Mit DATEV Personaldaten den eAU-Prozess vereinfachen

Seit Anfang des Jahres ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für alle Arbeitgeber verpflichtend. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen gesetzlich versicherter Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer werden seitdem in der Regel nicht mehr auf Papier ausgestellt, sondern elektronisch übermittelt. Die Krankenkassen stellen die Daten den lohnabrechnenden Stellen nicht automatisch zur Verfügung. Um Steuerberatungskanzleien zu entlasten, können Mandanten mit der Lösung DATEV Personaldaten die Krankmeldungen eigenständig abrufen.

Seit 1. Januar 2023 müssen Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ihrer gesetzlich versicherten Mitarbeiter elektronisch bei den Krankenkassen abfragen. Dazu zählen auch geringfügig Beschäftigte wie Rentner, Werkstudenten und kurzfristig Beschäftigte. Die Einführung des Verfahrens wurde von Kritik begleitet. Denn auf Seiten der Steuerberatungskanzleien und Arbeitgeber ist die Umstellung auf die eAU mit erheblichen Prozessänderungen verbunden.

Für privat versicherte Arbeitnehmer hat sich das Vorgehen nicht geändert. Sie legen nach wie vor ihre Arbeitsunfähigkeitsbeschäftigung papierhaft bei ihrem Arbeitgeber bzw. der lohnabrechnenden Stelle vor. Ausgenommen vom digitalen Verfahren sind außerdem Arbeitsausfälle aufgrund von Reha- oder Kuraufenthalten, der Beaufsichtigung kranker Kinder, stufenweiser Wiedereingliederung sowie einem Beschäftigungsverbot.

Die eAU mit DATEV Personaldaten abrufen

Um Steuerberatungskanzleien beim Abruf der eAU zu entlasten, hat die Genossenschaft die Lösung DATEV Personaldaten auf den Weg gebracht. DATEV Personaldaten, das Bestandteil von DATEV Unternehmen online und DATEV Personal Add-on ist, ermöglicht den eigenständigen Abruf der Krankmeldung durch die Mandanten.

Und so geht’s:

Der Beschäftigte meldet sich zunächst – wie gewohnt – bei seinem Arbeitgeber krank und lässt sich die Arbeitsunfähigkeit durch seinen Arzt bestätigen. Dieser übermittelt das Attest nun digital an die Krankenkasse. Einen Tag nach Überschreitung der Attestpflicht kann die lohnabrechnende Stelle oder der Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung elektronisch von der Krankenkasse abrufen.

Beim Abruf der eAU durch die Mandanten unterstützt DATEV Personaldaten. Die Anwendung wird direkt in DATEV Unternehmen online geöffnet. Mit wenigen Klicks kann für den erkrankten Beschäftigten die eAU-Abfrage erfolgen. Um das Attest anzufordern, müssen der Beginn und die Art der Arbeitsunfähigkeit – beispielsweise Arbeitsunfall oder stationäre Krankenhausbehandlung – erfasst werden. Innerhalb von 14 Tagen meldet die Krankenkasse die eAU zurück, die automatisch in DATEV Personaldaten bereitgestellt wird. Die eAU steht über das Rückmeldeverfahren außerdem direkt in den DATEV-Lohnabrechnungsprogrammen zur Verfügung. Der Vorteil für Kanzleien: Das Auslagern des eAU-Abrufs an die Mandanten spart Zeit in der Kanzlei und ermöglicht den Fokus auf Kerntätigkeiten wie die Lohnabrechnung.

DATEV Personaldaten ist erfolgreich gestartet und wird mithilfe von Kundenfeedback stetig weiterentwickelt. So wurden in den ersten Monaten nach Freigabe unter anderem die Anzeige von Rückmeldungen zu eAU-Abrufen aus DATEV Lohn und Gehalt bzw. DATEV LODAS realisiert, um das Kundenerlebnis weiter zu verbessern. Darüber hinaus sind zur Abrundung der Funktionalität eine Statusübersicht sowie eine Benachrichtigungsfunktion geplant. Dann erhalten die Anwender von DATEV Personaldaten direkt per E-Mail eine Info, wenn die Krankenkasse eine eAU-Rückmeldung bereitgestellt hat.