Gut aufgestellt ist die Kanzlei Börnigen und Partner und steht mit beiden Beinen fest in der Digitalisierungswelt. Hier ist das papierlose Büro Realität, denn als Multi- DATEV-Anwender setzt die Münchner Kanzlei auf komplett digitalisierte Mandate.
Der Claim auf der Website der Kanzlei Börnigen und Partner beschreibt die Ausrichtung der Münchner: GO DIGITAL – GO GREEN – GO CONSULTING. Digitale Transformation mit Fokus auf Nachhaltigkeit hat sich das Steuerberaterpaar Petra und Jan Börnigen als Geschäftsmodell vorgenommen. „Digitalisierung ist der Türöffner zur Automatisierung und da müssen wir allein aufgrund des Fachkräftemangels hin“, so Petra Börnigen. Ihr Mann und Kanzleipartner Jan Börnigen pflichtet bei: „Die jetzige Stufe der Digitalisierung ist nur der Anfang und vereinfacht das Arbeiten kolossal. Auf der anderen Seite wird sich die Art der Zusammenarbeit ebenso radikal ändern. Es wird schneller, agiler und beratungsintensiver werden.“
Vielfältige Wege
Inzwischen werden über 90 Prozent der Jahresabschlüsse digital versendet und unterzeichnet. Bei den Einkommensteuererklärungen sind es nicht ganz so viele, da auch einige Erklärungen für ältere Mandantinnen und Mandanten bearbeitet werden. Diese dürfen noch wie gewohnt auf Papier unterschreiben. Petra Börnigen beschreibt, auf wie vielen Wegen die Kanzlei mit ihren Mandanten digital zusammenarbeitet: „Sehr viel über Unternehmen online, aber auch andere Plattformen – wir sind hier sehr offen und richten uns im Wesentlichen nach den Bedürfnissen des Mandanten. Auch die sonstige Korrespondenz, wie Rechnungen oder Versandbescheide, läuft im Wesentlichen über die Cloud. Damit sind wir alle – sowohl Mandanten als auch unsere Mitarbeiter – räumlich und oft zeitlich unabhängig. Homeoffice oder mobiles Office sind bei uns überhaupt kein Problem.“
Digitale Zertifizierung schafft Perspektive
„Wir nutzen die DATEV-Systemlandschaft als zentralen Punkt, wo alles zusammenläuft, egal, aus welchen Vorsystemen etwas kommt“, ergänzt Jan Börnigen. Von 2019 bis 2021 hat sich die Kanzlei von DATEV zur digitalen Kanzlei zertifizieren lassen. Mit dem Label Digitale DATEV-Kanzlei machen die Börnigens ihren digitalen Standard auch gegenüber Mandanten transparent. „Außerdem ist es für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein tolles Signal und erfüllt sie mit Stolz, wenn sie in einer der digital am besten aufgestellten Kanzleien arbeiten“, so Jan Börnigen. Mit dem DATEV Digitalisierungs-Cockpit können Kanzleien im Rahmen der Zertifizierung ihren individuellen Digitalisierungsgrad berechnen. Das Cockpit liefert ihnen die relevanten Auswertungen. Für die Vergabe des Zertifikats sind ausgewählte Kennzahlen und ein veröffentlichtes Kanzleiprofil auf DATEV SmartExperts ausschlaggebend. „Wir glauben, dass wir sehr digital unterwegs sind“, sagt Petra Börnigen. „Dennoch ist es immer interessant, sich im Benchmark mit anderen Kanzleien zu sehen.“ Für die Zertifizierung haben die Münchner explizit nichts Spezielles unternommen, da sie bereits gut aufgestellt sind. „Voraussetzung ist, dass möglichst viele Belege digital und automatisch bereits vom Mandanten übernommen werden“, erklärt Jan Börnigen. „Wenn möglich, übernehmen wir nur noch reine Datensätze aus Vorsystemen.“ Auch im Bereich Lohn werden Vorsysteme, wie etwa Personio, genutzt. Bei kleineren Mandaten verwenden die Börnigens die digitale Personalakte. Den größten Vorteil der Zertifizierung sehen die beiden in der Perspektive. Schließlich müssen mit der Digitalisierung oder Automatisierung alle Prozesse, der Weg der Daten und vor allem auch das Geschäft des Mandanten verstanden werden und ineinandergreifen, damit fehlerhafte Abläufe vermieden werden. „Bei den klassischen Mandanten im Handwerk oder im Dienstleistungssektor sind wir wesentlich schneller und genauer in der Bearbeitung. Bei den neuen ECommerce-Mandanten kann man gar nicht mehr anders buchen, denn dort laufen in Online-Shops Massen von Buchungsvorgängen ab“, sagt Petra Börnigen.
