Auf der sicheren Seite sein

Der Gründungsvorgang einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) ist zwar keine Raketenwissenschaft, aber auch kein Selbstläufer. Der Ablauf sollte daher im Detail geplant und danach strukturiert umgesetzt werden. Nachfolgend werden die notwendigen Schritte beschrieben, bei denen sich die Steuerberaterin oder der Steuerberater kompetent positionieren kann.

Wahl des Notars

Für die Gründung ist ein Notartermin unabdingbar. Um hier Überraschungen zu vermeiden, sollte ein Notar gewählt werden, der auf das Gesellschaftsrecht spezialisiert ist. Nach der Kontaktaufnahme wird das Notariat dem Gründer aufgrund der Anforderungen des Geldwäschegesetzes ein sogenanntes KYC Formular (Know Your Customer) zuschicken, das auszufüllen ist. In dem Formular sind Angaben zur Herkunft des Geldbetrags der vorgesehenen Stammeinlage zu machen und ebenso eine Bestätigung über den aktuellen Wohnsitz. Zudem benötigt der Notar auch eine Ausweiskopie des potenziellen Gründers.

Details der Gesellschaft

Anschließend wird der Notar Daten über die zu gründende Gesellschaft abfragen, wie etwa zu den Gesellschaftern, ihrem Geburtsdatum und ihrer Anschrift. Ferner wird die Firmierung der Gesellschaft, also der Name der GmbH oder UG, abgefragt und ebenso der Geschäftszweck sowie das Stammkapital der zu gründenden Gesellschaft beziehungsweise die Höhe der Stammeinlagen der einzelnen Gesellschafter und ob diese vollständig oder nur teilweise einbezahlt werden. Schließlich sind Angaben zur inländischen Geschäftsanschrift und dem Sitz der Gesellschaft zu machen und ebenso zu den Geschäftsführern mit Geburtsdatum und Anschrift und ob diese Einzelvertretungsrecht besitzen und von den Einschränkungen des § 181 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) befreit werden sollen. Wenn man weitere Vereinbarungen in der Satzung festlegen möchte, wie etwa Wettbewerbsverbote oder Regeln zum Ausschluss von Gesellschaftern beziehungsweise für den Fall einer Erbschaft, sollte man sich entsprechend beraten lassen. Der Notar wird dem Gründer anschließend Entwürfe der erstellten Dokumente übersenden, die auf alle Fälle genau geprüft werden sollten, um Fehler zu vermeiden. Viele Notare vergeben erst dann einen Termin, wenn der Inhalt dieser Dokumente freigegeben wurde.

Notartermin

Beim Notartermin müssen sich die Gesellschafter und Geschäftsführer ausweisen. Bei einer Online-Gründung wird die Identifizierung der Personen elektronisch vor dem Termin stattfinden. Der Notar wird dann die Satzung oder das Musterprotokoll vorlesen. Zu diesem Zeitpunkt können letztmalig Änderungen vorgenommen werden. Alle Gesellschafter müssen die Satzung der Gesellschaft vor dem Notar unterschreiben. Typischerweise wird festgelegt, dass die Gründungskosten (unter anderem Notargebühren und Registergebühr) bis zu einem bestimmten Maximalbetrag von der Gesellschaft getragen werden. Das ist sinnvoll, damit die Kosten als Aufwand der Gesellschaft steuerlich berücksichtigt werden können. Gleichzeitig wird beim Notar die erste Gesellschafterversammlung durchgeführt. Dabei werden die Geschäftsführer bestellt, deren Vertretungsrecht (einzeln oder gemeinsam) sowie die Befreiung von den Beschränkungen des § 181 BGB festgelegt. Ebenso wird der Geschäftsführer die Anmeldung der Gesellschaft zum Handelsregister unterzeichnen. Darin versichert der Geschäftsführer, dass er nicht wegen bestimmter Delikte (Insolvenzstraftaten, Betrug, Falschangaben) rechtskräftig verurteilt ist und ihm kein Gewerbeverbot auferlegt wurde. Die Gesellschafterliste, das ist die Auflistung aller Gesellschafter, wird ebenfalls vom Geschäftsführer unterzeichnet. Dies entfällt beim Musterprotokoll, da dieser bereits als Gesellschafterliste angesehen wird.

Bankkonto und Stammeinlage

Nach der Beurkundung wird das Notariat die Beurkundungsdokumente erstellen und dem Gründer zuschicken. Diese Dokumente benötigt der Geschäftsführer, um ein Konto für die Gründungsgesellschaft zu eröffnen. Bei der Bank muss sich der Geschäftsführer ebenfalls identifizieren. Entweder fällt die Wahl auf eine Online-Bank oder eine klassische Geschäftsbank. Bei Online-Banken ist der Ablauf schneller. Im Vorfeld sollte man sich in jedem Fall mit dem Gebührenmodell der Bank auseinandersetzen und sicherstellen, dass das Kreditinstitut auch ein Konto für eine Gesellschaft in Gründung anbietet. Das Konto wird auf die GmbH beziehungsweise UG in Gründung eröffnet. Jeder Gesellschafter hat seinen zu leistenden Teil der Stammeinlage einzuzahlen. Der Verwendungszweck sollte auf Stammeinlage oder Stammeinlage Geschäftsanteile X-Y lauten, wobei X und Y den laufenden Nummern der Geschäftsanteile der Gesellschafterliste des Notars entsprechen. Sind die Beträge auf dem Konto der Gründungsgesellschaft eingegangen, übersendet der Geschäftsführer den Kontoauszug an das Notariat. Diesen Kontoauszug und auch den Kontoauszug mit der Überweisung vom abgehenden Konto sollte man zehn Jahre aufbewahren, da dies im Falle einer Insolvenz wichtig wird. Das Bankkonto einer Gründungsgesellschaft hat typischerweise eine sogenannte Sollsperre, man kann also von diesem Konto keine Überweisung durchführen. Dies sollte sowieso vermieden werden, da die einzuzahlende Stammeinlage am Tag der Handelsregistereintragung vollständig vorhanden sein muss. Auch sollten auf diesem Konto keine Geldbeträge außer den Stammeinlagen eingehen, da viele Banken die Kontoverbindung dann sofort wegen Geldwäscheverdacht kündigen, weil die Gesellschaft ja noch gar keine Umsätze erzielt haben kann.

