Qualitätsmanagement in Steuerberatungskanzleien finde ich persönlich sehr spannend. In meinen Beratungen höre ich häufig den Wunsch nach standardisierten Prozessen. Dahin zu gelangen, ist nicht ganz so einfach. Meine Kollegin Vilja Somssich (Management-Consultant) gewährte mir im Interview einen Einblick, wie das Thema angegangen werden kann und wie wir dabei unterstützen können.
Das Interview führte Daniel Niemann
Daniel Neumann: Liebe Vilja, warum entscheiden sich viele Kanzleien für eine Prozess- & Qualitätsmanagementberatung?
VILJA: Oftmals tun sich Kanzleien schwer, wenn Abläufe nicht klar definiert sind. Ich helfe Kanzleien und insbesondere den Mitarbeitern dabei, mehr Sicherheit bei der täglichen Arbeit zu erhalten, den Mandantenwünschen zu entsprechen und auch Zeit- sowie Kostenersparnisse zu generieren. Ebenso möchte ich mehr Transparenz in die Kanzlei bringen, sodass zum Beispiel auch neue Kollegen einfacher und schneller eingearbeitet werden können.
Und wie genau funktioniert das?
Zu den jeweiligen Leistungsprozessen – also Fibu, Lohn, Jahresabschluss und Co. – erschließen sich innerhalb der Kanzlei Workshop-Gruppen, mit denen ich daraufhin gemeinsam die Kanzleiprozesse bearbeite und definiere. Hier durchleuchten wir insbesondere die digitale und zeitliche Optimierung der Prozesse sowie die Kanzleiziele und mögliche Kostenersparnisse. Am Ende haben wir unseren „best way to work“ geschaffen, mit dem nun jeder Mitarbeiter seine tägliche Arbeit anhand eines standardisierten und einheitlichen Ablaufs erledigen kann.
Wo werden diese Prozesse festgehalten und damit gewährleistet, dass jeder Mitarbeiter Einsicht in die definierten Prozesse hat?
Wir haben seitens der DATEV ein System namens ProCheck, welches uns hier als zentrales und digitales Medium unterstützt. Aus den gemeinsam erstellten Prozessen können dann individualisierte Checklisten für jeden Mandanten generiert werden. Diese Checklisten können durch die Integration in die DATEV Programme parallel zur Leistungserstellung aufgerufen und bearbeitet werden. Dadurch ist gewährleistet, dass kein Bearbeitungspunkt vergessen und eine einheitliche Qualität, Monat für Monat, garantiert wird.
Super, vielen Dank für deine Zeit. Jetzt kann ich mir den Ablauf einer Prozess- & Qualitätsmanagementberatung gut vorstellen. Wie kann ich diese als Kanzlei buchen?
Alle Informationen zum Prozess- & Qualitätsmanagement sind auf unserer Homepage DATEV ProCheck: Prozessmanagement für jede Kanzleigröße und Qualitätsmanagement & Internes Audit zu finden.
Bei Interesse an einer Beratung können die Kanzleien auch direkt auf ihren kundenverantwortlichen DATEV-Mitarbeiter zugehen. Auch ich stehe gerne bei Fragen zur Verfügung.
