Das ASP-Angebot der DATEV wird von der Steuerkanzlei Tödter genutzt, um gemeinsam mit einem Partnerunternehmen in Polen die kaufmännischen Unternehmensaufgaben zu erledigen.
DATEV magazin: Sie arbeiten mit dem Partnerunternehmen IAG (International Accounting Group Sp. z o.o.) in Polen zusammen, welches für Ihre Mandanten Buchführungsarbeiten erledigt. Was sind die Gründe dafür? In welchen Bereichen erfolgt die Zusammenarbeit?
ARNE TÖDTER: Es gibt seit mehreren Jahren bei international tätigen Unternehmen den Trend zur Zentralisierung von allgemeinen Unternehmensfunktionen in Polen, insbesondere im Bereich Buchhaltung, und Spezialisierung der jeweiligen Landesgesellschaft auf die Kernkompetenzen. Sie verbessern damit ihre Rentabilität in drei Aspekten:
- Sie erzielen signifikante Kostenvorteile in Polen.
- Sie finden eine positive Antwort auf den Mangel an qualifizierten und motivierten Fachkräften in Deutschland.
- Sie optimieren den gesamten betriebsinternen Prozessablauf mit positiven Folgen für Transparenz, Schnelligkeit und Ergebnisse.
Durch die hohe Transparenz heutiger IT-Systeme hat jetzt auch der deutsche Mittelstand die Möglichkeit erkannt, diese Vorteile für sich zu nutzen. Unser Partnerunternehmen IAG in Stettin, Polen, hat sich darauf spezialisiert, die Buchhaltungsabteilung solcher Unternehmen zu übernehmen.
DATEV magazin: Ist das Angebot für alle Ihre Mandanten geeignet?
ARNE TÖDTER: Das Angebot richtet sich ausschließlich an selbstbuchende Mandanten. Mandanten, für die wir ohnehin die Buchführung abwickeln, betrifft es nicht.
DATEV magazin: Wie laufen die Prozesse ab?
ARNE TÖDTER: Im Unternehmen werden die Belege gescannt. IAG übernimmt die Verbuchung der zur Verfügung gestellten Informationen. Die Monats- und Jahresabschlüsse sowie damit zusammenhängende steuerliche Tätigkeiten werden von den beteiligten Steuerberatern/ Wirtschaftsprüfern übernommen. Im Prinzip sind die Prozesse mit den Verarbeitungsprozessen in der Kanzlei identisch.
DATEV magazin: Haben Sie Einfluss auf die Qualität der von IAG erzeugten Auswertungen?
ARNE TÖDTER: Sicher. Wir prüfen die von IAG erstellten Auswertungen und Berichte im Rahmen eines Dienstleistungsvertrags, den wir mit den Mandanten abgeschlossen haben. Dabei nehmen wir unsere Kanzleistandards als Maßstab.
DATEV magazin: Können Sie die Kostenersparnis für Ihre Mandanten genauer beziffern?
ARNE TÖDTER: Aus unseren ersten Erfahrungen beträgt die Kostenersparnis bei einer Gesamtkostenbetrachtung aus der Sicht der Unternehmen 30 Prozent. Dazu kommen aber noch weitere Ersparnisse aus der Verbesserung der Prozesskette, die vor der Verlagerung nicht sichtbar waren.
DATEV magazin: Welche Mandanten nutzen das Angebot?
ARNE TÖDTER: Wir hatten zunächst den Eindruck, dass das Angebot im Wesentlichen die Mandanten anspricht, die unter großem Kostendruck sind. Tatsächlich aber ist das nicht das entscheidende Argument. Es sind die Unternehmen, die in ihrem eigenen Geschäftsmodell einen hohen Innovationsanspruch haben und sich den Marktveränderungen schnell anpassen. Wir betreuen in diesem Zusammenhang daher sowohl den innovativen Finanzdienstleister als auch das alteingesessene deutsche Maschinenbauunternehmen.
