Überholspur für Steuerdaten

Nicht nur für Mandanten zählen Themen wie Prozesseffizienz und Einsparpotenziale. Auch für die Steuerberatungskanzlei sind schlanke Prozesse und messbare Einsparungen wichtig, um eine hohe Wirtschaftlichkeit erzielen zu können. Am Beispiel der Umsatzsteuervoranmeldung soll aufgezeigt werden, wie sowohl der Prozess der Datenübermittlung optimiert werden kann als auch die Entgelte für die Datenübermittlung wirtschaftlicher gestaltet werden können.

Für die Datenübermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA)­ gibt es zwei Über­mitt­lungs­wege: über das Telemodul DÜ Rechnungswesen oder über das DATEV-Rechen­zentrum. In einem Praxistest wurden für beide Wege die notwendigen Arbeitsschritte aufgezeichnet und mit einer Stoppuhr gemessen. Natürlich ging es ­dabei nicht um die Zehntel­se­kunde. Wichtig war eine Gesamtschau auf beide Alternativen.

Die Übertragungswege im Vergleich

Übermittlung über Telemodul DÜ Rechnungswesen

Für die Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung über das Telemodul DÜ Rechnungswesen sind die folgenden 13 Arbeitsschritte (Klicks) notwendig – Zeitaufwand hierfür circa fünf Minuten:

1. Aufruf der Auswertung Umsatzsteuer-Voranmeldung
2. Auswahl der zu übermittelnden Periode
3. Überprüfung, ob es sich um eine korrigierte Meldung handelt, und gegebenenfalls Aktivierung des Kontrollkästchens „Berichtigte Anmeldung“
4. Starten der „Datenübermittlung Telemodul-Internet“
5. Entscheidung über Festschreibung der zu übermittelnden Periode
6. Bestätigung der Festschreibung durch Klick auf die Schaltfläche „Festschreiben“
7. Bestätigung der Meldung zur Festschreibung
8. Bestätigung der Meldung zu den Festschreibeinformationen
9. Schließen des Programmdialogs Stapel festschreiben/verwalten
10. Prüfung der Vorbelegungen zu Zeitraum und Betrag im Telemodul DÜ Rechnungswesen
11. Start der Übermittlung durch Klick auf die Schaltfläche „Übertragen“
12. Ausdruck des Übertragungsprotokolls per Ausgabe als PDF-Datei mit Ablage auf ein Laufwerk
13. Ablage einer Kopie des Protokolls in der Mandantenakte durch „Kopieren“ und „Einfügen“

Übermittlung mit dem DATEV-Rechenzentrum

Für eine Datenübermittlung über das DATEV-Rechenzentrum sind die folgenden drei Arbeits­schritte (Klicks) notwendig – Zeitaufwand circa eine Minute:

1. Aufruf der „RZ-Dienstleistungen Buchführung“ im Programm DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro
2. Prüfen der Vorbelegungen bezüglich der Umsatzsteuer-Voranmeldung, Umsatzsteuer 1/11 und Zusammenfassenden Meldung
3. Senden an das DATEV-Rechenzentrum durch Klick auf „Daten senden“

Die Übertragungsprotokolle werden automatisch erzeugt, im ­DATEV-Rechenzentrum archiviert und können jederzeit über die „Übersicht DÜ Finanzverwaltung“ eingesehen und gedruckt werden. Die Umstellung der Übermittlung von Telemodul DÜ Rechnungswesen auf das DATEV-Rechenzentrum ist jederzeit möglich. Neben der Zeiteinsparung liegen die Vorteile bei der Datenübermittlung über das DATEV-Rechenzentrum auf der Hand: Der Anwender wird automatisch authentifiziert – dadurch sind weder das Beantragen noch das Verwalten von Zertifikaten notwendig. Das Übermitteln und Archivieren der Daten findet in einem Arbeitsgang statt – das spart Aufwand und Zeit. Zudem profitieren die Anwender von Preisvorteilen bei der Übermittlung der E-Bilanz, der Offenlegung im Bundesanzeiger sowie den Branchenpaketen.

Einsparpotenziale

Die Datenübermittlung über das DATEV-Rechenzentrum ist prozessorientiert in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro integriert. Neben der Einsparung der Prozessschritte stehen den Kanzlei­mit­arbeitern viele Komfortfunktionen bei der Kontrolle und dem Abgleich der USt-Werte zur Verfügung. Das Programm bietet in Echtzeit eine Übersicht über den Status der Werte zur Umsatzsteuer-Voranmeldung, Sonder­vor­aus­zahlung und der Zusammenfassenden Meldung. Bei Bedarf können die Datenübermittlung gestoppt, der Termin geändert oder ein Be­rich­ti­gungs­kenn­zeichen gesetzt werden. Darüber hinaus besteht Zugriff auf Daten­über­mitt­lungs­pro­to­kolle, inklusive Werteblatt, und die Historie mit Vormonaten und Vorjahren. Vier Minuten Zeitgewinn bei der Datenübermittlung mögen auf den ersten Blick nicht überzeugend erscheinen. Aber je nach Anzahl der Mandate, für die eine Datenübermittlung durchgeführt wird, kommt am Jahresende eine stattliche Ersparnis zustande. Aufgrund der vorliegenden Daten wurde eine Beispielrechnung aufgestellt (siehe Tabelle auf Seite 14). Je nach Anzahl der Mandate ergeben sich in unserem Beispiel kanzleiweite Einsparpotenziale von zwei bis sechs Wochen pro Jahr.Die eingesparte Zeit bei der Datenübermittlung über das DATEV-Rechenzentrum ist beachtlich – bis zu 240 Stunden in diesem Beispiel. 1 Bei monatlicher Abgabe der UStVA.

Die authentifizierte Datenübermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung und der Sonder­vor­aus­zahlung Umsatzsteuer 1/11 über das Rechenzentrum ist in der IT-Service- und Sicher­heits­pau­schale enthalten. Diese beinhaltet noch weitere interessante Leistungen, zum Beispiel die revisionssichere Archivierung der Daten aus dem Rechnungswesen über den gesetzlich vor­ge­schrie­be­nen Zeitraum, ein Freivolumen für DATEV Datensicherung online oder eine qualifizierte USt-Id-Prüfung. Außerdem profitiert der Berater damit von einigen ver­güns­tig­ten Dienst­leis­tun­gen, zum Beispiel für die Übermittlung der E-Bilanz. Durch die IT-Service- und Sicher­heits­pau­schale lässt sich bei der Nutzung des Rechenzentrums nicht nur Zeit, sondern auch Geld sparen. Im Kostenvergleich wurde folgendes Beispiel verwendet: Der Berater erledigt für ein bilanzierendes Unternehmen die Datenübermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung, der E-Bilanz und die Offenlegung von Jahresabschlüssen im Bundesanzeiger über das DATEV-Rechen­zentrum. Dass es sich lohnt, die Pauschale in Anspruch zu nehmen, zeigt das Beispiel in der Tabelle – mit einer jährlichen Einsparung von 16 Euro.

Sicherheitspauschale

DATEV-IT-Service- und Sicherheitspauschale – ein attraktiver Preis, der überzeugt

Meinhard Otto
Steuerberater in der Kanzlei Schnelloh-Otto-Wörfel-Wörfel, ­Mettmann

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