Was haben Taxiunternehmer, Gastronomen oder Frisöre gemeinsam? Viel Bares in der Kasse. Man nennt sie „bargeldintensive Betriebe“ weil sie einen hohen Anteil an Bareinnahmen haben. Dazu gehören übrigens auch der Einzelhandel, Spielhallen, Gastronomie oder Marktbetriebe. Eine saubere Kassenführung ist für diese Unternehmer das A und O. Leider wird sie von vielen aber immer noch recht…
Bargeldintensive Betriebe bergen ein hohes Risiko
Nach der Erfahrung von Finanzbeamten sind bargeldintensive Betriebe immer ein Risikobereich für Einnahmenverkürzungen oder gar Manipulationen über das verwendete Computersystem. Die Aufgabe des Fiskus ist es, die Gleichmäßigkeit der Besteuerung sicherzustellen – in der Regel gibt es dazu eine Betriebsprüfung.
Der Prüfungsablauf erfordert viel Fingerspitzengefühl, Kreativität und ein Auge für Details. Zunächst hinterfragen die Mitarbeiter des Finanzamts die formellen Anforderungen an die Buchführung: Liegen alle Daten vor und sind Belege sowie Unterlagen vollständig vorhanden? Sachliche Mängel können zum Beispiel Kassenfehlbeträge, nicht gebuchte Einnahmen oder Verbuchungen ohne Belege sein.
Mängel in der Buchführung können über eine digitale Analyse sowohl der Daten der Finanzbuchhaltung (Hauptsystem) als auch des Vor- und Nebensystems (Registrierkasse, elektronische Waagen, Taxameter etc.) recht schnell aufgedeckt werden. Hierzu werden zum Beispiel Mengen und Artikel zwischen Registrierkasse und Wareneinkauf verglichen oder sogar ein grafischer Zeitreihenvergleich zwischen Einnahmen und Wareneinkauf erstellt. Dem Ideenreichtum des Prüfers sind hier keine Grenzen gesetzt!
Die häufigsten Unregelmäßigkeiten und Fehler
Unternehmer, die eine elektronische Registrierkasse nutzen, wissen oft nicht, welche Daten überhaupt aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtig sind. Dann fehlen zum Beispiel Belege, die im Zusammenhang mit Tages-Endsummen-Bons (Z-Bons) vorgelegt werden müssen. Dazu gehören Bedienungsanleitungen, Stornobuchungen oder Kellner-Berichte. Wurde nichts protokolliert, hat der Unternehmer ein Problem, denn so kann er dem Finanzamt die Einnahmen oft nicht vollständig und glaubhaft nachweisen.
Wichtig sind auch die Daten der Registrierkasse, denn es kann auf einen schwerwiegenden Mangel hindeuten, wenn diese nicht vorliegen. Sind dazu dann auch noch die Papierunterlagen unvollständig und werden sachliche Mängel festgestellt, wird die Betriebsprüfung die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung verwerfen. Die Rechtsprechung fordert: Je gröber die Mängel, desto gröber die Schätzung der Einnahmen durch das Finanzamt. Den Datenzugriff kann die Finanzverwaltung mit einem Verzögerungsgeld erzwingen.
Das sollten Unternehmer wissen
Unternehmer müssen sich informieren, also sachkundig machen. Sie tragen die alleinige Verantwortung für eine saubere Kassenführung und für die lückenlose Bereitstellung der erforderlichen elektronischen Aufzeichnungen. Der steuerliche Berater kann hierbei unterstützen und sollte gemeinsam mit dem Mandanten eine zu erwartende Prüfung gut vorbereiten.
Steuerliche Verfehlungen kann man im Nachhinein zwar nicht rückgängig machen. Aber strittige Sachverhalte können dann nochmals geprüft und entsprechende Gegenargumente geliefert werden.
Am besten sollten digitale Datenanalysen schon während der laufenden Buchführung durchgeführt werden. Außerdem sollten alle Unternehmer die steuerlich eingesetzten IT-Systeme aktualisieren, sodass die hohen gesetzlichen Anforderungen an die Aufzeichnungspflichten jederzeit erfüllt werden. Auch die Betriebsprüfer führen regelmäßig Systemprüfungen an solchen elektronischen Geräten durch.
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