Eine effektive Steuerung der Kanzleiprozesse ermöglicht ein relativ neues Tool aus der Microsoft-Familie. Zudem sind auch interaktive Auswertungen und Bilanzbesprechungen für und mit Mandanten möglich.
Controlling wird von vielen Menschen falsch interpretiert. Oft wird es mit Kontrolle verwechselt. Tatsächlich stammt es vom englischen „to control“, was so viel bedeutet wie etwas steuern – und genau: Das trifft es viel besser. Steuerung bedeutet, dass man nach vorne schaut und in die Zukunft gerichtete Entscheidungen trifft. Selbstverständlich sollten aber auch Erfahrungen der Vergangenheit in die Entscheidungsfindung mit einfließen. Kontrolle ist dabei nicht das primäre Ziel von Controlling, sondern die zukunftsorientierte Steuerung der Kanzlei.
Corona und Kanzlei-Controlling
In Zeiten von Corona war es herausfordernd, das Controlling der Kanzlei im bisherigen Umfang aufrechtzuerhalten. Zahlreiche neue Aufgaben kamen auf uns Steuerberaterinnen und -berater zu: von einer Antragstellung für Überbrückungshilfen über verstärkte Beratung von Mandanten bis zur Organisation von Homeoffice für die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Dafür musste Zeit investiert werden, die vor der Pandemie für strategische Aufgaben genutzt werden konnte. Auch wir standen plötzlich vor der Situation, täglich zunehmend operativ arbeiten zu müssen. Trotz oder gerade wegen der neuen Herausforderungen war es aber sehr wichtig, das bestehende Kanzlei-Controlling weiterzuverfolgen.
DATEV Eigenorganisation comfort
Mehr als üblich möchte man in einer Krise Auswertungen auf Knopfdruck erhalten. Denn die Zeit für eine manuelle Datenpflege in Excel-Listen ist in einer derartigen Situation einfach nicht gegeben. Hier hilft ein Kanzlei-Controlling, das aus mehreren Komponenten besteht. Wir haben in der Kanzlei DATEV Eigenorganisation comfort im Einsatz. Am DATEV Arbeitsplatz wurden bereits verschiedene Filterabfragen eingerichtet. Diese werden regelmäßig genutzt und sind der erste Controlling-Baustein. Zusätzlich sind sämtliche Aufträge mit Planstunden, Planumsätzen sowie Mitarbeitern gepflegt, die die Basis für die zweite Komponente einer Kapazitätsplanung bilden.
Kanzlei-Controlling auf Knopfdruck
Daneben nutzen wir für individuelles Controlling mehrere Excel-Tabellen, die allerdings mit manuellem Aufwand verbunden sind. Aufgrund der vielen zusätzlichen operativen Tätigkeiten hatten wir jedoch weniger Zeit, uns im gleichen Umfang wie früher darum zu kümmern. Daher recherchierten wir, welche Controlling-Tools es aktuell speziell für Steuerberater gibt. Und es gibt tatsächlich sehr viele und zudem ansprechende.
Microsoft Power BI
Während der Recherche sind wir dann auf das Microsoft-Programm Power BI gestoßen, für das wir uns nach einer intensiven Testphase entschieden haben. Es handelt sich um ein Tool, das das Kanzlei-Controlling effektiv auf Knopfdruck ermöglicht, sich schnell und ohne großen Aufwand aktualisieren lässt und darüber hinaus eine Vielzahl an neuen Auswertungsoptionen mit sich bringt. Microsoft Power BI ermöglicht eine interaktive Datenvisualisierung. Was bedeutet das? Zahlen und Daten werden grafisch ansprechend aufbereitet, sodass der Anwender in kürzester Zeit Erkenntnisse gewinnen kann. Nicht umsonst heißt es: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. In Sekundenschnelle sieht man, ob etwas gut oder eher suboptimal läuft. Die Desktop-Version von Microsoft Power BI ist kostenlos und kann lokal installiert werden. Das ist aus datenschutz- und berufsrechtlicher Sicht ein entscheidender Punkt. Power BI ermöglicht es, mehrere Filter gleichzeitig auszuwählen und zudem sämtliche Grafiken entsprechend interaktiv und automatisch anzupassen.
Musterbeispiel
Man filtert etwa nach „Mitarbeiter/in 1“ und erhält alle Umsätze, die diesem Teammitglied zuzuordnen sind. Zusätzlich wählt man als zweiten Filter die Auftragsartengruppe „Finanzbuchführung“. Sämtliche Grafiken werden automatisch für die Umsätze „Mitarbeiter/in 1“ für den Bereich „Fibu“ angepasst. Dasselbe kann selbstverständlich mit Mandantinnen und Mandanten, Deckungsbeiträgen oder Zeiträumen erfolgen, sodass man eine Fülle neuer Kennzahlen und Querverweise auf Knopfdruck erhält.
Einsatzszenarien
Interaktive Grafiken, das intuitive Filtern nach mehreren Kriterien sowie die Kombination verschiedener Datenquellen sind die Hauptvorteile des Tools. Relativ schnell erkennt man, dass es für Power BI noch weitere Einsatzszenarien gibt. Bei Bilanzbesprechungen etwa lässt sich die Kommunikation viel interaktiver gestalten. Bereits jetzt sind die Mandantinnen und Mandanten von dieser neuen Art der Bilanzbesprechung begeistert, obwohl sie nicht vor Ort, sondern per Videokonferenz stattfindet. Ich freue mich daher schon auf Bilanzbesprechungen in der Kanzlei, um mit den Mandanten deren Zahlen per Fingertipp interaktiv am Bildschirm zu besprechen.
Interaktive BWA-Visualisierung
Power BI kann auch für betriebswirtschaftliche Auswertungen genutzt werden. Mit dynamischen und interaktiven Auswertungen zur Erfolgsrechnung gelingt es noch einfacher, die individuelle Situation beim Mandanten zu verstehen und Ansätze für eine Beratung zu erkennen. Zusätzlich unterstützen die Grafiken und Auswertungen vom neuen DATEV Jahresabschluss.
Daten sind die neue Währung
Wir Steuerberater arbeiten fast ausschließlich mit Daten. Daher ist es sinnvoll, sich mit einem Tool für Datenvisualisierung zu beschäftigen. Das BI im Namen von Power BI steht für Business Intelligence. Hieran erkennt man, in welche Richtung sich die Welt bewegt. Neben Digitalisierung und Automatisierung werden BI, künstliche Intelligenz (KI) und Big Data in den kommenden Jahren immer wichtiger für unsere Branche. Gerade deshalb bin ich sehr froh, dass wir bei unserer Suche nach einem Tool für das Kanzlei-Controlling dieses Programm gefunden haben.
Fazit
Mit Power BI lassen sich die bisherigen Auswertungen noch erweitern und lässt sich ein Kanzlei-Controlling auf Knopfdruck erreichen. Die Zeiten der manuellen Pflege von Excel-Dateien sind damit passé, sodass man wieder mehr Zeit für strategische Aufgaben hat.
Mehr dazu
Lernvideo online: DATEV Eigenorganisation comfort – Kanzlei-Controlling
Beratung online: Controlling mit DATEV Eigenorganisation comfort
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