Stopp für Papiere

Mit dem Steuerbürokratieabbaugesetz (SteuBAG, BGBl. I 2008, S. 2850) hat der Gesetzgeber die sogenannte E-Bilanz eingeführt. Steuerpflichtige, die ihren Gewinn – auch freiwillig – in Form eines Be­triebs­ver­mö­gens­ver­gleichs ermitteln, müssen künftig die Inhalte ihrer Bilanz sowie Ge­winn-und-Verlust-Rechnung nach einem bestimmten Schema (Taxonomie) und in einem fest­gelegten Format (XBRL = eXtensible Business Reporting Language) elektronisch an die Fi­nanz­ver­wal­tung übermitteln (vgl. § 5b EStG). Dies gilt grundsätzlich auch für Betriebe der öf­fent­li­chen Verwaltung.
Mit den Vorgaben zur E-Bilanz wird die bisherige Übermittlung (Abgabe bei der Behörde in Pa­pier­form) durch eine elektronische Übermittlung ersetzt. Dies gilt unabhängig von der Rechts­form und der Größenklasse des bilanzierenden Steuerpflichtigen. Nach dem Wortlaut des Ge­set­zes sind E-Bilanzen verpflichtend für Wirtschaftsjahre zu übermitteln, die nach dem 31. De­zem­ber 2011 beginnen. Für 2012 gilt allerdings eine Nichtbeanstandungsregelung, sodass für dieses Jahr Bilanz sowie Gewinn-und-Verlust-Rechnung noch wie gewohnt in Papierform ein­ge­reicht werden kön­nen. Bilanzierende Steuerpflichtige, die von diesem Zugeständnis Gebrauch machen, werden da­her in der Regel erstmals ihren Jahresabschluss für das Wirt­schafts­jahr 2013 als E-Bilanz bei der Finanzverwaltung einreichen müssen.

Nutzen der E-Bilanz

Aus Sicht des Gesetzgebers stellen die elektronische Übermittlung und die damit verbundene Stan­dar­di­sie­rung der Inhalte von Bilanz und Gewinn-­und­-Ver­lust-Rechnung einen wichtigen Baustein im Ge­samt­kon­zept zur Modernisierung des Be­steu­er­ungs­ver­fah­rens dar. Indem die Finanzverwaltung elek­tro­nisch aufbereitete Daten erhält, wird sie das Be­steu­er­ungs­ver­fah­ren effizienter gestalten können, weil beispielsweise die bisherige mechanische Da­ten­er­fas­sung entfällt.
Für Bürger und Unternehmen hat die Finanzverwaltung ein Mehr an Rechts- und Pla­nungs­si­cher­heit bezüglich der Besteuerung für den jeweiligen Veranlagungszeitraum in Aus­sicht gestellt. Die Auswirkungen für öffentliche Betriebe und private Unternehmen sind dabei differenziert zu be­trach­ten.

Eigenbetriebe und BgA

Soweit Eigenbetriebe hoheitliche Tätigkeiten erbringen, sind sie nicht steuerpflichtig und damit auch nicht zur Abgabe einer E-Bilanz verpflichtet. Das gilt auch dann, wenn sie freiwillig einen Jahresabschluss erstellen oder lediglich aufgrund von Haushaltsverordnungen (zum Beispiel im Rahmen der Doppik) dazu verpflichtet sind. Ermittelt ein Betrieb gewerblicher Art (BgA) seinen Gewinn durch Betriebsvermögensvergleich, muss er eine E-Bilanz erstellen. Wenn ein Ei­gen­be­trieb neben dem BgA hoheitliche Aufgaben erfüllt, besteht die E-Bilanz-Pflicht allerdings nur für den Teil des BgA. Der E-Bilanz-Datensatz kann auf Basis der länderspezifischen Ei­gen­be­triebs­ver­ord­nun­gen erstellt werden. Hierzu hat die Finanzverwaltung eine eigene Er­gän­zungs­ta­xo­no­mie vorgesehen.
Abweichend vom oben dargestellten Anwendungszeitpunkt gewährt die Finanzverwaltung in diesen Fällen eine zusätzliche Übergangszeit: Die E-Bilanz muss hier erstmals für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen, eingereicht werden. Bis dahin können die Unterlagen wie gewohnt in Papierform abgegeben werden.

