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Digitalisieren Sie das

Digitale Belegorganisation

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Obwohl die Kanzlei DATEV Unter­nehmen online schon seit einiger Zeit ein­setzte, kam die Di­gi­ta­li­sie­rung nicht so recht in Gang – bis ein en­ga­gierter Man­dant nach­half.

Markus Weins ist Geschäftsführer eines Fach­verlags, der ausschließlich digitale Medien wie PDF-Dateien, Lese-Widgets und Internetseiten bedient. Unter anderem bietet der Verlag Informationen zur Digitalisierung für Steuerberater und Anwälte an. Schon von Berufs wegen konnte Markus Weins also nicht zufrieden damit sein, seine Belege per Pendelordner in der Kanzlei abzuliefern.
Seinen Verlag gründete Markus Weins vor etwas über drei Jahren. Seine Mitarbeiter hefteten ganz klassisch die Belege ab und er lieferte sie persönlich Monat für Monat im Pendelordner bei seiner Steuerberatungskanzlei ab – per Fahrrad. „Weil meine Steuerberaterin bei mir um die Ecke ist, war das auch kein Problem, und man sah sich auch ab und zu, das ist auch nett“, sagt der Unter­nehmer. Sinnvoll erschien ihm das aber nicht, vor allem bei Belegen, die digital entstehen und erst gedruckt werden mussten, um sie im Pendelordner abheften zu können. Weil der Verlag sich auch inhaltlich mit digitalen Themen beschäftigt, wollte Markus Weins zudem Erfahrungen sammeln: „Wenn wir uns selber digitalisieren, dann können wir diesen Prozess viel besser verstehen und erleben auch selber, was wir unseren Lesern empfehlen.“ Aus diesem Verständnis heraus suchte Markus Weins das Gespräch mit seinem Steuerberater – bei dem er die sprichwörtlich offenen Türen einrannte. Denn die Kanzlei machte sich just zu diesem Zeitpunkt Gedanken, wie sie die Digitalisierung bei ihren Mandanten in Schwung bringen könnte.
Steuerberaterin Michaela Frechen-Bette ist in ihrer Kanzlei verantwortlich für das Thema Di­gi­ta­li­sie­rung. Als Markus Weins auf sie zukam und anbot, sich als Prototyp für die Digitalisierung zur Verfügung zu stellen, nutzte sie die Chance: „Herr Weins ist ja sehr digital unterwegs, was ich toll finde. Der wollte das unbedingt machen.“

Einstieg mit Seminar

Den Change plante sie akribisch. Nach der Überlegung, wann es losgehen sollte, wer welche Rechte in Unternehmen online haben soll und wie die technischen Voraussetzungen beim Man­dan­ten sind, wurde ein Fahrplan erstellt. Dreh- und Angelpunkt war ein Seminar zu Unternehmen online in der Kanzlei, für das die Steuerberaterin einen DATEV-Mitarbeiter als Referenten anheuerte. Alle Mitarbeiter, von den Auszubildenden bis zu den Partnern, nahmen teil. „Wir haben alle nochmal abgeholt und jetzt sind auch alle ganz wild darauf, ihre Mandanten umzustellen“, sagt sie.
Direkt im Anschluss an das Seminar zogen Steuerberaterin, Sachbearbeiterin und Referent weiter zum Verlag, um Unternehmen online vor Ort bei ihm einzurichten. Für Michaela Frechen-Bette war es wichtig, bei der Einrichtung dabei zu sein. „Wenn es gut laufen soll, muss auch der Berater verstehen, was auf der Seite des Mandanten passiert.“
Dass ein DATEV-Mitarbeiter das Programm beim Man­dan­ten einrichtet, das war Michaela Frechen-Bette ebenfalls wichtig. „Danach waren alle Fragen geklärt, das System funktionierte und Herr Weins und seine Mitarbeiter konnten direkt loslegen.“ Dabei soll es allerdings nicht bleiben; über kurz oder lang sollen ihre Mitarbeiter Unternehmen online auch selbst einrichten. Damit sie das notwendige Know-how aufbauen, erhielten alle Sachbearbeiter im Anschluss an das Seminar den Auftrag, jeweils einen Mandanten auszuwählen und die Belege des Mandanten zu scannen. Dadurch sollten sie ein Gefühl dafür bekommen, wie der Mandant arbeitet. „Jetzt kann jeder Mitarbeiter die Fragen der Mandanten be­ant­wor­ten. Wenn alle Fragen bei mir landen, wird es unrentabel“, sagt die Steuerberaterin.
Nadia Neuendorf, die im Verlag die Umstellung betreut hat, empfand die persönliche Einführung in das Programm durch die Steuerberatungskanzlei und den DATEV-Mitarbeiter als sehr angenehm. „Dadurch lief das recht reibungslos“, sagt sie. Im Programm fand sie sich von Anfang an gut zurecht. Vor allem das Handling der Belege hat sich für sie vereinfacht. Weil diese meist digital bei ihr ankommen, kann sie die Belege einfach mit zwei Klicks in Unternehmen online hochladen, statt sie wie bisher zu drucken und im Pendelordner abzuheften. Auch das Bezahlen von Rechnungen funktioniert nun schneller, weil das Programm IBAN, Rechnungsnummer und Kundennummer selbstständig erkennt und vorbelegt. Nur bei der Suche könnte das Programm noch nachlegen, findet sie. „Eine Volltextsuche über die Belegbilder, wenn die Inhalte noch nicht von der Software erkannt und übernommen wurden, das wäre schön.“

