Vier­säulen­modell - 18. September 2019

Und schwups machen es alle

Die Kanzleien im deutschen Markt sind unter­schied­lich di­gi­ta­li­siert. Des­we­gen hat DATEV ein Modell ent­wickelt, das diesem Um­stand Rech­nung trägt.

Steuerberater können dieses Schema als eine Checkliste sehen, aus der sie eine digitale Agenda für ihre Kanzleien ableiten können.

Steuerberater sind dazu eingeladen, dieses Schema als eine Checkliste zu begreifen, aus der sie eine digitale Agenda für ihre Kanzleien ableiten können. Auf den ersten beiden Stufen wird der Blick nach innen gerichtet: auf die digitale Kanzleibuchführung und die digitale Kanzleiorganisation. Die letzten beiden Stufen fassen die digitalen Schnittstellen zu Mandanten und die digitalen Geschäftsmodelle ins Auge. Der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer Christopher Hesse hat uns erklärt, für wie praxistauglich er dieses Modell hält, und uns seinen entspannten Weg in die Digitalisierung beschrieben.

DATEV magazin: Sie haben eine wenig digitalisierte Kanzlei von Ihrem Vorgänger übernommen. Wie ist die Übernahme gelaufen?

CHRISTOPHER HESSE: Wir haben bei der Übernahme mit einem Kooperationsmodell gearbeitet. Das hat ausgezeichnet funktioniert. Ich habe am 1. Januar 2016 als Geschäftsführer angefangen, und es war von Anfang an so ausgelegt, dass mein Vorgänger noch weiterarbeitet. Mein Ansatz ist dabei immer gewesen, nicht krampfhaft zu versuchen, Änderungen einzuführen, sondern die Dinge der Reihe nach anzugehen. Mandantenrundschreiben zu digitalisieren und eine Website zu erstellen, waren die ersten Schritte in diesem Bereich. Bei der Übergabe gab es auch keine wesentlichen Mandatsverluste. Das war sehr positiv.

Wie schnell konnten Sie die Führung übernehmen?

Das war ein Prozess. Mein Vorgänger hatte die Gesellschaft 1978 gegründet und war immer derjenige, der den Ton angegeben hat. Meistens waren wir einer Meinung. Wenn wir uns einmal nicht einig waren, haben wir diskutiert und in der Regel eine Konsenslösung gefunden. Es gab bis heute nur eine Handvoll Themen, bei denen wir zu keiner gemeinsamen Lösung gelangt sind. Hier hat letztlich mein Vorgänger mir die Entscheidung überlassen, da ich ja schließlich mit den Konsequenzen leben muss.

Sie kennen das Viersäulenmodell der DATEV zur Digitalisierung. Kanzleien können sich damit schnell verorten und die nächsten Schritte auf der Digitalisierungsagenda ausmachen. Finden Sie dieses Modell hilfreich?

Ich beschäftige mich viel mit dem Thema und war auch beim Regional-Info-Tag der DATEV, der die Digitalisierung als Hauptthema hatte. Das Modell liefert einen guten Ansatz, um sich einen Überblick über die aktuellen Themen der Digitalisierung zu verschaffen. Auch mit Kollegen diskutiere ich regelmäßig Chancen, Risiken, Lösungen und Kosten der Digitalisierung der Kanzleiprozesse. Bei manchen sind wir gut, bei anderen ist noch Luft nach oben.

Arbeiten Sie denn mit allen Mandanten über Unternehmen online zusammen?

Wir bieten es an, haben aber festgestellt, dass Unternehmen online nur Sinn ergibt, wenn der Mandant es gerne nutzt und versteht, warum er es nutzt. Wir haben einige Mandanten, die Unternehmen online aktiv fordern und bei denen es gut funktioniert. Ich persönlich glaube, dass das Thema Rechnungscannen sowieso nur ein Übergangsmodell zur digitalen ZUGFeRD-Rechnung ist. Irgendwann dürfen nur noch digitale Rechnungen geschrieben werden. Und schwups machen es dann alle.
Wir haben aber auch heute noch viele Mandanten, die seit 20 Jahren mit einem Pendelordner in die Kanzlei kommen und das gerne auch noch, solange es geht, fortführen möchten.

