg mit DATEV zu beschreiten. DATEV verfüge über sehr gute Schnittstellenangebote, findet Schwirkslies. Und das sei wichtig, um die diversen Vorprogramme der Mandanten anzubinden, damit auch alles digital in der Kanzlei ankommen könne. „DATEV bietet sehr viel und DATEV hat auch für Gründer großartige Angebote, das muss man ganz deutlich sagen. Das hat uns sicherlich auch überzeugt.“
Mit DATEV hosten
Bislang unbeantwortet blieb die Frage nach der Technik oder warum sie bei der Gründung lieber auf die DATEV-Cloud gesetzt haben als auf einen Server im eigenen Keller. Klar: „Wir sind beide keine Technikerinnen. Wir wollen uns damit nicht beschäftigen und wir wollen auch nicht unsere Kraft und Zeit investieren, es zu lernen“, meint Bramburger. Die Entscheidung für die Cloud und DATEV-SmartIT allein mit einer Technikaversion erklären zu wollen, greift allerdings zu kurz. Der Hauptgrund war der Datenschutz, den sie in der DATEV-Cloud jederzeit gewahrt sehen. Die stets aktuelle Software ein anderer. Sich um keine Updates, Installationen oder Ähnliches kümmern zu müssen, ist einfach ein unschlagbarer Vorteil. Selbst dann, wenn, wie am 8. November 2021 geschehen, das komplette Rechenzentrum der Genossenschaft ausfällt. „Das hätte uns hier im Haus genauso passieren können, dass der Server streikt. Technik fällt aus“, stellt Bramburger fest. „Wenn das einmal in zehn Jahren passiert, ist das verschmerzbar.“ Mit DATEV-SmartIT nutzen sie derzeit ein Angebot, das für eine Kanzlei ihrer Größe perfekt ist. Auch wenn sie sich etwas mehr Flexibilität beim Einsatz von Software, die nicht von DATEV stammt, wünschen würden.
Für die Zukunft haben sich die beiden Gründerinnen viel vorgenommen. Personal finden und sich das Label Digitale DATEV-Kanzlei holen sind nur zwei der kommenden Meilensteine. Vor allem aber möchten sie die Themen angehen, für die sie brennen. Wie in allen wichtigen Fragen herrscht auch hier eine spontane Übereinkunft: lieber Grundsteuerreform als Betriebsprüfung und lieber Jahresabschluss als Einkommensteuer. Ein perfektes Kanzleiteam also, auch wenn die eine lieber bei Agatha Christie entspannt und die andere bei Sebastian Fitzek.
MEHR DAZU
finden Sie unter www.datev.de/wissen-digitalisierung und www.datev.de/it-outsourcing