Mandanten überzeugen

Die Steuerberatungskanzlei kann sich für gleiches Geld mehr mit dem Mandanten und seinem Unternehmen beschäftigen.

Michaela Frechen-Bette weiß, dass nicht jeder ihrer Mandanten die Digitalisierung so freudig begrüßt wie Markus Weins. Zweiflern erklärt sie den Nutzen von Unternehmen online gerne mit dem Beispiel der Telekom-Rechnung, die oftmals per E-Mail kommt. Viele Mandanten würden die Rechnung ausdrucken, im Ordner abheften und das Original der Rechnung anschließend in ebendiesem Ordner verorten. „Aber das Original ist nicht im Ordner. Das kann er in Bunt ausdrucken und falten, damit es so aussieht, als wär es ein Brief, aber es ist trotzdem nicht das Original. Das Original ist das PDF aus der E-Mail.“ Würde die Rechnung stattdessen in Unternehmen online hochgeladen, dann sei sie revisionssicher abgelegt. Mit Unternehmen online stellte sich auch die Frage nicht mehr, wann der Mandant den Ordner in der Steuer­be­ra­tungs­kanzlei abgibt. Auch die Frage, welchen Beleg er noch überweist und welchen er auf den Stapel mit den noch nicht überwiesenen Rechnungen packt – dieser Cut, diese Schnittstelle führe häufig zu Fehlern: Belege würden doppelt gebucht, doppelt überwiesen oder auch gar nicht überwiesen. „Diese Sollbruchstelle fällt mit Unternehmen online auch weg“, sagt die Steuerberaterin.
Nadia Neuendorf kann das bestätigen: „Früher haben im Pendelordner öfter Belege gefehlt, weil man die nur eingeheftet hat, wenn man sich die Zeit dafür genommen hat.“ Jetzt verschiebt sie Rechnungen direkt aus dem E-Mail-Postfach in das Verzeichnis, aus dem sie mit einem Klick in Unternehmen online hochgeladen werden. Genauso verfährt sie mit den Rechnungen, die sie selbst erstellt – im Gegensatz zu früher. „Da habe ich ja nicht jedes Dokument sofort in den Pendelordner eingeheftet, wenn ich es gerade erstellt habe.“
Für ihren Chef Markus Weins ist bereits jetzt eingetreten, was er sich als Mandant von der Umstellung erhofft hat: dass seine Steuer­be­ra­tungs­kanzlei sich für gleiches Geld mehr mit ihm und seinem Unternehmen beschäftigen kann. Sein Fazit: „Alles super. Wir sind sehr froh, dass wir diesen Schritt gemacht haben.“
Michaela Frechen-Bette wiederum macht es Freude, dass sie nun dem Unternehmen ganz andere Leistungen anbieten und ihren Mandanten viel besser unternehmerisch unterstützen kann. „Ich bin Herrn Weins dankbar, dass er gemeinsam mit uns den Weg in die Digitalisierung gegangen ist.“

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