Oftmals stolperte die Digitalisierung im letzten Jahr durch Deutschland. Kinder saßen ratlos vor ihren Smartphones auf der Suche nach Empfang, Ansprache oder diesem mebis. Eltern wunderten sich, warum die Corona-Warn-App nie warnte. Andererseits lief es richtig gut – wie beim Digitalen Finanzbericht. Hier funktioniert die Zusammenarbeit mit den Banken jedenfalls reibungslos, wie die VOGEL Steuerberatung aus Aalen schildert.
Banken und Sparkassen müssen von Gesetz wegen über die wirtschaftlichen Verhältnisse derjenigen Bescheid wissen, die bei ihnen um einen Kredit ersuchen. Aus diesem Grund müssen Unternehmen ihre Jahresabschlüsse bei den Banken einreichen. Oft tun dies deren Steuerberaterinnen und Steuerberater. Seit April 2018 funktioniert dieser Vorgang digital. Der Digitale Finanzbericht (DiFin) ist ein standardisiertes Übermittlungsverfahren zur digitalen Einreichung von Jahresabschlüssen und ersetzt den langwierigen und umständlichen analogen Prozess der vergangenen Jahre.
Die Umsetzung
Joachim Vogel ist Steuerberater und Geschäftsführer der VOGEL GmbH Steuerberatungsgesellschaft mit insgesamt vier Kanzleien in Ost-Württemberg. Das Unternehmen setzt schon seit Oktober 2018 auf das digitale Verfahren. „Mit ein paar Schwierigkeiten zu Beginn, bis das Prozedere mit den Banken geklärt war“, räumt Joachim Vogel ein, „aber spätestens seit November 2018 setzen wir den Digitalen Finanzbericht konsequent ein.“ Wer schon einmal digitale Prozesse aufgesetzt und implementiert hat, weiß, dass solche Vorgänge nicht immer glatt durchlaufen. In diesem Fall allerdings war es anders, wie Tristan Schüle, Steuerberater und Teamleiter, bestätigt: „Die technische Umsetzung war völlig unproblematisch. Wir mussten einmalig die Vollmacht der Mandanten einholen, dass wir berechtigt sind, an die Bank zu übermitteln, und das war es.“
Die Banken
Apropos Banken. Sie müssen natürlich mitmachen, damit die Übermittlung elektronischer Daten in ihre Systeme überhaupt laufen kann. Auf der Internetseite zum Digitalen Finanzbericht findet man eine Übersicht über alle teilnehmenden Banken und Sparkassen. Die VOGEL Steuerberatung arbeitet mit den üblichen großen Bankhäusern zusammen, in denen das Verfahrenmittlerweile auch Standard ist. „Auch bei den Hausbanken läuft alles ganz unproblematisch“, erklärt Joachim Vogel. Es seien lediglich ein paar wenige kleinere Banken, die bei der elektronischen Übermittlung der Jahresabschlüsse noch nicht dabei sind. Die Frage, wer wofür haftet, schwingt im Kanzleigeschäft immer mit. Zumindest war man bei der Bundes- und Landessteuerberaterkammer dieser Auffassung, wo die Haftungsfrage zur Einführung des Digitalen Finanzberichts rege diskutiert wurde, was nun allerdings geklärt ist, da die Banken die Kanzleien von der Haftung freistellen. „Wir haben immer gesagt, ob die Banken die Bilanz in unserem ausgedruckten Jahresabschluss erhalten, um sie dann in ihrem System wieder neu zu erfassen, oder ob sie direkt dorthin fließen, ist für uns kein Unterschied“, so Joachim Vogel. „Für die Banken ist es jedoch eine große Erleichterung, wenn sie die Daten direkt in ihr System einspielen können.“
Die Mandanten
Die VOGEL Steuerberatung übermittelt die Jahresabschlüsse an die Banken, sobald sie abgeschlossen und von den Mandanten unterzeichnet sind. Die Vorteile der digitalen Übermittlung sehen auch die Mandanten. Insgesamt geht alles schneller und reibungsloser. „Bis 2018 war das ja eigentlich Wahnsinn“, so Tristan Schüle. „Wir druckten die Bilanz aus, übergaben diese den Mandanten. Diese mussten die Bilanz und den gedruckten Bericht unterzeichnen und an die Bank weiterleiten. Dann nahm die Bank den gedruckten Bericht und tippte die Zahlen manuell wieder ein.“ Diesen umständlichen Weg digital abzukürzen, stößt bei allen Beteiligten auf Zustimmung. Bei der VOGEL Steuerberatung greifen so die Arbeitsschritte ineinander. Zunächst wird die E-Bilanz aufbereitet und in diesem Zuge auch der Finanzbericht. In der Schlussbesprechung bekommen die Mandanten das fertige Werk zur Unterschrift und dann werden in einem Zug die Steuererklärung, die E-Bilanz und der Digitale Finanzbericht übermittelt. Letztere, wenn erforderlich, auch an mehrere Banken gleichzeitig. Die Banken erhalten zudem auch den Erstellungsbericht, der über den Digitalen Finanzbericht hinaus die Möglichkeit bietet, andere Positionen wie etwa die Einkommensteuer mit an die Bank zu senden.
