Langjähriges Branchen-Knowhow trifft auf den Spirit eines dynamischen Start-ups. Wenn zwei so unterschiedliche Partner wie DATEV und Personio zusammenarbeiten, kommt eine Lösung heraus, die das Potenzial hat, einen neuen Standard zu setzen – im Human- Resource(HR) Management.
Die digitale Transformation sorgt für eine Dynamik, die man als einzelnes Unternehmen nicht mehr allein bewältigen kann. Dafür sind der Umfang der Veränderungen und die Wirkungen auf alle betriebswirtschaftlichen Prozesse und – in Konsequenz – die Anforderungen der Kunden zu heterogen. Deswegen hat DATEV schon vor Jahren damit begonnen, Partnerschaften mit innovativen Unternehmen zu einem Ökosystem auf- und auszubauen. Damit wurde ein Paradigmenwechsel vollzogen. Die Genossenschaft holt sich Partner ins Boot, die die eigenen Kernkompetenzen in angrenzenden Bereichen sinnvoll ergänzen. Ein besonderer Meilenstein in dieser Entwicklung ist die strategische Partnerschaft mit Personio. Sie wurde geschlossen, um die bewährten Programme zur Lohn- und Gehaltsabrechnung der DATEV mit Personios umfangreicher HR-Management-Software für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) über eine Schnittstelle zu verbinden.
Damit können sämtliche HR-Prozesse vom Recruiting über das Personalmanagement bis zur Lohnabrechnung digital in einer durchgängigen Systemlandschaft abgebildet werden. Diese Partnerschaft wurde offiziell am 22. September 2020 besiegelt. Die Partner reagieren damit auf die Anforderungen im Markt. Denn mittelständische Unternehmen brauchen nicht nur für die Lohnabrechnung eine Lösung, sondern für den gesamten Personalprozess.
In diesem Zusammenhang ist entscheidend, wie Software-Anbieter durch die Verbindung unterschiedlicher Lösungen automatisierte und vernetzte Prozessketten möglich machen. Dabei muss nicht jede Funktion von eigenen Anwendungen abgedeckt werden, wenn sich die eigenen Programme über angebundene Partnerlösungen erweitern lassen. Der Beitrag von Personio, das als aufstrebendes Start-up-Unternehmen aus der HR-Community kommt, besteht darin, den ganzheitlichen HR-Prozess über ein flexibles Tool abzubilden.
Die Cloud-basierte Software wurde speziell für KMU entwickelt. Kunden profitieren insbesondere davon, dass sich die Software sehr einfach und schnell implementieren lässt sowie Personalprozesse individuell konfiguriert und Zugriffsrechte detailliert verwaltet werden können. DATEV hat als etablierte Branchengröße in über 50 Jahren Marktpräsenz zahlreiche Standards in der Lohnabrechnung gesetzt. Die leistungsstarken DATEV-Lohn-Lösungen, mit denen monatlich die Gehaltsabrechnungen von rund 13,5 Millionen Arbeitnehmern erstellt werden, decken alle spezifischen Lohnanforderungen branchenübergreifend ab. Sie sind stets auf dem aktuellen gesetzlichen Stand und gewährleisten höchste Datensicherheitsstandards. Anwender können ihre datensensiblen Lohnabrechnungen somit auf rechtssicherer und aktueller Basis tätigen und Fehler bei der Berechnung vermeiden. Durch die Vernetzung dieser Systeme möchten DATEV und Personio digitale Prozesse bieten, die nahezu nahtlos ineinandergreifen. Dazu sind funktionale Schnittstellen notwendig. Diese Architektur wird über entsprechende Programmschnittstellen APIs (application programming interface, wörtlich Anwendungsprogrammierschnittstelle) aufgebaut.
Best-of-Breed
Damit wird eine Best-of-Breed-Lösung geschaffen, die dem Kunden einen hohen Mehrwert bietet. Das Gesamtpaket orientiert sich dabei konkret an den individuellen Anforderungen des Unternehmens, lässt sich individuell zusammenstellen und bedarfsgerecht skalieren. Die Kanzleien können auf Basis der Kooperation außerdem ihre lohnbezogenen Leistungen professionalisieren und ausbauen. Sie erzielen einen Effizienzgewinn durch bessere Qualität der Zusammenarbeit mit den Mandanten, es sind beispielsweise weniger Rückfragen notwendig, zudem lässt sich Papier einsparen, wodurch die Effizienz gesteigert wird. Für Unternehmen ist dies die Grundlage, um in strategische Personalarbeit einzusteigen. Für den Steuerberater ist es eine gute Gelegenheit, seinen Mandanten beratend zur Seite zu stehen und die Digitalisierung voranzutreiben. Entscheidend ist es, administrative Prozesse zu reduzieren und wo sie nicht vermeidbar sind, zu automatisieren.
So wird durch Technologie eine erfolgreiche Personalarbeit unterstützt. Das sind Konzepte, die vorher nur aus Großkonzernen bekannt waren. Jetzt werden sie auch für KMU zugänglich und erschwinglich, um beispielsweise beim Personal-Recruiting im Wettbewerb um die besten Talente mithalten zu können. Nicht erst seit Bekanntgabe der Partnerschaft arbeiten beide Seiten an der Umsetzung ihrer gemeinsamen Vision einer gesamtheitlichen HR-Lösung. Bislang war eine Datenübernahme von Stammdaten aus Personio zu DATEV schon über einen manuellen Import möglich. Mit dieser bestehenden Schnittstelle sind die Lösungen von DATEV und Personio bereits bei über 100 gemeinsamen Kunden im Einsatz. Eine weitergehende technische Integration wird auf Basis von API schrittweise ausgebaut, um eine höhere Automatisierung zu ermöglichen. Ein (weiteres) Ergebnis der intensiven Zusammenarbeit ist die Übermittlung der lohnrelevanten Daten per Knopfdruck.
Damit werden Kommunikationsschleifen reduziert und Lohnbuchhalter oder Steuerberater können im DATEV-Lohnprogramm noch effizienter abrechnen. Hinzu kommt eine erhöhte Datensicherheit. Denn sensible Daten müssen nicht mehr unverschlüsselt per Post oder Mail an den Lohnabrechner gesendet werden. In nächsten Schritten wird die Integration zwischen DATEV und Personio noch weiter ausgebaut mit dem Ziel, Abstimmaufwände zu minimieren und die Kollaboration effizienter zu machen. So ist geplant, die wichtigsten Lohndokumente wie Brutto-Netto-Abrechnung der Arbeitnehmer oder das Lohnjournal automatisch im Anschluss an die Lohnabrechnung im Personio-System bereitzustellen. Letztlich richtet sich die Weiterentwicklung nach den Anforderungen der gemeinsamen Kunden. Diese werden genau beobachtet, Anforderungen werden gesammelt und analysiert, um für die Kunden weiteren Mehrwert zu schaffen. Mit dieser Kooperation arbeiten DATEV und Personio gemeinsam an der digitalen Zukunft der Personalwirtschaft und unterstützen so Steuerberater und Mandanten auf ihrem Weg in die Digitalisierung.