Diese Mandanten schicken Sie auch nicht weg.

Nein. Natürlich nicht. Man muss für eine Übergangszeit sicher beides anbieten. Einmal wegen der Mandanten, die unterschiedliche Anforderungen an die Zusammenarbeit haben, und dann wegen der Mitarbeiter. Sie müssen ebenfalls in die digitale Welt mitgenommen werden. Das geht nicht von heute auf morgen.

Sie haben im Vorgespräch erwähnt, dass Sie mittelfristig Maßnahmen geplant hatten. Das war neben der Digitalisierung Posteingang noch Digitalisierung Postausgang, Digitalisierung der Dokumentenablage, digitale Zusammenarbeit mit Mandanten und elektronischer Rechnungsausgang. Wie sieht es mit diesen Vorhaben aus?

Posteingang: Haken dran. Postausgang ist irgendwann der nächste Stepp.

Und DATEV DMS? Setzen Sie das Programm ein?

Momentan haben wir uns noch dagegen entschieden. Das Ziel ist zunächst, die digitale Dokumentenablage vollumfänglich zu nutzen und dann die weiteren angrenzenden Prozesse zu digitalisieren. Wenn wir soweit sind, dass die Arbeits- und Kommunikationsprozesse primär digital laufen und die Digitalisierung nicht nur in der elektronischen Ablage der abgeschlossenen Arbeit besteht, ergibt für uns das DMS Sinn. Dann gehen wir den nächsten Schritt.

Sie drängen also weder Ihre Mandanten noch Ihre Mitarbeiter dazu, digital zu arbeiten?

Genau. Bei Mandanten und Mitarbeitern zeige ich natürlich regelmäßig die Vorteile auf. Bei Mandanten, die auch in anderen Bereichen schon digital arbeiten, ist der Schritt leichter. Es ist ja schon so: Nur wenn jemand Unternehmen online mit Überzeugung nutzt und mit Sinn und Verstand bedient, lassen sich Effizienzgewinne realisieren und es entsteht eine Win-win-Situation.

Großes Thema in den nächsten Jahren wird die FIBU-Automatisierung. Gewinnen Sie durch solche Innovationen Zeit, die Sie verstärkt in die Beratung investieren können?

Das glaube ich schon. In der Buchführung haben wir auch jetzt schon Mandanten, bei denen wir mit den klassischen Buchhaltungsmethoden nicht mehr weiterkommen. Ich begreife es jedenfalls eher als Chance. Wir haben alle Probleme, Mitarbeiter zu bekommen. Wenn dann die vorhandenen von Buchhaltungstätigkeiten entlastet werden, können sie sich um die höherwertigen und besser vergüteten Jahresabschlusserstellungen und Beratungsthemen kümmern. So gesehen erweitert die Automatisierung die Kapazitäten für höherwertige Leistungen.

Wie sieht es denn bei Ihnen in der Kanzlei beim Thema Gehaltsabrechnungen aus?

DATEV Arbeitnehmer online ist auch ein sehr gutes Beispiel. Der Lohn ist bei uns zwar eher ein Nebengeschäft. Wir haben aber auch Mandate mit vielen Lohnabrechnungen. Dort haben wir dann auch Arbeitnehmer online eingeführt. Und da ist es im Prinzip genauso wie bei uns in der Kanzlei: Eine gewisse Anzahl von Mitarbeitern will die Abrechnung digital, aber eben nicht alle.

Stichwort digitale Schnittstellen und digitale Geschäftsmodelle. Nutzen Sie Angebote aus DATEV E-Steuern?

Ja klar, von der Vollmachtsdatenbank und der elektronischen Steuerkontoabfrage bis zur elektronischen Übermittlung des Einspruchs. Nur freizeichnen lassen wir derzeit nicht elektronisch.

