Abbau von Papierarchiven - 26. Juni 2014

Weg mit den Belegen

Durch die Digitali­sierung lassen sich Ver­wal­tungs­kosten redu­zieren. Auch die Papier­ab­lagen könnten theo­re­tisch ver­schwinden. In der Praxis sieht es oftmals noch anders aus.

Über 2.000 DATEV DMS-Kunden und 80.000 Nutzer des digitalen Belegbuchens über Unternehmen online machen es deutlich: Die Digitalisierung von Arbeitsabläufen ist in der Breite angekommen. In den Kellern unterhalb der modernen papierlosen Büros verbergen sich jedoch nicht selten Aktenberge und Kartons voller Rechnungen. Wie ist dieser Widerspruch zu erklären?

Arbeitsabläufe EDV-gesteuert

Häufig ist der Grund für die Aufbewahrung der Papier­originale eine gefühlte rechtliche Unsicherheit, die mit gescannten Doku­menten verbunden ist.

Auch wenn das Papieroriginal nach dem Scannen meist nur selten an­ge­fasst wird und die Be­ar­bei­tung oftmals nur noch anhand des Scans erfolgt, wollen viele Unter­nehmen nicht komplett auf das Papier ver­zichten, weil sie sich damit sicherer fühlen. Doch kann die Ab­hängig­keit von der Technik, der man bei der Nutzung gescannter Dokumente unterliegt, heute noch ein Argument sein? Die meisten Abläufe im Arbeits­leben sind heute von der EDV abhängig – die digitale Ar­chi­vierung ist dabei keine Ausnahme, aber auch kein Sonder­fall. Was kann man mit einem Papier­beleg an­fangen, wenn man im Dunkeln sitzt? Um den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten, sind Maßnahmen zur Sicherung der EDV-Verfügbarkeit ohnehin notwendig, wobei die Archivierung keine Sonderrolle einnimmt. Rational gesehen hat das gescannte Dokument viele Vorteile: Es ist schneller zu finden, kann gleichzeitig von mehreren Personen an verschiedenen Orten betrachtet werden und geht auch nicht so leicht verloren, da es eine Datensicherung gibt.
Häufig ist der Grund für die Aufbewahrung der Papieroriginale eine gefühlte rechtliche Unsicherheit, die mit gescannten Dokumenten verbunden ist. Für den Großteil der in Unternehmen anfallenden Dokumente sind derartige Sorgen jedoch meist unberechtigt, wobei das Problem oftmals viel größer gesehen wird, als es tatsächlich ist.

Digitale Archivierung ist alltäglich

Das Arbeiten mit digitalen Unterlagen und Kopien gehört in den meisten Betrieben und Behörden längst zum Alltag. Handels- und steuerrechtlich ist die Zulässigkeit der digitalen Aufbewahrung von Belegen bereits seit Jahrzehnten geregelt. In diesem Zusammenhang existieren einige Anforderungen an die digitale Archivierung:

  • Vollständigkeit und Ordnung der Ablage,
  • Wiederauffindbarkeit der einzelnen Belege,
  • Unzulässigkeit nicht nachvollziehbarer Änderungen und
  • Nachvollziehbarkeit des Verfahrens durch eine Dokumentation.

Diese Anforderungen werden oftmals als unklar empfunden, was sicherlich zur teilweise vorhandenen Unsicherheit bei diesem Thema beiträgt. Dabei unterscheiden sie sich inhaltlich nicht von den Anforderungen an die elektronische Buchhaltung – und trotzdem denkt niemand heute mehr darüber nach, aufgrund möglicher EDV-Risiken die Buchhaltung auf dem Papier zu machen.
Gerade die Verfahrensdokumentation wird oft komplizierter gemacht, als es sein müsste, denn im Grunde geht es um nichts anderes, als bereits vorhandene Abläufe nachvollziehbar darzustellen. In Teilen sind solche Dokumentationen oftmals schon vorhanden, zum Beispiel im Rahmen eines Quali­täts­manage­ment­systems oder von EDV-Dokumentationen. Auch die „ordnungsgemäße Nutzung“ einer Anwendung ist eigentlich viel einfacher, als es zunächst scheint, denn jemand, der regelmäßig mit gescannten Belegen arbeitet und diese als Buchungsgrundlage verwendet, ist ohnehin auf funktionierende Abläufe angewiesen.

Simulationsstudie soll herrschende Meinung etablieren

Um der teilweise vorhandenen Unsicherheit entgegenzuwirken, wurde im Herbst 2013 eine Simulationsstudie zum ersetzenden Scannen durchgeführt, an der auch DATEV beteiligt war. Dabei wurde der Beweiswert von gescannten Belegen im Rahmen von simulierten Gerichtsverfahren beurteilt. Durch die Urteile, die von namhaften praktizierenden Richtern gefällt wurden, soll eine herrschende Meinung etabliert werden, um den Auf­be­wah­rungs­pflichtigen mehr Sicherheit und Orientierung zu geben. Das Ergebnis war dabei so positiv wie pragmatisch: Auch ohne besondere Sicherheitsmaßnahmen gescannte Belege wurden in ihrer Beweiskraft analog zu Papierbelegen behandelt, sofern keine offensichtlichen Mängel erkennbar waren. Die Nutzung von Doku­men­ten­manage­ment­systemen sowie von DATEV Unternehmen online wurde im Rahmen der Studie als geeignet angesehen, um digitale Belege sicher zu archivieren. Nur in besonderen Fällen, beispielsweise bei Dokumenten mit einer Original­unter­schrift, ist das Papier weiterhin im Vorteil. Der Großteil der Belege, der sich in der Regel aus Rechnungen zusammensetzt, ist davon nicht betroffen.
Es bleibt abzuwarten, ob die Studie ihren Zweck erfüllt und tatsächlich die Akzeptanz der digitalen Beleg­archi­vierung erhöht. Wenn man die damit verbundenen Einsparungen von Papier, Lagerplatz und Zeit betrachtet, wäre dies sicherlich wünschenswert. Durch die Nutzung dieser Ein­spa­rungs­poten­ziale könnten kleine und mittlere Unter­nehmen dem Trend der Groß­unter­nehmen folgen, bei denen ersetzendes Scannen und digitale Archivierung bereits längst der Standard sind.

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