Wissensmanagement - 16. Januar 2023

Online völlig flexibel

Wie geht eine Kanzlei mit dem Thema Wissensaufbau und - ausbau um? Was denken die Inhaber über Online- und Präsenzseminare, wie wird die Lernplattform online genutzt, was bringt eine Flatrate für Lernvideos? Ein Gespräch mit der Steuerkanzlei Meisinger-Ahlers Karrer Rink in Reinheim, den 150.000sten Nutzern der DATEV Lernplattform.

DATEV magazin: Herr Karrer, Herr Rink, wir gratulieren Ihnen als 150.000sten Nutzern der Lernplattform online. Es freut mich, dass ich dies zum Anlass nehmen kann, mit Ihnen über das Thema Wissen in Ihrer Kanzlei zu sprechen.
Stellen Sie doch bitte Ihre Kanzlei kurz vor. Wie groß ist Ihr Team und wie hat sich Ihre Arbeit in den letzten Jahren verändert?

Michael Karrer: Wir sind drei Personen in der Kanzleileitung und beschäftigen insgesamt 13 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: eine Steuerberaterin, fünf Steuerfachangestellte, zwei Auszubildende, eine Steuerfachwirtin, einen Bilanzbuchhalter, zwei Dipl. Betriebswirtinnen und eine Büroassistenz. Die Kanzlei verteilt sich auf zwei Standorte – Mühltal und Reinheim. Hauptsitz ist Mühltal.

Was die tägliche Arbeit betrifft, hat die Digitalisierung bei uns nicht erst mit Corona begonnen, wurde bis dahin jedoch etwas schleppend umgesetzt. Die Pandemie hat dem ganzen Thema einen Schub gegeben. Im Mai 2021 haben wir beispielsweise DATEV DMS eingeführt, um unser Dokumentenmanagement zu optimieren. Schon allein zwischen den zwei Standorten musste nicht mehr so viel Papier transportiert werden. Auch mit dem verstärkten Einsatz von DATEV Unternehmen online und Arbeitnehmer online setzen wir die Digitalisierung in unserer Kanzlei Schritt für Schritt um.

Vor der Pandemie hatte in unserer Kanzlei nur eine Mitarbeiterin im Homeoffice gearbeitet, während der Pandemie hat sich das dann bei allen Mitarbeitenden durchgesetzt. Wir haben immer darauf geachtet, dass jeder Büroraum maximal mit einer Person besetzt ist. Jetzt ist die Lage wieder entspannter. Trotzdem haben wir die Homeoffice-Möglichkeit für alle Mitarbeitenden zweimal in der Woche beibehalten. Für die beiden Standorte gibt es einen Plan, damit jeden Tag mindestens ein Mitarbeiter im Büro anwesend ist. Das funktioniert gut. Pandemie hin oder her, insgesamt haben sich die Arbeitsweise und die Abläufe in der Kanzlei in den letzten Jahren sehr stark verändert. Diese Veränderungen gehen wir gemeinsam an, im Blick auf die Digitalisierung und auch bei all den anderen wichtigen Themen.

Wie haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Wechsel von der alten in die neue Arbeitswelt geschafft? Welche Rolle spielte hier die Weiterbildung? War es gelegentlich schwierig, das Wissen zu festigen oder auszubauen?

Thorsten Rink: Früher lief unsere Weiterbildung fast ausschließlich über Präsenzseminare. Das mussten wir dann umstellen auf Online-Seminare und Lernvideos. Der Übergang lief sehr gut. Die meisten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nutzen seitdem weiterhin die Online–Formate. Letztlich steht es ihnen frei. Als Kanzleileitung verlangen wir eine regelmäßige Fortbildung, vor allem im fachlichen Bereich. Die Wahl des Formats überlassen wir den Mitarbeitern. So wird auch beides genutzt, bevorzugt werden aber eher die Online-Angebote.

Die Mitarbeiter dürfen also selbst entscheiden, kommen dann auf Sie zu und geben Sie dann Ihre Zustimmung?

Michael Karrer: Ja, die fachlichen Seminare sind ja meistens Reihen. Welche davon die Mitarbeiter nutzen, überlassen wir ihnen. Bei Spezialthemen machen die Mitarbeiter Vorschläge und wir entscheiden. Aber es kommt eigentlich nicht vor, dass ihnen die Teilnahme an einem Seminar verwehrt wird. In der Regel freut man sich und versucht die Weiterentwicklung zu ermöglichen.

Mit der DATEV Lernplattform online nutzen Sie die Vorzüge des digitalen Lernens. Welche Aspekte sind für Sie besonders wertvoll?

Michael Karrer: Nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch wir in der Kanzleileitung nutzen die Plattform. Sogar sehr intensiv. Der Vorteil ist natürlich, dass man nicht an einen Ort oder eine Zeit gebunden ist. Ein weiterer Vorteil: Wenn man Inhalte aus einem Lernvideo schon kennt, kann man dieses Kapitel einfach überspringen. Das geht bei einem Präsenzseminar nicht. Bei Online-Formaten kann ich mir punktuell Problemfälle anschauen, für die ich eine Lösung brauche. Diese Flexibilität ist ein wesentlicher Faktor.

