Es braucht viel Zeit für die Beratung der Mandanten, doch die Kapazitäten sind begrenzt. DATEV unterstützt bei der Abrechnung der Lohnmandate und der Optimierung der Prozesse. Steuerberaterin und Wirtschaftsprüferin Daniela Kuegler nutzt die Lohndienstleistung und sieht darin viele Vorteile für die Kanzlei und die Zusammenarbeit mit Mandanten.
Das Angebot der DATEV-Lohndienstleistung richtet sich exklusiv an Kanzleien. In ihrem Auftrag übernehmen Lohnexperten der Genossenschaft sämtliche operative Tätigkeiten der Lohnabrechnung wie die Prüfung der Lohnunterlagen, die Stammdatenpflege, die Erfassung von Lohnänderungen, die Abrechnung mitsamt der Datenübermittlung und Archivierung und Sicherung. Die Gestaltung des Lohnmandats – mit allen Kontroll- und Prüfungsmöglichkeiten – sowie die beratenden Aktivitäten bleiben in der Kanzlei. Allerdings setzt die Lohndienstleistung digitale Prozesse voraus. Denn alle relevanten Daten für die Abrechnung werden über die digitale Personalakte bereitgestellt. Die Auswertung und Zahlungen stehen nach der Abrechnung digital in DATEV Unternehmen online zur Verfügung und können dann entsprechend weiterverarbeitet werden. Damit begleitet die DATEV-Lohndienstleistung Kanzleien in die digitale Welt. Für die Steuerberaterin und Wirtschaftsprüferin Daniela Kuegler kein großer Schritt – denn sie hat bereits in allen internen Prozessen digitale Werkzeuge und Arbeitsschritte genutzt. Die DATEV-Lohndienstleistung unterstützt sie bereits seit einem Jahr – zunächst bei der sensiblen Abrechnung ihrer Kanzleimitarbeiter. „Mit der DATEV-Lohndienstleistung habe ich mich erstmals beschäftigt, als ich für die Lohnabrechnung meiner Mitarbeiter nach einem zuverlässigen Abrechnungsdienst gesucht habe“, erzählt sie. Mit diesen Abrechnungen wechselte sie dann auch zuerst. „Ich war also praktisch selbst Testpilotin für die geplante Dienstleistung an den Mandanten.“ Je mehr sie sich mit der DATEV-Lohndienstleistung beschäftigte, desto mehr begeisterte sie sich auch für die Unterstützungs-Tools, die in der Kanzlei oder auch vom Mandanten selbst über das Online-Portal zugänglich gemacht werden. Mit den Tools, wie etwa einem Startpaket mit Vorlagen und Checklisten, einem Terminmanager und der Einführung der digitalen Personalakte als Austauschplattform, wird der Prozess strukturiert und digitalisiert. Durch solchermaßen optimierte Prozesse ist die Kanzlei auch bei Haftungsfällen besser gewappnet. Ein großes Plus ist darüber hinaus der persönliche Ansprechpartner. „Die aktive Zusammenarbeit mit der uns zugewiesenen Mitarbeiterin hat mich überzeugt“, so die Steuerberaterin. Ein wichtiger Grund für die Umstellung der Mandantenlohnaufträge war es, mehr Zeit für die Beratung der Mandate zu haben. „Wir haben entschieden, dass wir uns lieber um die Beratung und Betreuung der Mandanten kümmern wollen, und die technische Abwicklung der Abrechnung unserer externen Kollegin in Nürnberg überlassen.“
So läuft die DATEV-Lohndienstleistung in der Praxis ab
