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Digitalisierung

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Die Kanzlei Hegele & Partner hatte exakt null Mandanten, die DATEV Unternehmen online einsetzen. Durch eine sehr geschickt geplante Mandantenveranstaltung hat sich das geändert.

DATEV magazin: Sie haben letztes Jahr eine ganz spezielle Veranstaltung für Ihre Mandanten angeboten. Erzählen Sie doch mal.

ROLAND HEGELE: Mein Vater Alfred Hegele hat unsere Kanzlei vor 50 Jahren gegründet und ist nebenbei bemerkt noch heute für unsere Mandanten aktiv. Anlässlich unseres 50-jährigen Kanzleijubiläums haben wir uns gefragt, welchen Nutzen unsere Mandanten von unserem Jubiläum haben und was in Erinnerung bleiben soll. Zu diesem Zeitpunkt war zufällig unsere DATEV-Kundenberaterin Marie Julie Hübner zum Jahresgespräch bei uns im Haus.

MARIE JULIE HÜBNER: Anlässlich des Jubiläums hatte ich die Idee, eine Man­dan­ten­ver­an­stal­tung anzubieten. Die Kanzleien hatten und haben mit den Verschärfungen der GoBD zu kämpfen, insbesondere im Zusammenhang mit der Datenarchivierung und der Kassenthematik. Deshalb dachte ich, es wäre sowohl für die Kanzlei als auch für die Mandanten ein echter Mehrwert, einen geeigneten externen Referenten über die GoBD referieren zu lassen. Damit die Mandanten aber nicht mit den zum Teil schon be­drück­enden Anforderungen alleine gelassen werden, sollte anschließend ein DATEV-Kollege die GoBD-konformen Lösungen der DATEV vorstellen, die die Kanzlei anbieten kann.

Die GoBD gelten seit Anfang 2015. Ist das mittlerweile nicht ein alter Hut und jedes Unternehmen hat die neuen Regeln im Griff?

ROLAND HEGELE: Die Mandanten beschäftigen sich durchaus mit den GoBD, sind aber oft unsicher, ob sie die Anforderungen der GoBD richtig beachten und erfüllen. Das Thema Archi­vierung beschäftigt viele. Ebenso viele schreiben auch ihre Rechnungen noch immer mithilfe von Excel oder Word. Mit Unternehmen online können hier viele Pro­bleme gelöst werden. Deshalb wollten wir unsere Mandanten über die Digitalisierung von Unternehmensprozessen informieren und aufklären.

Wie war die Resonanz?

ROLAND HEGELE: Wir haben auch vorher schon Mandantenveranstaltungen und Vorträge zu anderen Themen angeboten. Dass wir mit dem Thema Digitalisierung über 300 Teilnehmer gewinnen und begeistern konnten, das war für uns allerdings schon überraschend und sehr erfreulich.

Haben Sie Ihre Mandanten von der Notwendigkeit zur Digitalisierung und von den DATEV-Lösungen überzeugt?

ROLAND HEGELE: Das ist uns in der Tat gelungen. Die Mandanten waren sich einig, dass der Weg in die digitale Zukunft notwendig ist und dass sie diesen Weg mit Unternehmen online gehen werden. Dass wir die Mandanten überzeugt haben, sehen wir auch an den Zahlen: Statt der fünf neuen Unternehmen online-Mandate, mit denen wir kalkuliert hatten, haben wir über 30 generiert – und die Nachfrage reißt nicht ab.

Da haben Sie wohl vieles richtig gemacht. Woran lag es, dass der Zuspruch so groß war?

ROLAND HEGELE: Vielleicht lag es am Gesamtkonzept. Wir haben Themenskripte entwickelt und sie zusammen mit dem Einladungsschreiben verschickt. Wir haben entsprechend der Themen ganz gezielt eingeladen und auch mehrere Termine zur Auswahl angeboten. Kurz vor der Veran­staltung haben wir nochmal an den Termin erinnert. Und wir haben sehr großen Wert auf die Rückmeldungen gelegt, egal ob Zu- oder Absage. Auf diese Weise kamen wir mit den Mandanten ins Gespräch.

Wie lief die Digitalisierung vor dieser Mandantenveranstaltung in Ihrer Kanzlei?

ROLAND HEGELE: Wie wahrscheinlich in vielen anderen Kanzleien: Man nimmt die Digi­tali­sie­rung wahr, setzt sich aber nicht ernsthaft damit auseinander. Das Tagesgeschäft dominiert den Kanz­lei­all­tag. Es bleibt wenig Zeit für die Entwicklung von Strategien, mit denen man den Heraus­forder­ungen der Digitalisierung begegnen kann.

Wie viele Mandate für Unternehmen online hatten Sie zuvor?