Prozesse sichten, Standards einrichten
Zunächst haben die Kanzleiinhaber die eigenen Prozesse untersucht und festgestellt, dass gerade auch bei täglichen Leistungsprozessen, wie in der Buchhaltung oder beim Lohn, teilweise unterschiedlich gearbeitet wurde. In einem eigens entwickelten und für die Kanzlei angepassten Prozess wurden einheitliche Standards eingeführt und diese als Checkliste über ProCheck eingerichtet. Das heißt, Prozesse wurden hinterfragt, angepasst und standardisiert. Das verbesserte die Transparenz und die Kommunikation deutlich. „Wir befinden uns in einem konstanten Wandel“, so Petra Börnigen. „Wir können dies – wie auch die Zeit – nicht aufhalten.“ Die einen können und die anderen wollen sich noch nicht zu einer Digitalisierung der Kanzleiarbeit durchringen. Besonders die Pandemie verstärkte die Belastungen vieler kleinerer und mittlerer Kanzleien und bremste so deren Digitalisierungsbestrebungen aus, wie auch die Ergebnisse des DATEV Digitalisierungsindex von März 2021 belegen. Als digitale Hemmnisse sehen sie besonders die Herausforderungen, Mandanten von neuen Arten der Zusammenarbeit zu überzeugen und das erforderliche Know-how bei den Kanzleimitarbeitern aufzubauen.
Digitalisierung kommt gut an
Mit steigendem Digitalisierungsgrad verstärkte sich auch die Mandantenbindung, da die neuen Prozesse auch für diese zum Teil Neuland waren. „Wie bei allem im Leben ist manchmal der Anfang schwer, aber es gibt ja Gott sei Dank eine Lernkurve“, so die Steuerberaterin. Über die Digitalisierung sind viel bessere Auswertungen und damit Planungen möglich, da sich der Mandant oft einen eigenen Datenpool aufbaut. „Das leidige Thema der fehlenden Belege kann hiermit minimiert werden“, so Jan Börnigen. „Die Zusammenarbeit läuft auf denselben Wegen, wie die jüngeren Generationen kommunizieren. Da wir viele Start-ups betreuen, sehen wir das als elementar für die Mandantenbeziehung.“ Die Zusammenarbeit läuft viel über Unternehmen online, aber auch auf anderen Plattformen wie lexoffice oder sevDesk, beides DATEV-Schnittstellenpartner. Hier sind die Börnigens offen und richten sich im Wesentlichen nach den Bedürfnissen ihrer Mandanten, die sich künftig mitunter auch auf nationale und internationale Wettbewerbsfähigkeit vorbereiten müssen. „Auch unsere internen Kanzleimanagementprozesse sind alle dokumentiert und, soweit möglich, standardisiert“, berichtet Petra Börnigen. „Videokommunikation intern sowie extern ist inzwischen völlig normal. Was früher mit Schnellmal-über-die-Schulter-Schauen funktioniert hat, wird jetzt mit einem Videoanruf erledigt.“
Es geht um alles
Die Börnigens wollen mit ihrer Kanzlei immer einen Schritt voraus sein, damit sie ihre Mandanten betriebswirtschaftlich und unternehmerisch beraten können, damit diese erfolgreich sein können. Dafür müssen die Steuerberater die Prozesse ihrer Mandanten verstehen und auswerten. „Denn auch in den kommenden Betriebsprüfungen werden Prozesse verstärkt in den Fokus rücken“, erklärt Petra Börnigen und ihr Mann ergänzt: „Die Zusammenarbeit vor allem mit jüngeren Mandanten wird immer mehr über Apps und ortsunabhängig ablaufen. Außerdem sehen wir einen Trend zu immer mehr Komplettangeboten, was aus meiner Sicht ohne schnellen Zugriff auf alle Daten nicht möglich sein wird.“ Petra Börnigen fasst die Bemühungen um die laufende digitale Transformation zusammen: „Letzten Endes geht es doch immer darum, den Mandanten glücklich zu machen und ihm einen Mehrwert zu geben. Und den hat er, wenn er seine Buchhaltung ohne viel Aufwand erledigt hat und von uns noch eine zeitnahe Auswertung und Beratung erhält.“ Jan Börnigen ergänzt: „Die Zukunft der Steuerberater wird sich weg vom Erlediger hin zum Sparrings-Partner und wirklichen Berater in allen finanziellen Angelegenheiten des Mandanten entwickeln, was eine enorme Chance für den gesamten Berufsstand bedeutet.“
MEHR DAZU
Sie arbeiten bereits digital? Mit dem Label „Digitale DATEV-Kanzlei“ positionieren Sie sich als innovative Kanzlei.
DATEV-Fachbuch: Go digital: Neues Denken in der Kanzleiführung,
www.datev.de/digitale-standortbestimmung
www.datev.de/entwicklungspfade
DATEV-Experten-Angebot für Kanzleimitarbeitende: www.datev.de/experte