Umgestellt hat die Kanzlei alle Betriebe mit mehr als fünf Mitarbeitern. Und so läuft die DATEV-Lohndienstleistung laut Daniela Kuegler ab: „Der Mandant lässt uns zu einem festen monatlichen Termin alle lohnrelevanten Daten und Informationen zukommen. Wir prüfen diese auf Vollständigkeit. Fehlende Daten oder fehlerhafte Angaben können noch vor der eigentlichen Abrechnung bemerkt werden. Ist alles komplett, werden die Unterlagen in Unternehmen online geladen. Danach beginnt die Arbeit der Nürnberger Kollegin, die alles in die korrekten Abrechnungen überführt. Bei Fragen oder Unstimmigkeiten wird nachgehakt. Über das Programm LODAS stehen uns dann die Unterlagen zur Weitergabe an den Mandanten zur Verfügung. Nutzt der Mandant Unternehmen online, kann er auf alle Lohnauswertungen zugreifen.“
Das spricht für die DATEV-Lohndienstleistung
Neben der vollständigen Digitalisierung sieht Daniela Kuegler drei große Vorteile durch die Unterstützung bei der Lohnabrechnung durch DATEV. Zum einen hat man als Berater wieder Zeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – kann die Mandanten also aktiv zu Fragen der Personalwirtschaft beraten. Zum anderen hat man für schwierige Themen einen festen Ansprechpartner, der helfen kann. Zu guter Letzt verbessern strukturierte und digitalisierte Prozesse die Zusammenarbeit mit den Mandanten. Diese profitieren vor allem von der hohen Verlässlichkeit und der Abrechnungsqualität, die sich aus der engen Kooperation von Kanzleimitarbeiter und dem DATEV-Lohnkundenberater ergibt. Ihre Tipps an Berufskollegen, die auch mit dem Gedanken spielen, die Dienstleistung zu nutzen: „Aus meiner Sicht bietet sich der Service für alle Betriebe ab fünf bis zehn Mitarbeitern an. Ab dieser Größe haben sie in der Lohnabrechnung regelmäßig nicht nur mit Standardabrechnungen, sondern häufig mit besonderen Abrechnungstatbeständen zu tun. Sinnvoll sei jedoch, auch in der Kanzlei die Lohnprozesse zu hinterfragen und anzupassen. Es sollte einen festen Ansprechpartner auf der Kanzleiseite geben, mit denen sich die DATEV-Mitarbeiter abstimmen können. Auch die Mandantenkommunikation müsse angepasst werden. „Insbesondere müssen Mandanten an feste Abrechnungstermine und eine akzeptable Qualität der digitalen Lohndokumente gewöhnt werden. Das ist zu Beginn anstrengend, lohnt sich aber. Auch für Mandate, die weiterhin in meiner Kanzlei abgerechnet werden.“ Trotz aller Zufriedenheit, einen Wunsch hat Daniela Kuegler dann doch noch: „Was ich mir für die Weiterentwicklung wünsche, ist für meine Mandanten die Einrichtung einer ansprechenden digitalen Personalakte in Unternehmen online.“ Dem Wunsch wird entsprochen, denn die neue digitale Personalakt ist in Planung.
Startpaket ohne DATEV-Lohndienstleistung
Auch wenn die DATEV-Lohndienstleistung nicht in Anspruch genommen wird, können die Kanzleien von den Erfahrungen profitieren.
Das Startpaket ohne DATEV-Lohndienstleistung (Art.-Nr. 72850) unterstützt mit Formularen, Checklisten, Personalfragebögen und Anleitungen für den reibungslosen Informationsaustausch mit den Mandanten. Die Dokumente kann der Mandant der Kanzlei entsprechend über DATEV Unternehmen online zur Verfügung stellen, sodass sie für den Mandanten die Digitale Personalakte anlegen und den Lohn strukturiert abrechnen kann.
Auftragsfall Mitgliederhilfe
Wenn nur kurzfristig, zeitlich begrenzt Unterstützung gewünscht ist, kann die Mitgliederhilfe infrage kommen. Mit der Dienstleistung Mitgliederhilfe werden Kanzleien temporär bei der Abrechnung ihrer Mandate im Vertretungsfall unterstützt.
