Kanzleimanagement |

Digitalisierung nutzen

Veränderte Prozesse durch die Digitalisierung

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Die Kom­mu­ni­kation von Kanz­leien mit allen am Be­steue­rungs­ver­fahren be­tei­lig­ten Parteien ist schon heute weit­ge­hend di­gi­ta­li­siert. Ein rei­bungs­loses elek­tro­ni­sches Ar­beiten auf allen Ebenen ist das Ziel. Im Inter­view zeigt der Steuer­be­rater Tobias Berg­bauer aus Cham, wo er mit seiner Kanzlei steht.

Begrenzte zeitliche Ressourcen und die steigende Komplexität von Sachverhalten fordern Steuer­be­ra­tungs­kanzleien zunehmend heraus. Dabei entstehen Engpässe bei Arbeitsabläufen, die durch intelligente digitale Lösungen beseitigt werden. Geringere Kosten und höhere Prozess­ef­fi­zienz als bisher bilden dabei die Grundlagen für weiteres ertragreiches Wachstum. Bei Steuerberatern betrifft die Verbesserung von Prozessen immer auch die Kommunikation und den damit ver­bun­de­nen Austausch von Daten. Zu spüren ist dies insbesondere, wenn Steuerberater mit ihrem zuständigen Finanzamt zusammenarbeiten. Das Stichwort hinsichtlich dieser Kom­mu­ni­ka­tion ist ganz klar: elektronisch. Weitere Schritte hin zur papierlosen Kommunikation wurden bis Februar 2018 realisiert: Berater können jetzt direkt, nachdem sie die Bescheiddaten erhalten haben, schnell und einfach elektronisch Einspruch bei der Finanzverwaltung einlegen und den Antrag auf Anpassung der Vorauszahlungen elektronisch übermitteln.

DATEV magazin: Mittlerweile stehen Ihnen viele elektronische Werkzeuge zur Verfügung: elektronische Steuerkontoabfrage, vorausgefüllte Steuererklärung, elektronische Frei­zeich­nung, elektronische Übermittlung, elektronischer Bescheidabgleich, elektronischer Einspruch und der elektronische Antrag von Vorauszahlungen. Nutzen Sie alle diese Möglichkeiten?

TOBIAS BERGBAUER: Wir nutzen grundsätzlich alle diese Punkte in der Kanzlei. Teilweise aber nur vereinzelt. Wir üben, um es zu können und um vorbereitet zu sein, sobald es nur noch einen digitalen Weg gibt.

Was bedeutet das im Einzelnen?

Im Einzelnen bedeutet dies, dass wir zu 100 Prozent für alle Mandanten die Steuerkontoabfrage nutzen sowie die VaSt-Daten abrufen und die elektronische Übermittlung sowie den Bescheid­ab­gleich machen. Freizeichnung online wird bei Mandanten genutzt, die weiter weg sind und keine Zeit für ein Gespräch haben oder eben technisch sehr weit sind.

Wie haben Sie Freizeichnung online bei Ihren Mandanten eingeführt?

Wir haben Freizeichnung online in der Einführungsphase unseren Mandanten vor Ort in der Kanzlei gezeigt, sodass sie es sehen konnten. Dabei gilt es, den Mandanten von den Vorteilen zu überzeugen und Vorbehalte abzubauen. Mandanten suchen nach wie vor das persönliche Gespräch in der Kanzlei, was auch von uns gerne wahrgenommen wird. Daraus ergeben sich oft neue Beratungsansätze und Aufträge. Auch unsere Honorarrechnung wollen wir immer persönlich übergeben und im Detail besprechen. Der persönliche Kontakt ist nach wie vor das Wichtigste.

Ein Serviceangebot der Finanzverwaltung ermöglicht den steuerberatenden Berufen den elektronischen Abruf der Steuerdaten ihrer Mandanten. Welche Vorteile bringt das Ihrer Kanzlei?

Die Steuerdaten werden ja bereits seit mehreren Jahren ans Finanzamt übermittelt – von Arbeitgebern, Krankenkassen und weiteren Institutionen. Ich habe nun leider schon ein paarmal erlebt, dass die vom Mandanten an uns übergebenen Steuerunterlagen von den Werten der Finanzverwaltung abweichen.