Digitaler Finanzbericht in der Praxis
Ein entscheidender Vorteil des Digitalen Finanzberichts ist seine medienbruchfreie Verarbeitung in den Systemen aller Beteiligten. Auch in der Kanzlei von Joachim Vogel ist die übergreifende Integration weitgehend gelungen. „Einzig mit der digitalen Signatur sind wir derzeit noch dabei, eine gute Lösung zu finden“, so Joachim Vogel. „Derzeit lassen wir die Mandanten – wie bei der E-Bilanz auch – einmal unterschreiben und halten diese Schriftstücke dann klassisch vor.“ Dies sei derzeit noch der einzige verbleibende analoge Vorgang in diesem Zusammenhang. Die Übertragung aus den DATEV-Programmen heraus laufe hingegen wieder ohne Probleme und reibungslos mithilfe eines Assistenten im Programm. Dieser digitale Workflow hat den Kreditvergabeprozess insgesamt enorm beschleunigt. Tristan Schüle hat spontan ein Beispiel zur Hand: „Ich habe morgen ein Gespräch mit der Bank, bei dem die Jahresabschlüsse 2020 benötigt werden. Heute Vormittag habe ich die Abschlüsse übermittelt, die Bank spielt sie jetzt ein und hat sofort die Zahlen. Sonst wäre das ein langer Prozess gewesen.“
Doch auch ein guter bestehender Prozess kann weiter verbessert werden. Demnächst soll im Digitalen Finanzbericht ein Rückkanal eröffnet werden, über den beispielsweise Zins- und Tilgungspläne an die Kanzleien zurückgespielt werden können. Eine sinnvolle Funktionserweiterung? „Auf jeden Fall“, meint Tristan Schüle, „denn wir brauchen für die laufende Buchführung alle Verträge und Zins- und Tilgungspläne. Diese müssen wir bei unseren Mandanten anfordern, damit sie uns zugeschickt werden. Dieser Schritt würde dann für die Mandanten auch wegfallen. Das wäre für die Kanzleien und die Mandanten von Vorteil.“ Für alle am Prozess des Digitalen Finanzberichts beteiligten Parteien ist das digitale Verfahren ein großer Gewinn.
Digitalisierung alternativlos
Dementsprechend ist der Rat aus Aalen an die Kollegen so einfach wie bestechend, nämlich schlicht, die technischen Möglichkeiten zu nutzen. Eine andere Möglichkeit beziehungsweise Alternative gäbe es gar nicht, als sich der Digitalisierung zu öffnen. Eine Anregung gibt es dann aber doch noch. „Bei den Konzernberichten würden wir gerne noch weiterkommen“, so Tristan Schüle. Hier könne man derzeit nur ein PDF erzeugen und weitergeben. „Da würden wir uns auch eine digitale Lösung wünschen.“ Und Joachim Vogel ergänzt: „Das von DATEV an uns verliehene Label Digitale DATEV-Kanzlei unterstreicht unsere Überzeugung, dass wir auf dem richtigen Weg sind und die Digitalisierung noch schneller Ergebnisse und damit Entscheidungshilfen liefert – ein wichtiger Aspekt gerade in Zeiten wie diesen.“
Mehr dazu
finden Sie unter www.datev.de/digitaler-finanzbericht
Alle Details zum Label Digitale DATEV-Kanzlei stehen unter www.datev.de/label-digitale-kanzlei
