DATEV Unternehmen Online ist keine "Rocket Science" und auch kein neues Thema. Ich erinnere mich noch daran als ich etwa vor 15 Jahren, damals als Auszubildender in einer Steuerberatungskanzlei, zum ersten Mal einen DATEV-Flyer mit dem Thema DATEV Unternehmen Online in der Hand hielt.
Und wo stehen wir heute? Ein Großteil der Steuerberatungskanzleien arbeitet bereits digital mit Ihren Mandantinnen und Mandanten zusammen. Die Lösung, heute im Jahr 2022, unterscheidet sich deutlich von dem DATEV Unternehmen Online in 2007. Wo damals noch gefaxt wurde, nutzt man heute vielfältige Schnittstellen, scannt oder fotografiert und leitet die Belege bequem per E-Mail direkt in die Cloud.
100 Prozent digital
Ich betreue Steuerberaterinnen und Steuerberater, die sich strategisch so aufgestellt haben, dass sie mit nahezu 100 Prozent der Mandantinnen und Mandanten im Rechnungswesen digital zusammen arbeiten. Mandantinnen und Mandanten zahlen über DATEV Unternehmen Online, sodass die Kanzlei die Umsätze jederzeit im Blick hat und die Mandantinnen und Mandanten erhalten von der Kanzlei die BWA digital.
Auf der anderen Seite gibt es auch noch viele Steuerberatungskanzleien, die hier noch am Anfang Ihrer Entwicklung stehen. Wie kann der erste Schritt gelingen? Was ist der Schlüssel zum Erfolg?
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als Erfolgsfaktor
Erfahrungsgemäß ist der Arbeitsaufwand mit den ersten Beständen am höchsten. Aber je mehr Mandanten digital an Bord sind, desto einfacher wird es. Ab einer Quote von 20-25 Prozent aller Finanzbuchführungen die mit DATEV Unternehmen Online gebucht werden, kann das Projekt dann schnell zum Selbstläufer werden. Oft sind es dann die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die im direktem Mandantenkontakt stehen, die von der Lösung begeistert sind und das Programm pushen.
Zudem kann ein QM-Musterprozess in DATEV ProCheck gerade in der Anfangszeit als Unterstützung dienen. Zum Start sollte man sich überlegen, wer die Einrichtung übernimmt und wie man mit Servicefragen der Mandantinnen und Mandanten umgeht. Die Einrichtung kann über die DATEV, einen Solution Partner oder auch selbst übernommen werden.
Meiner Erfahrung nach hilft ein Blick „Outside the Box“. In der Regel werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wenn Sie noch einen Pendel-Ordner erhalten, mit einem Endergebnis konfrontiert. Wie dieses Ergebnis zustande kam, also wie die Mandantinnen und Mandanten sich zuvor organisiert haben, bleibt offen. In der Praxis geht es dann häufig um buchhalterische Rückfragen oder nachzureichende Belege.
Fragen wie:
- Wie organisieren Sie den Zahlungsverkehr?
- Wer ist an der Rechnungsprüfung beteiligt?
- Wie gehen Sie mit Belegen um, die Sie digital bekommen?
… werden zu selten gestellt.
Die Klärung der Prozesse bei den Mandantinnen und Mandanten sorgt für einen besseren Ablauf in der Zusammenarbeit und lässt sich wunderbar mit einer Verfahrensdokumentation kombinieren.
Bei der Frage mit welchen Mandantinnen und Mandanten Sie starten können, unterstützen wir Sie gerne.
Hier finden Sie Lösungsansätze für Ihre Kanzlei:
- Ein kleiner Schritt für Sie aber ein großer Schritt für… Sie wissen schon. Starten Sie jetzt mit einer zweistündigen Online-Beratung oder wählen Sie ein Seminar.
- Das Ziel ist der Mond? Sie möchten aber sehen, wo Sie gerade stehen? Wir helfen mit dem EQ-Check dabei.
- Sie sind schon in der Umlaufbahn unterwegs und möchten Ihre Mandantschaft analysieren (Eine Lösung kommt bald – seien Sie gespannt) und Ihre Prozesse mit einer Update Beratung optimieren.