Thorsten Rink: Für die Plattform haben alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen einen eigenen Zugang. Jeder kann seine eigenen Seminare über das Dashboard verwalten. Das ist eine schöne Sache. Es wird nicht nur Programmwissen, sondern auch Fachwissen vermittelt. Auch für uns in der Kanzleileitung gibt es strategische Fragen und organisatorische Themen, die gut in der Lernplattform abgebildet werden.

Wie bewerten Ihre Mitarbeiter die Lernplattform online und das digitale Lernen?

Michael Karrer: Mein Eindruck ist, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – wie wir selbst auch – sehr gut zurechtkommen. Sie schätzen die Flexibilität. Im Homeoffice hat man oft doch mehr Ruhe als im Büro. Das Angebot auf der Plattform ist sehr gut. Hauptsächlich werden die Lernvideos zur Hilfe bei der Programmnutzung und Programmumsetzung eingesetzt. Zum Kurzarbeitergeld gab es von DATEV beispielsweise auch sehr schnell gute Videos. Jeder hat seinen Zugang und kann selbst entscheiden, welche Lernvideos er bucht.

Das ist auch ein Vorteil der Flatrate Lernvideo, für die wir uns entschieden haben. Hier haben wir die volle Kostentransparenz. Auch für die Mitarbeiter ist es angenehm, da sie nicht ständig fragen müssen, ob sie bestimmte Inhalte nutzen dürfen. Die Mitarbeiter können sich hier eigenständig weiterbilden und wir schätzen eine vertrauensvolle Zusammenarbeit.

Was hat Sie bei der Flatrate Lernvideo überzeugt?

Thorsten Rink: Letztlich war es die Sicherheit, dass die Kosten kalkulierbar sind. Interessieren kann man sich für vieles, aber man sieht dann nur den Einzelpreis. Aber bei der Flatrate hat man einen Gesamtpreis und schaut sich eher mehr Videos an. Auch solche, die man sonst nicht unbedingt gebucht hätte.

Michael Karrer: Ich habe mir z.B. das Lernvideo zu Microsoft OneNote angeguckt. Das hätte ich eher nicht gekauft. Durch die Flatrate ist die Hemmschwelle, sich Videos anzuschauen, einfach geringer, bei kalkulierbaren Kosten. Das ist das Hauptargument.

Würden Sie auch weitere Formate nutzen, z. B. neu Training online?

Thorsten Rink: Dieses Format kennen wir noch nicht und haben es deshalb auch noch nicht ausprobiert.

Derzeit gibt es zwei Angebote – zu DATEV Einkommenssteuer und zum betrieblichen Rechnungswesen. Ein Training online ist modular aufgebaut wie ein Kurs.

Thorsten Rink: Eine sehr gute Idee. Man lernt am meisten, wenn man selbst etwas ausprobiert. Vor allem mit einem Lernplan geht das im Büroalltag auch nicht unter. Klingt interessant.

Was würden Sie jemandem raten, der E-Learning forcieren möchte?

Michael Karrer: Insgesamt braucht jeder seine eigene Linie, ob Mitarbeiter oder Kanzleiinhaber. Ob man Lernvideos oder Präsenzseminare buchen oder besuchen will oder vielleicht eine Mischung aus beidem, das muss jeder für sich entscheiden.

Man sollte die Zusammenkünfte bei Präsenzseminaren jedoch nicht unterschätzen. Nicht nur der fachliche Austausch, sondern auch soziale Themen sollten nicht zu kurz kommen. Ganz klar, die Zukunft ist online. Aber man sollte auch an Präsenzseminaren festhalten, um einen besseren Austausch zu haben. Ich bevorzuge eine Mischung mit Tendenz zum Online-Lernen.

Thorsten Rink: Die Online-Angebote werden zunehmen. Wenn man nur auf Präsenz-Weiterbildung setzt, hat man wahrscheinlich weniger Zugang zum gesamten Wissen. Man sollte sich der Online-Variante daher nicht verschließen. Wichtig ist hier, einen Lernplan zu erstellen und diesen Plan dann auch einzuhalten. Selbstdisziplin spielt beim Online-Lernen eine große Rolle.

Wie geht es bei Ihnen mit dem Thema Wissensmanagement im Jahr 2023 weiter?

Michael Karrer: Gezielte Ausbildungen, um Programmwissen auszubauen, gab es bei uns in der Kanzlei noch nicht. Hier haben wir noch Verbesserungsbedarf. Es fehlt noch ein konkreter Plan, damit unsere Mitarbeiter das nicht nur dann machen, wenn sie mal Zeit haben, denn die haben sie selten. Das nehmen wir als Impuls aus diesem Gespräch für 2023 mit. Zumal man mit der intensiveren Nutzung der Programme auch die Digitalisierung der Kanzlei wieder ein Stück voranbringt. Die jüngere Generation erwartet das ohnehin.

Vielen Dank, Herr Karrer und Herr Rink, für Ihre Zeit.

Mehr dazu

Die Flatrate Lernvideo: www.datev.de/flatrate-lernvideo

Die Kanzlei Meisinger-Ahlers Karrer Rink erhält als 150.000ster Nutzer der Lernplattform online für 2023 die Flatrate kostenfrei. www.datev.de/leon

Training online

Zu diesem modularen Training, das man sich selbst einteilen kann, erhält man einen Lernplan und Tests zum Abfragen des Wissenstands. Zum erfolgreichen Abschluss gibt es ein Zertifikat. Weitere Infos auf www.datev.de/training-online.