„Wo genau ist die Zeitersparnis bei DATEV Meine Steuern…?“

Jenny Karl arbeitet als Business Analystin Produktangebot für die DATEV-Lösung Meine Steuern und erklärt die Vorteile der Lösung.

Aus vielen Gesprächen in diesem Jahr habe ich mitgenommen, dass die Digitalisierung im Bereich der Einkommensteuer der Digitalisierung im Rechnungswesen noch etwas hinterherhinkt. Jenny erklärt uns die Lösung und die Vorteile. Viel Spaß beim Interview.

Hallo Jenny, vielen Dank, dass Du Dir die Zeit nimmst. Viele Steuerberatende fragen sich: Was ist DATEV Meine Steuern eigentlich?

JENNY: Mit DATEV Meine Steuern können Kanzleien und Mandantinnen und Mandanten Belege und Dokumente rund um die Einkommensteuererklärung einfach, sicher und schnell austauschen.

Mandantinnen und Mandanten können ihrer Kanzlei alle steuerrelevanten Belege in DATEV Meine Steuern hochladen und Kanzleien können Ihren Mandantinnen und Mandanten umgekehrt ebenso Dokumente aus der Kanzlei (wie zum Beispiel die fertige Einkommensteuererklärung) zur Verfügung stellen.

Wo genau ist die Zeitersparnis bei DATEV Meine Steuern im Vergleich zur Erstellung der Einkommensteuererklärung mit DATEV DMS oder der Dokumentenablage?

JENNY: Mit dem dazugehörigen Programmteil Digitale Belege Steuern in DATEV Einkommensteuer kann die Kanzlei Belege, die zuvor von Mandantinnen und Mandanten in DATEV Meine Steuern hochgeladen wurden, direkt mit den entsprechenden Erfassungsfeldern in den Steuerformularen verknüpfen. So kann jeder Beleg einem steuerlichen Sachverhalt zugeordnet und direkt mit dem erfassten Betrag im jeweiligen Steuerformular verknüpft werden.

Diese Verknüpfung der Belege ermöglicht es auch im Nachgang, beispielsweise im Falle einer Aufforderung zur Belegnachreichung durch das Finanzamt, nachzuvollziehen, welche Belege hinter den erfassten Sachverhalten stecken.

Über Digitale Belege Steuern kann die Belegnachreichung im nächsten Schritt auch direkt angestoßen werden. Das funktioniert zwar grundsätzlich auch mit Belegen, die aus DMS oder der Dokumentenablage in Digitale Belege Steuern eingeblendet werden, allerdings stehen einige Funktionen, wie z.B. die OCR-Erkennung und Wertübernahme, nur für Belege zur Verfügung, die in DATEV Meine Steuern hochgeladen wurden.

Erst war der Funktionsumfang bei DATEV Meine Steuern gering, oder?

JENNY: DATEV Meine Steuern ist mit einem überschaubaren Funktionsumfang gestartet, hat sich über die letzten Jahre aber sehr weiterentwickelt und viele neue Funktionen umgesetzt, die sowohl die Zusammenarbeit mit Mandantinnen und Mandanten als auch die Effizienz der Prozesse in den Kanzleien unterstützen und fördern.

Wie bei DATEV Unternehmen Online kann auch die Kanzlei selbst die Dokumente ins Portal DATEV Meine Steuern hochladen und intern verarbeiten. Eignet sich diese Herangehensweise für den Anfang?

JENNY: Kanzleien haben natürlich die Möglichkeit, selbst Belege von ihren Mandantinnen und Mandanten in DATEV Meine Steuern hochzuladen. Bei einem Einsatz von bestimmten Scannerlösungen unserer Marktplatzpartner, können Kanzleien unter anderem auch direkt während des Scanprozesses in DATEV Meine Steuern hochladen.

Für den Start ist es sinnvoll, die Prozesse erstmal Kanzlei-intern zu verproben und zu gestalten. Langfristig empfehlen wir allerdings das Hochladen von Belegen und Vorsortieren in DATEV Meine Steuern direkt durch Mandantinnen und Mandanten, um den Gesamtprozess noch effizienter zu gestalten.

Es gibt einige neue Funktionen. Welche sind das und welche Vorteile haben unsere Mitglieder davon?

JENNY: Um den Prozess der Einkommensteuerdeklaration noch weiter abzurunden, haben wir am 12.09.2023 eine neue Funktion in Digitale Belege Steuern freigegeben. Mithilfe einer OCR-Erkennung und regelbasierten Wertübernahme im Rahmen der Automatisierung in der ESt-Deklaration, werden Belege aus DATEV Meine Steuern in Digitale Belege Steuern ausgelesen und steuerrelevante Werte auf dem Beleg markiert.

Basierend auf den erkannten OCR-Werten erstellt das Programm Vorschläge zur einkommensteuerrelevanten Einordnung, sodass mühsame manuelle Eingaben eingespart und Zuordnungen schnell und präzise vorgenommen werden können.

Zeit für einen Ausblick. Woran arbeiten wir gerade im Hintergrund?

JENNY: Wie eben gesagt empfehlen wir langfristig, dass Mandantinnen und Mandanten selbst Belege in DATEV Meine Steuern hochladen. Um diesen Prozess noch weiter abzurunden, arbeiten wir an einer Funktion, die es Mandanten ermöglichen soll, steuerliche Daten (wie z.B. persönliche Daten oder Angaben zu Fahrtkosten und Homeoffice) direkt selbst in DATEV Meine Steuern in Form von Interviews zu erfassen.

Diese Daten stehen der Kanzlei dann selbstverständlich auch im Programmteil Digitale Belege Steuern zur Verfügung und können so für die Einkommensteuerdeklaration berücksichtigt werden.

Damit bauen wir die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandantinnen und Mandanten weiter aus und runden damit den gesamten Prozess entlang der Einkommensteuerdeklaration ab.