Amtsgericht

Der Geschäftsführer hat bereits beim Notartermin vorab unterschrieben, dass der einzuzahlende Geldbetrag zu seiner freien Verfügung steht. Da dieser Umstand nun eingetreten ist, übermittelt der Notar die bereits unterschriebene Anmeldung der Gesellschaft mit dieser Zusicherung an das Handelsregister des zuständigen Amtsgerichts. Dies erfolgt auf elektronischem Wege. Das Amtsgericht wird der Gründungsgesellschaft eventuell eine Vorschussrechnung für die Handelsregistergebühr zuschicken. Spätestens zu diesem Zeitpunkt muss die Briefpost an der in der Handelsregisteranmeldung angegebenen inländischen Geschäftsadresse auch wirklich zugestellt werden können. Deshalb sollte unbedingt der vollständige Name der Gesellschaft, inklusive GmbH und UG (haftungsbeschränkt), am Briefkasten stehen. Ist die Post des Amtsgerichts nicht zustellbar, wird die Anschrift der Gesellschaft womöglich angezweifelt und die Eintragung unter Umständen verweigert, bis eine Klärung erfolgt. Das Amtsgericht wird Anmeldung und Satzung prüfen und im positiven Falle die Eintragung im Handelsregister vornehmen.

Handelsregister

Wenn die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist, bekommt der Gründer einen Handelsregisterauszug. Die entsprechende Information erfolgt durch den Notar. Über das Registerportal kann immer ein kostenfreier Handelsregisterauszug bezogen werden. Erst ab dem Tag der Handelsregistereintragung beginnt die Kapitalgesellschaft als solche zu existieren und besitzt die gewünschte Haftungsbeschränkung. Für alle Geschäfte und Verbindlichkeiten, die vorher entstanden sind, haftet die Person, die sie beauftragt hat. Daher sollte erst nach Eintragung im Handelsregister mit den Geschäften begonnen werden. Zu diesem Zeitpunkt treten häufig auch Betrüger auf, die der Gesellschaft eine angebliche Rechnung des Handelsregisters zusenden. Derartige Rechnungen sind manchmal identisch mit den Originalrechnungen, nur dass es sich nicht um die Kontonummer der jeweiligen Justizkasse handelt. Hier hilft nur, auf der Website des jeweiligen Amtsgerichts die richtige Kontonummer festzustellen.

Gewerbeanmeldung und Steuernummer

Jetzt kann der Geschäftsführer bei der lokalen Gewerbebehörde (Gemeinde, Stadt) die Gewerbeanmeldung durchführen. Dies ist meist auch über das Internet möglich. Hierzu wird der Handelsregisterauszug benötigt. Im Anschluss daran wird die Steuernummer beim Finanzamt beantragt. Dies ist nur noch über das ELSTER-Portal möglich. Den Zugang zu diesem Portal sollte der Geschäftsführer schon vorher für seine Person eingerichtet haben, um Zeit zu sparen. Im ELSTER-Portal ist das Formular „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Gründung einer Kapitalgesellschaft beziehungsweise Genossenschaft“ auszuwählen und auszufüllen. Neben der Angabe bekannter Daten der Gesellschaft ist hier eine Schätzung über den zu erwartenden Gewinn und den Umsatz im Gründungs- sowie dem Folgejahr abzugeben. Für viele Unternehmer ist dies schwer vorauszusagen. Daher sollte man hier eher defensiv herangehen, sich also nicht überschätzen, da aufgrund dieser Angaben die Vorauszahlungen für Körperschaft- und Gewerbesteuer festgesetzt werden, die dann auch gleich quartalsweise an das Finanzamt zu entrichten sind. Bei zu erwartenden Umsätzen unter 600.000 Euro pro Jahr sollte die Ist-Versteuerung (Abfuhr der Umsatzsteuer nach vereinnahmten Entgelten) ausgewählt werden. Die Anzahl der beschäftigten Arbeitnehmer bestimmt, ob und in welchem Zeitraum die Lohnsteuer anzumelden und abzuführen ist (monatlich, vierteljährlich oder jährlich).

Bank und Transparenzregister

Damit in der Bezeichnung des Bankkontos der Gesellschaft der Zusatz „in Gründung“ entfernt und die Sollsperre aufgehoben wird, muss man der Bank den Handelsregisterauszug zusenden und um Entfernung dieses Zusatzes bitten. Abschließend sind die sogenannten wirtschaftlichen Berechtigten der Gesellschaft dem Transparenzregister zu melden. Dies hat auch dann zu erfolgen, wenn alle Gesellschafter natürliche Personen sind und dieser Umstand auch im Handelsregister ersichtlich ist. Diese Pflicht sollte man nicht auf die leichte Schulter nehmen, da bei Missachtung empfindliche Geldstrafen drohen.