Manpower analytisch planen

Im Rahmen der Mitarbeiterplanung konkretisieren Sie personelle Maßnahmen, mit denen Sie die Fortführung und Entwicklung Ihrer Kanzlei sichern. Stellen Sie dafür das heutige IST dem morgigen SOLL gegenüber. Anhand von Fragen können Sie Ihre Kanzleisituation und die notwendigen Anpassungen greifbarer machen und mögliche Stellschrauben ableiten.

Beispielfragen zur Ermittlung des SOLL-Zustandes:

• Welchen Umsatz möchten Sie mit welcher Dienstleistung erwirtschaften?
• Welche Mandate wollen Sie zusätzlich gewinnen?
• Welche Mitarbeiter mit welcher Qualifikation benötigen Sie dafür?
• Welchen Zeitaufwand müssen Sie einplanen?

Beispielfragen zur Ermittlung des IST-Zustandes:

• Wie viel Zeit benötigen Sie für Dienstleistungen auf Basis der aktuellen Aufträge?
• Welchen Spielraum haben Sie? Betrachten Sie hier neben der Qualifikation und Ressourcenauslastung auch die Ziele und Pläne Ihrer Mitarbeiter.
• Bei welchem Mitarbeiter können welche Fähigkeiten weiterentwickelt werden?

Bei Abweichungen von SOLL und IST folgt die Frage: Welche personellen Maßnahmen sind nötig, um Ihre erklärten Vorhaben umzusetzen? Diese Antworten dienen als Basis für Ihren konkreten Maßnahmenplan.

Sieben Best Practice-Beispiele für Ihren Maßnahmenplan

Wenn Sie beispielsweise das Kanzleiwachstum anstreben oder, wenn Abgänge im Zuge von Familienplanung, Kündigung oder Ruhestand zu erwarten sind, sollten Sie passende Maßnahmen in petto haben. Prüfen Sie hierfür interne Möglichkeiten und schöpfen Sie daraus. Beleuchten Sie durchaus aber auch externes Recruiting.

1. Prüfen Sie, ob sich durch organisatorische Änderungen Ressourcen freimachen lassen. Analysieren Sie Stärken und Potentiale Ihrer Mitarbeiter und prüfen Sie deren Weiterentwicklung. Können z. B. Bürokaufleute in einem unbesetzten Fachgebiet weiterqualifiziert werden?
2. Hinterfragen Sie die Einsatzfelder und Verteilung Ihrer Mitarbeiter und checken Sie Optionen. Muss z. B. eine Steuerfachangestellte künftig all das tun, was sie heute tut oder lassen sich Freiräume schaffen, wenn administrative Tätigkeiten verlagert und ggf. in einem Sekretariat zentriert werden?
3. Klären Sie Möglichkeiten zur Prozessverbesserung und Arbeitserleichterung. Überlegen Sie in diesem Zusammenhang, ob es sich rechnet, wenn sich darum jemand im Team übergreifend kümmert. Das kann die Prozessoptimierung fortlaufend vorantreiben, damit alle in der Kanzlei dauerhaft entlastet werden.
4. Gehen Sie die Nachwuchsgewinnung rechtzeitig an. Investieren Sie z. B. in mehrere Ausbildungsplätze und nehmen Sie so von Anfang an Einfluss auf die Kompetenz Ihrer zukünftigen Fachkräfte.
5. Prüfen Sie, inwieweit Praktikanten unterstützen können und nehmen Sie diese Stellen im Maßnahmenplan auf. Bleiben Sie mit ehemaligen Praktikanten im Gespräch, um diese für einen dauerhaften Einsatz zu gewinnen.
6. Sprechen Sie mit Mitarbeitern in Teilzeit, ob Interesse an einer Stundenerhöhung besteht. Halten Sie auch den persönlichen Kontakt zu Ihren Mitarbeitern in Elternzeit aufrecht, evtl. kommt für jemanden eine Auszeitverkürzung infrage. Das Angebot eines Homeoffice-Arbeitsplatzes könnte die Chance erhöhen.
7. Prüfen Sie Möglichkeiten des Kapazitätsausgleichs mithilfe von externen Partnern. Denkbar wäre, einzelne Aufgabenfelder, wie z. B. den Support der Kanzlei-IT oder Lohn-Dienstleistungen für Mandanten auszulagern und hierfür Outsourcing-Anbieter zu beauftragen.

Tipp

Personelle Veränderungen benötigen viel Zeit. Damit Sie für die erfolgreiche Fortführung Ihrer Kanzlei die richtige Mannschaft an Bord haben, machen Sie sich frühzeitig bewusst, wo die Reise hingehen soll und mit welcher Crew Sie Ihr Ziel erreichen.

Zum Autor

Carsten Fleckenstein

Redakteur und Podcaster bei DATEV.

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