Was war passiert?

Wir haben die richtigen nachgewiesenen Werte ans Finanzamt übermittelt. Dort wurden unsere korrekten Zahlen durch die direkt übermittelten Werte einfach ohne Rücksprache ersetzt und wir mussten natürlich zumindest einen Antrag auf Änderung stellen oder Einspruch einlegen. Das alles blähte das ganze Verfahren auf und kostet letztlich viel Geld und Zeit. Mit dem Abruf kann man zumindest sehen, wo Abweichungen sind, und das Finanzamt gleich darauf hinweisen oder die Krankenkasse bitten, neu zu übermitteln.

Wo profitieren Ihre Mandanten von den bisherigen elektronischen Möglichkeiten der Zusammenarbeit?

Die Prozesse an sich funktionieren sehr viel schneller. Wie beispielsweise bei Freizeichnung online. Wenn es eilt, muss man nicht warten, bis Mandant und Berater einen gemeinsamen Termin finden. Gerade, wenn es zeitlich geballt zu vielen Abschlüssen kommt, können wir Fristen stressfreier einhalten. Wir stellen die Erklärungen bereit, die Mandanten geben frei und wir übermitteln – fertig.

Wie erhalten Sie benötigte Unterlagen und Belege von Ihren Mandanten?

Oft erhalten wir die Unterlagen noch in Papier, im klassischen Pendelordner. Viele Unterlagen erreichen uns auch per E-Mail, leider oft unverschlüsselt. Gescannte digitale Belege empfangen wir über DATEV Unternehmen online über den Beleg-Upload. Hier bauen wir neben Rech­nungs­ein­gang, Rechnungsausgang, Kasse und Bank auch immer einen Ordner Sonstiges mit ein, sodass man hier weitere Belege und Unterlagen ähnlich einer Dropbox transportieren kann. Hier eine gute Lösung zu bekommen für die Kommunikation Mandant-Steuerberater ist dringend notwendig.

Was würden Sie Kollegen empfehlen, die den E-Steuern-Prozess noch nicht gänzlich nutzen?

Unbedingt anfangen! Die Mitarbeiter mitzunehmen, ist ein Mammutprozess. Jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin sollte qualifiziert sein. Die Kanzlei muss vorbereitet sein und mit einem Angebot aufwarten können, sobald der Mandant es möchte. Auch wenn man es noch nicht gemacht hat: Es geht auf jeden Fall schneller als das bisherige Verfahren.

Gilt das auch für die Einsprüche?

Hier meine klare Empfehlung: Warten, bis die Finanzverwaltung endlich freigibt, über diese Schnittstelle Anlagen, Daten und Unterlagen zu erhalten. Hier vielleicht nochmal der klare Hinweis: Das liegt ja nicht an der DATEV, dass man keine Anlagen beifügen kann, sondern es kann auf der Empfängerseite weder angenommen noch verarbeitet werden.

Es liegt an uns, Mandanten die Möglichkeiten anzubieten und aufzuzeigen.

Wo sehen Sie darüber hinaus noch Op­ti­mie­rungs­bedarf im Rahmen der digitalen Zusammenarbeit mit Mandanten?

Optimierungsbedarf besteht immer. Wie gesagt, eine gemeinsame Dropbox ist eminent wichtig, und die Verwaltung muss die Möglichkeit bieten, digitale Belege anzunehmen. Wichtig ist, die Instrumente zu beherrschen, sie zu optimieren und sie dort zu nutzen, wo Berater und Mandant weiterhin in einer Komfortzone sind. Es liegt aber an uns, voranzugehen und den Mandanten die Möglichkeiten anzubieten und aufzuzeigen. Die Ideen und Lösungen sollten von uns kommen. Fatal wäre es, wenn der Mandant kommt und sagt: Mein befreundeter Unternehmer zeichnet seine Steuererklärungen digital frei, warum machen wir das nicht?

UNSER GESPRÄCHSPARTNER

 
 
 
TOBIAS BERGBAUER, Dipl. Betriebswirt (BA), Dipl. Jurist, Steuerberater der Steuerkanzlei Bergbauer in Cham
 
 
 

Fotos: Rostislav_Sedlacek / Getty Images

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