Würden Sie Produkte wie das DATEV Kassenarchiv online Ihren Mandanten empfehlen?

Ja, das würde ich. Ich muss natürlich auch sehen, wie hoch das Risiko ist. Wir haben ein paar Mandanten mit einer Kasse, die nicht ordnungsgemäß ist. Allerdings sind das keine bargeldintensiven Unternehmen. Auf dieses Risiko weise ich die Mandanten hin. Entscheiden müssen sie aber immer noch selbst. Bei Mandanten mit 99 Prozent Barumsätzen muss natürlich alles sauber sein, weil das Finanzamt sonst hinzuschätzt, und dann kann das schnell existenzbedrohend werden. Da ist eine passende Lösung natürlich gut.

Was nervt Sie so richtig an der Debatte über die Digitalisierung?

Eigentlich nichts. Ich bin bei dem Thema tatsächlich sehr entspannt. An vielen Stellen wird meines Erachtens übertrieben. Sagen wir mal so: Dieses Es-wird-morgen-keine-klassische-Buchhaltung-mehr-geben ist in meinen Augen Panikmache. Wenn man jetzt noch eine gewisse Zeit parallel in der klassischen Welt unterwegs ist, beobachtet und abwartet, wohin die anderen sich bewegen, liegt man auch nicht so falsch.

Was halten Sie von der These, dass Kanzleien, die nicht bei der Digitalisierung mitgehen, auf der Strecke bleiben, an Wert verlieren und sogar ihr Personal zurückbauen müssen?

Wenn man die Digitalisierung grundsätzlicher begreift, dann glaube ich das schon. Der Trend geht zu den größeren Einheiten und digitalen Prozessen. Es gibt natürlich immer noch den klassischen Einpersonensteuerberatungsbetrieb, der früher alleine managen musste. Der wird Probleme bekommen, seine Kanzlei zu veräußern, weil er in der Regel die Digitalisierung nicht mitgehen kann, und die neuen Prozesse nicht abzubilden vermag. Größere Kanzleien mit zehn bis 20 Leuten haben den Vorteil, dass ein Mitarbeiter sich ausschließlich um EDV und digitale Prozesse kümmern kann. Die Transformation fällt dann leichter. Es gibt aber sicher auch Einpersonenkanzleien, die wegen der ausgefeilten digitalen Prozesse keine weiteren Mitarbeiter benötigen.

Also braucht man künftig auch Personal, das technischer denkt.

So ist es. Mitarbeiter, die sich dem Digitalen komplett verschließen, werden irgendwann abgehängt. Ich halte es auch so, dass ich Mandanten, die auf eine digitale Zusammenarbeit Wert legen, eher nicht zu den Mitarbeitern schicke, die lieber aus dem Pendelordner per Hand buchen wollen, als digitale Belege zu verarbeiten.

Sie sehen also keine Gefahr für Ihre Kanzlei?

An erster Stelle steht die persönliche Beziehung zwischen Kanzlei und Mandant. Die interessanten Mandate habe ich nicht der tollen digitalen Prozesse wegen, sondern weil wir vertrauensvoll an gemeinsamen Lösungen arbeiten.
Aber es kommen auch immer mehr junge Unternehmen, da hat man ein Problem, wenn man keine digitalen Prozesse anbieten kann. Kanzleien, die darauf verzichten, bleiben irgendwann auf der Strecke. Spätestens dann, wenn sie ihre Kanzlei verkaufen wollen. Einen guten Veräußerungspreis kann man dann nicht mehr erzielen.

Noch eine letzte Frage: Wo sehen Sie Ihre Kanzlei in fünf Jahren?

Hier in Langenhagen, gerne noch weiter gewachsen. Und vielleicht dann auch mit einem jüngeren Kollegen oder einer jüngeren Kollegin dabei. Das wäre perspektivisch gut.

CHRISTOPHER HESSE

Wirtschaftsprüfer und Steuerberater in Langenhagen

 

Zum Autor

Dietmar Zeilinger

Redaktion DATEV magazin

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