Gemeinsam für die DATEV

Das wirtschaftliche Umfeld der DATEV-Mitglieder und ihrer Genossenschaft verändert sich schneller und tiefgreifender als jemals zuvor. Hinsichtlich der Digitalisierung der betriebswirtschaftlichen Prozesse in den Kanzleien und der Zusammenarbeit mit den Mandanten, aber auch hinsichtlich der Weiterentwicklung der eigenen Organisation und Produkte musste sich DATEV transformieren, um – gemäß dem Förderzweck – den Mitglieder- und Marktbedürfnissen noch besser entsprechen zu können.

Innerhalb des Unternehmens wurden Arbeitsstrukturen erneuert und interdisziplinär arbeitende Teams (Workstreams) eingeführt. Dadurch konnten die Entscheidungsstrukturen in der DATEV verschlankt, arbeitsintensive Abstimmprozesse gemindert und Produkte und Lösungen noch effizienter weiterentwickelt werden. Im Mittelpunkt der Wertschöpfung stehen aber weiter die Kundenorientierung und der Kundenprozess.

Aber nicht nur DATEV-intern wurden Strukturen angepasst. Um diesen Entwicklungen adäquat Rechnung zu tragen hat der Vertreterrat auch sich selbst reformiert. In diesem Prozess wurde das Zusammenspiel zwischen DATEV und dem Vertreterrat geschärft. Ein zentraler Punkt dabei ist eine veränderte Arbeitsweise: Durch die Nutzung moderner

Möglichkeiten kann schnell, flexibel und praxisnah reagiert werden. Um den satzungsgemäßen Beratungsauftrag weiterhin zielgerichtet ausführen zu können, verabschiedete der Vertreterrat noch vor Ende seiner Legislaturperiode mit großer Zustimmung eine neue Geschäftsordnung.

Vertreterrat als fokussiertes Beratungsorgan

Weiterhin wird der Vertreterrat mindestens zweimal jährlich gemeinsam mit den Vorständen in einer Gesamtgremiensitzung tagen. Aufgrund der erhöhten Anforderungen und der agilen Softwareentwicklung, die immer schneller getaktet ist, wird es allerdings auch aus terminlichen Gründen kaum noch möglich sein, alle Aufgaben mit dem gewählten Gesamtgremium des Vertreterrats zu erfüllen.

Daher wurde nun ein Strategieboard eingeführt. Es besteht aus den drei Vorsitzenden des Vertreterrats und den zuständigen Mitgliedern der Geschäftsleitung und koordiniert die übergreifenden Aufgaben. Das Strategieboard tagt anlassbezogen mindestens dreimal im Jahr und legt unter anderem fest, welche DATEV-Geschäftsfelder (beziehungsweise Workstreams) durch den Vertreterrat beraten werden. Aktuell sind sieben relevante Geschäftsfelder definiert. Jedes dieser Geschäftsfelder wird DATEV-seitig von einem Product Owner (PO) geleitet. Er trägt im Rahmen der Transformationen die End-to-end-Verantwortung über den gesamten Lebenszyklus eines Produktes hinweg.

Der Vertreterrat stellt je DATEV-Geschäftsfeld dem DATEV-PO einen vom Gesamtgremium gewählten Prozessverantwortlichen (PV) als Pendant zu Seite. Prof. Dr. Christian Bär, Mitglied der Geschäftsleitung und verantwortlich für den Steuerberatermarkt, begrüßt diese veränderte Art der Zusammenarbeit: „Dadurch entstehen klarere Verantwortlichkeiten und schnellere Entscheidungswege.“ Als PV können sich alle Mitglieder der Genossenschaft bewerben, welche ihre wirtschaftliche Unabhängigkeit von der DATEV versichern können. Erforderlich ist, dass die Bewerber über umfangreiche eigene Erfahrungen zu digitalen Prozessen und Kollaborationsszenarien auch aus ihrer eigenen Kanzleipraxis verfügen.

Neben jeweils einem PV pro Geschäftsfeld gibt es auch ein Kompetenzteam pro Geschäftsfeld. Die Vertreterräte bewerben sich mit ihren persönlichen Stärken und Skills für die jeweiligen Geschäftsfelder beziehungsweise Workstreams. Maximal fünf Bewerber werden vom Gesamtgremium in das jeweilige Kompetenzteam gewählt. Die Kompetenzteams bilden somit einen „Kompetenzpool“.