DATEV magazin: Gab es Vorbehalte seitens der Finanzverwaltung? Welche Hindernisse mussten überwunden werden?
ARNE TÖDTER: Nein. Der Gesetzgeber hat bereits vor einigen Jahren die Voraussetzungen für die Auslagerung der Buchhaltung nach Polen geschaffen. Wichtig ist für die Finanzverwaltung, dass der Zugriff auf den Datenbestand vor Ort in Deutschland jederzeit möglich ist, das ist nicht zuletzt dadurch gegeben, dass physisch die Daten nicht im Ausland, sondern auf unternehmenseigenen Servern in Nürnberg bei der DATEV gespeichert werden.
DATEV magazin: Welche technische Lösung setzen Sie ein?
ARNE TÖDTER: Voraussetzung für die Auslagerung ist eine zentralisierte Buchhaltungslösung. Wir nutzen DATEVasp, die ASP-Lösung von DATEV mit zentralem Serverbetrieb im Rechenzentrum.
DATEV magazin: Wie hat Sie DATEV dabei unterstützt?
ARNE TÖDTER: Die DATEV begleitet den Umstellungsprozess durch eigene Mitarbeiter. So ist die Umstellung von einer eigenen Serverlösung auf DATEVasp im Vergleich zu anderen großen Systemumstellungen unkompliziert und mit vergleichsweise geringen Kosten für die Unternehmen verbunden.
DATEV magazin: Was sind die Vorteile dieser Lösung aus Ihrer Sicht?
ARNE TÖDTER: Als wir unsere Kanzlei vor zwei Jahren von einer eigenen lokalen Serverlösung auf DATEVasp umgestellt haben, lag unsere Hauptmotivation noch darin, uns nicht mehr mit Serverperformance und Programm-Updates auseinandersetzen zu müssen und den Fokus auf unsere eigentlichen, steuerberatenden Aufgaben zu legen. Tatsächlich setzte auch sofort nach der Umstellung dieser positive Effekt für unsere Mitarbeiter und uns ein. Heute wissen wir aber, dass die eigentlichen Vorteile von DATEVasp auf drei Ebenen zu finden sind: nämlich Sicherheit, Transparenz und Freiheit. Lassen Sie mich das erläutern: Wir sind der Überzeugung, dass im Vergleich zu einer lokalen Serverlösung DATEVasp aus der „Cloud“ sicherer, verlässlicher und kostengünstiger ist. Anders als bei Unternehmen online können Mandanten mit DATEVasp ebenfalls echten Zugriff auf ihren eigenen Datenbestand erhalten wie ein Kanzleimitarbeiter. Damit sind die Auswertungen immer aktuell und haben nicht den Stand, der ihnen von der Kanzlei über Unternehmen online zur Verfügung gestellt wurde. DATEVasp eröffnet durch die gemeinsame Datenbasis IAG Steuerberater und Mandant die Freiheit, die zu erledigenden Aufgaben sinnvoll miteinander aufzuteilen.
DATEV magazin: Wer kann das Partnerunternehmen nutzen? Können auch andere Kanzleien mit diesem Unternehmen zusammenarbeiten?
ARNE TÖDTER: Eines der wichtigsten Grundprinzipien von IAG ist die Unabhängigkeit von den beteiligten Steuerberatern. Es gibt aber aus der Sicht jedes Beraters eine hohe Eigenmotivation für die Zusammenarbeit mit IAG, da er nach der Umstellung mehr als zuvor eine sehr wichtige und vertrauensvolle Rolle in dem Mandatsverhältnis übernimmt. Erfahrungsgemäß fallen damit keine Kanzleiaufgaben weg, denn es wurde ja auch vorher bei dem Mandanten selbst gebucht, stattdessen übernimmt der Steuerberater zusätzliche Aufgaben wie die Erstellung von Monatsabschlüssen.