ROLAND HEGELE: Kein einziges. Die Kanzlei hatten wir zwar schon umgestellt, damit wir uns keine Blöße geben, wenn Mandanten nach Unternehmen online fragen. Von uns aus hatten wir das den Mandanten aber nicht angeboten. Diese Veranstaltung war tatsächlich der erste Versuch, die Mandanten direkt anzusprechen.

Wie sehen Ihre Mitarbeiter in der Kanzlei die Digitalisierung?

ROLAND HEGELE: Unsere Mitarbeiter haben damit überhaupt kein Problem. Im Ge­gen­teil. Sie sind sehr froh und sehr dankbar, dass wir uns mit diesen Zukunftsthemen be­schäf­tigen und dass sie nicht abgehängt werden. Es ist zwar für alle anstrengend, und ich erwarte auch sehr viel, aber ich beobachte auch: Kanzleien, die gar nichts tun, ver­lie­ren ihre Mitarbeiter, weil die das Gefühl haben, sie verlieren den Anschluss.

Kommen wir nochmal zurück zur Veranstaltung. Zuerst Angst vor den GoBD schü­ren, danach die DATEV-Programme als Rettung in der Not anbieten. Das klingt ein wenig berechnend. War das die Absicht und ging die Rechnung auf?

ROLAND HEGELE: Unsere Absicht war nicht, den Mandanten Angst zu ma­chen, sondern ihnen die Notwendigkeit, aber vor allem die Vorteile der digitalen Prozesse möglichst transparent zu ma­chen. Um dieses Ziel zu erreichen, brauchten wir natürlich die volle Aufmerksamkeit der Man­dan­ten. Und die hatten wir, dank unseres Konzepts. Die neue digitale Betriebsprüfung hat die Man­dan­ten sehr interessiert.

MARIE JULIE HÜBNER: Mit Guido Preuss vom Institut für Unternehmensführung (IFU) hatten wir auch einen Topreferenten. Und glauben Sie mir: Während seines Vortrags ist es im Saal immer ruhiger geworden. Im Anschluss hat mein Kollege Georg Schoty dann die DATEV-Lösungen zur GoBD aufgezeigt, sodass die Stimmung sichtlich wieder besser wurde.

Was sagen Sie persönlich: Hat sich Ihr Einsatz gelohnt?

ROLAND HEGELE: Auf jeden Fall. Wir hatten ausschließlich positive Rückmeldungen. Unsere Mandanten fühlen sich jetzt, glaube ich, noch wohler bei uns, weil wir uns um die Digitalisierung kümmern und sie bei den GoBD unterstützen. Meine Mandanten kennen sich, reden miteinander und fragen sich gegenseitig, wie weit sie sind. Sie unterhalten sich auch mit Unternehmern, die nicht unsere Mandanten sind. Und die sprechen dann wieder ihre jeweiligen Steuerberater auf das Thema an.

MARIE JULIE HÜBNER: Sogar sehr, sehr große Steuerberatungskanzleien haben nach unseren Skripten gefragt. Darauf sind wir schon ein bisschen stolz.

Was empfehlen Sie Berufskollegen, die den Einstieg in die Digitalisierung nicht finden?

ROLAND HEGELE: Nutzen Sie die Informationsmöglichkeiten, die DATEV anbietet. Das Angebot ist wirklich vielseitig, egal ob Sie Einsteiger, Steckenbleiber oder Digi­tali­sie­rungs­profi sind. Besuchen Sie zum Beispiel die Regional-Info-Tage oder die Sprechtage der DATEV. Das lohnt sich immer, auch weil man sich dort mit den Berufskollegen aus­tauschen kann. Sprechen Sie auch mit Ihrem DATEV-Kundenberater. Die Beratung ist Gold wert. Unsere DATEV-Kundenberaterin Marie Julie Hübner zum Beispiel hatte die Idee mit den Mandantenveranstaltungen, aus der letztlich eine große Sache geworden ist. Andere Kanzleien können diese Idee jederzeit kopieren. DATEV hat die Skripte und stellt sie auch zur Verfügung.

MARIE JULIE HÜBNER: Meine Kollegin Svetlana Becker hat mittlerweile ein eigenes Skript entwickelt. Wir bieten übrigens auch an, dass jemand von DATEV den GoBD-Vortrag hält.

ROLAND HEGELE: Ganz wichtig ist, dass die Kanzlei dranbleibt. Die Kanzlei muss in Kontakt mit den Mandanten bleiben, sie sinnbildlich an die Hand nehmen und auf dem Weg in die Digi­tali­sier­ung begleiten. Ansonsten besteht die Gefahr, dass der Mandant aufgibt und wieder in alte Ge­wohn­heiten zurückkehrt.

Die Gesprächsteilnehmer

Marie Julie Hübner, DATEV eG, Kundenberaterin Regionalvertrieb

Roland Hegele, Kanzleimanager Hegele & Partner Steuer­beratungsgesellschaft mbB, Zusmarshausen

Fotos: Katsumi Murouchi / Getty Images

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