Gewusst wie

Informationen fluten täglich die Kanzlei in persönlichen Gesprächen, per Post oder E-Mail, die gesichtet, bewertet, sortiert und weiterverteilt werden. Dazu gehören auch regelmäßige gesetzliche Neuerungen. Der Steuerberater und seine Mitarbeiter müssen bei zunehmender fachlicher Komplexität das Unternehmen Kanzlei am Laufen halten. Die Mandanten erwarten einen Steuerberater, der ihnen auch in betriebswirtschaftlichen Belangen zur Seite steht. Häufig ist dafür eine genaue Kenntnis der Branche erforderlich. Um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden, bedarf es Fachkräfte, die erst einmal ausgebildet, für die Kanzleien gewonnen und fortgebildet werden wollen. Neue Entwicklungen in der Informations- und Kommunikationstechnologie vereinfachen die Organisation von Arbeitsprozessen und den Wissensaustausch in der Kanzlei.

Nicht nur verwahren, sondern leben

Allein ein Aktenschrank oder eine Datenbank, in der sämtliches Wissen der Kanzlei abgelegt ist, ist nicht ausreichend. Die gesamte Kanzleiorganisation mit all ihren Rahmenbedingungen, Prozessen und Methoden zum Umgang mit Wissen gehört dazu. Vor allem die Mitarbeiter sind diejenigen, die das Wissen erzeugen und anwenden. Es gilt eine Unternehmenskultur zu schaffen, in der jeder sein Wissen eigeninitiativ zur Verfügung stellt.
Neben Fachwissen wie gesetzliche Grundlagen müssen sich die Mitarbeiter mit der eingesetzten Software und dem Ablauf, beispielsweise mit dem der Jahresabschlusserstellung, auskennen. Der Kanzleichef sollte darüber hinaus über Managementwissen verfügen, um den Kanzleierfolg sicherzustellen.

Was heißt das für die Praxis?

Dieser Frage stellten sich im November 2012 Steuerberater aus unterschiedlich großen Kanzleien in zwei Anwenderkreisen zum Thema „Erfolgsfaktoren der Kanzlei – Schwerpunkt Wissensmanagement“. Zunächst ging es darum, wie der Weiterbildungsbedarf bei Mitarbeitern ermittelt werden kann. Der erfolgt nicht immer nur situativ, sondern vorbereitend muss geklärt werden, was beispielsweise ein Rechnungswesensachbearbeiter wissen muss, um gesetzlichen Neuerungen und weiteren Dienstleistungsangeboten gerecht zu werden, um neue Mandate mit hoher Qualität betreuen zu können. Dabei haben sich acht Erfolgsfaktoren für die Kanzlei herausgestellt, die auf ständige Weiterbildung und damit auf eine hohe Mandantenzufriedenheit hinauslaufen. Das setzt voraus, dass der Kanzleichef über den Markt und aktuelle Trends Bescheid weiß.

Ergebnisse beider Anwenderkreise

Hat sich ein Mitarbeiter im Selbststudium oder bei einer Schulung neues Wissen angeeignet, muss das vorhandene Wissen gespeichert werden, sodass es für alle Mitarbeiter schnell verfügbar ist. Fach-, Prozess- und Programmwissen, aber auch mandantenspezifisches Wissen kann beispielsweise im Arbeitsplatz, in DATEV ProCheck oder in einem Dokumenten-Management-System gespeichert werden. Die Prozesse sollten hier klar geregelt und allen Mitarbeitern bekannt sein. Zusätzlich helfen Besprechungen oder Schulungen untereinander. Erfolgreiche Kanzleien regeln die Dokumentation und Verteilung häufig über ein Qualitätsmanagementsystem.
Die große Herausforderung für den Kanzleichef besteht darin, für eine professionelle Wissensorganisation zu sorgen.