Kommunale Unternehmen in privater Rechtsform

Kommunale Unternehmen in privater Rechtsform (meist GmbH oder AG) müssen eine E-Bilanz erstellen, soweit sie ihren Gewinn mit Betriebsvermögensvergleich feststellen und steuerpflichtig sind. Ihren E-Bilanz-Datensatz können die kommunalen Unternehmen entweder auf Basis der Kerntaxonomie (Datenschema, das den Gliederungsvorgaben laut § 266 und § 275 HGB folgt) oder – soweit erforderlich – auf Basis von weiteren Ergänzungstaxonomien erstellen. Mit diesen Branchentaxonomien stellt die Finanzverwaltung für die Anwendungsfälle eigene E-Bilanz-Sche­ma­ta zur Verfügung, in denen ein Jahresabschluss gemäß einer Formblattverordnung (§ 330 HGB) aufzustellen ist. Das gilt insbesondere für kommunale Unternehmen aus der Woh­nungs­wirt­schaft, für kommunale Verkehrsunternehmen, für Krankenhäuser oder Pfle­ge­ein­rich­tun­gen.
Anders als bei den BgA kommen die kommunalen Unternehmen in privater Rechtsform nicht in den Genuss eines Übergangszeitraums. Sie müssen ihre erste E-Bilanz wie alle anderen privaten E-Bilanz-pflichtigen Unternehmen spätestens für das nach dem 31. Dezember 2012 beginnende Wirtschaftsjahr erstellen. Bei kalendergleichem Wirtschaftsjahr bedeutet dies, dass der Jah­res­ab­schluss 2013 erstmals in Form eines E-Bilanz-Datensatzes elektronisch bei der Fi­nanz­ver­wal­tung einzureichen ist.

Handlungsbedarf

Anders als bei der privaten Ein­kom­men­steu­er­er­klä­rung, die über ein Erfassungs-Tool vom Steu­­er­­pflich­­ti­­gen ma­nu­ell aus­gefüllt und anschließend el­ek­tro­nisch über­mit­telt wer­den kann, ist für die E-Bilanz eine Software-Un­ter­stüt­zung zwin­gend erforderlich. Von Ver­wal­tungs­sei­te wird jedoch kein Werkzeug zum ma­nu­ellen Er­fas­sen der E-Bilanz-Daten angeboten. Der Steu­er­pflich­ti­ge muss vielmehr mithilfe einer ge­eig­neten Software den E-Bilanz-Da­ten­satz er­stel­len und im Datenformat XBRL an die Finanzverwaltung über­mitteln. Die eingesetzte Rech­nungs­­we­sen-Software ist deshalb auf die Erfüllung dieser Anforderungen hin zu überprüfen. Sowohl in der Kerntaxonomie als auch in den Ergänzungstaxonomien sieht die Finanzverwaltung eine detaillierte Untergliederung der Po­si­ti­onen aus Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung vor. Die verwendete Rechnungswesen-Soft­wa­re sollte in der Lage sein, mithilfe eines ausreichend differenzierten Kontenangebots den Um­fang des amtlich vorgeschriebenen Datensatzes ab­zu­bil­den. Dann kann die E-Bilanz im weiteren Verlauf aus einer ausreichend differenzierten Buch­füh­rung weitestgehend au­to­ma­ti­siert befüllt werden.
Ein Beispiel für eine Software, die diese Anforderungen erfüllt, liefert die DATEV. In deren Rech­nungs­we­sen­pro­gram­men übernimmt der E-Bilanz-Assistent die Aufbereitung und Über­mitt­lung des E-Bilanz-Datensatzes. Er führt den Anwender in vordefinierten Schritten durch diesen Prozess und kann auch für solche Fälle eingesetzt werden, in denen eine E-Bilanz auf Basis von Jah­res­ab­schlüs­sen aus Vorsystemen aufzustellen ist. Schon zum Jahreswechsel 2011/2012 hat DATEV die Standardkontenrahmen auf die E-Bilanz angepasst. Im Rahmen der jähr­li­chen Ak­tua­li­sie­run­gen der Standardkontenrahmen werden E-Bilanz-Konten ergänzt beziehungsweise über­ar­bei­tet, soweit dies aufgrund möglicher Taxonomie-Updates erforderlich wird. Auch für kommunale Unternehmen in privater Rechtsform stellt DATEV regelmäßig aktualisierte E-Bilanz-konforme Kontenrahmen sicher.