Für jeden Beratungsauftrag werden vom PO und PV individuelle Beratungsteams von drei bis sieben Mitgliedern aus dem „Kompetenzpool“ zusammengestellt. Für die Bearbeitung des Beratungsauftrages können sich die Mitglieder des Vertreterrats bei dem zuständigen PV bewerben. Es können zudem auch Mitglieder der Genossenschaft in diesem Beratungsteam sein, sozusagen als kompetente Gäste, die im Einvernehmen zwischen dem PV und dem PO ernannt werden. Mitglieder des Kompetenzteams sind allerdings vorrangig zu berücksichtigen, und es muss mindestens ein Vertreterratsmitglied ins Beratungsteam berufen werden.

Eigenverantwortliches Handeln – schnellere Reaktion – höhere Transparenz

Der PV berät den PO zu strategischen Themen aus der Anwendersicht. Allerdings dürfen nicht die Interessen der einzelnen Kanzleien, sondern das Gesamtinteresse der Genossenschaftsmitglieder im Vordergrund stehen. Das jeweilige Tandem aus PO und PV legt gemeinsam eigenverantwortlich die situations- und adressatengerechte Kommunikation von Themen und Inhalten nach innen und außen fest. Sie sorgen hinsichtlich des fachlichen und technologischen Fortschritts des Workstreams für Transparenz. Um kurzfristiger, schneller und agiler auf Veränderungen reagieren zu können, wird mehr auf die Kommunikation via Videokonferenzen gesetzt.

Ein aktuelles Beispiel einer solchen agilen Beratungsleistung beziehungsweise eines solchen Beratungsauftrags ist eine gemeinsam erarbeitete Broschüre mit Hinweisen und Tipps zum Thema Überbrückungshilfe, um den steuerberatenden Berufsstand in seiner neuen Compliance-Rolle zu unterstützen. Aber auch bei geplanten Kollaborationen und dem Ausbau des B2C-Marktes steht der Vertreterrat dem Vorstand und somit der gesamten Genossenschaft beratend zur Seite.

Ausblick

Durch die Digitalisierung, die erheblichen Einfluss auf den Berufstand des Steuerberaters hat, verändert sich nicht nur die Kanzleiorganisation, sondern auch das Leistungsspektrum der DATEV-Mitglieder. Die DATEV steht ihren Mitgliedern bei den aktuellen Herausforderungen zur Seite und unterstützt den Berufsstand bei der Transformation. Sie baut hierfür ihre funktionierende Zusammenarbeit mit den berufsständischen Organisationen, dem Gesetzgeber, den Behörden und den anderen relevanten Realisierungs- und Schnittstellenpartnern stetig aus. Im Fokus des DATEV Ökosystems steht dabei immer das Mitglied und seine Leistung für Mandanten. Das Geschäftsleitungsmitglied Dr. Henning Gulden, zuständig für die genossenschaftlichen Gremien der DATEV, erklärt: „Der Vertreterrat ist dabei das Bindeglied beziehungsweise der Intermediär zwischen dem Unternehmen DATEV und den Berufsgenossen und bringt regelmäßige Impulse aus dem Berufsstand ein.“ Der Vertreterrat wird als freiwilliges Gremium der DATEV ein immer wichtigerer Partner bei der Unterstützung des Change- Prozesses des Berufstands. Der Vorsitzende des Vertreterrats Mirco Schmale sieht die Geschäftsordnungsänderung des Vertreterrats dabei als einen wesentlichen Meilenstein für eine zielgerichtete und effiziente Beratung des Vorstands. Er betont den Gleichklang mit der Umorganisation der DATEV. Durch den Abbau bürokratischer Hemmnisse sei es möglich, sich künftig mit voller Konzentration der Beratung zu widmen.

REDAKTION DATEV MAGAZIN

In Zusammenarbeit mit den Vertreterratsvorsitzenden Mirco Schmale, Franz Ruß und den DATEV-Geschäftsleitungsmitgliedern Dr. Henning Gulden und Prof. Dr. Christian Bär