Folgen für das unterjährige Buchungsverhalten

Eine solche Software nimmt dem Nutzer zwar einiges an Aufwand ab, nur mit einer Pro­gramm­um­stel­lung ist es dennoch nicht getan. Ist der Kontenrahmen an die E-Bilanz-An­for­de­run­gen angepasst worden, sind die potenziellen Auswirkungen auf das unterjährige Buchungsverhalten herauszuarbeiten. Denn nur wenn auch un­ter­jäh­rig E-Bilanz-konform gebucht worden ist, kann der Anwender von den daraus resultierenden Synergien bei der Aufstellung des E-Bilanz-Daten­satzes profitieren.
Nachdem die DATEV-Standardkontenrahmen bereits zum Jahreswechsel 2011/2012 auf E-Bilanz angepasst worden sind, konnten die Auswirkungen auf das unterjährige Buchungsverhalten be­reits frühzeitig analysiert werden. Aus der Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung von Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung ergeben sich ­zusätzliche Anforderungen an etablierte Prozesse. Indem Informationen mit der E-Bilanz medienbruchfrei übertragen werden können, lässt sich die Prozesskette von der Buchführung bis zum Steuerbescheid optimieren. Die Ar­beits­schrit­te Erstellung und Übermittlung der Steuererklärungen (inklusive der dazugehörigen An­la­gen Bilanz und Gewinn-und- Verlust-Rechnung) können effizient gestaltet werden, soweit dabei aufeinander abgestimmte und in die Abläufe integrierte Werkzeuge verwendet werden.

E-Bilanz Stadt München

Die Landeshauptstadt München verfügt über 67 BgA und stellte frühzeitig die Weichen für die neuen Möglichkeiten der Bilanzübermittlung. So brachte die Steuerabteilung ein Projekt zur Ein­füh­rung der E-Bilanz auf den Weg, wobei gleichzeitig die neuen Möglichkeiten der Erstellung und elektronischen Übermittlung verschiedener Steuererklärungen ausgeschöpft werden sollten. Seit Mitte Oktober 2013 konzipierte DATEV mit der Steuerabteilung der Stadt München ver­schie­de­ne Vorgehensweisen für einen möglichen Import beziehungsweise die Übernahme der E-Bi­lanz-Daten, die aus Vorsystemen übernommen wurden. Dazu erfolgte eine ausführliche IT-Ana­ly­se. Anfang Dezember startete das Testkonzept bei der Landeshauptstadt München. Hier­bei wurden erste fachliche und technische Tests zur E-Bilanz-Übermittlung durchgeführt, die bis dato sehr erfolgreich verliefen. Die Installation des Testsystems erfolgte gemeinsam durch DATEV­ und den IT-Dienstleiter der Stadt München it@M. Hierbei wurden die erforderlichen Server und die Ar­beit­splät­ze zu den von der Stadt München vor­ge­schrie­be­nen Test­zwecken ein­ge­rich­tet.
Im Februar 2014 startete planmäßig der Produktivbetrieb. Zuvor wurden sämtliche Schulungen durch­ge­führt. Der Abschluss des Projekts ist zum 30. Juni erfolgt. Die Stadt München erwartet, durch die elektronisch aufbereiteten Daten das Besteuerungsverfahren effizienter gestalten zu können, weil beispielsweise die bisherige mechanische Datenerfassung entfällt.

Ausblick

Die Finanzverwaltung hat avisiert, in einer künftigen Ausbaustufe auch veranlagungsrelevante Informationen (wie beispielsweise Erläuterungen zum Bescheid) im ursprünglichen Über­mitt­lungs­for­mat an den Steuerpflichtigen zurückzuübermitteln. Darauf sollten die Betriebe vor­be­rei­tet sein. Die künftigen Prozesse sollten mög­lichst effizient und aus Anwendersicht möglichst kom­for­ta­bel sein.

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